Компания направила работника в командировку. Случаи, когда поездку придется оплатить в повышенном размере

Нестеров С.Е., эксперт журнала

Компания направила работника в командировку. Случаи, когда поездку придется оплатить в повышенном размере

С  какими трудностями при оформлении документов сталкивается бухгалтер, если работник направлен в командировку в выходной день? Как в данном случае выдать деньги под отчет? Какие рекомендации по данному вопросу поступили со стороны Минфина?

Оформляем документы при выезде работника в командировку в выходной день

В случае, когда сотрудник выезжает в командировку в выходной день, необходимо оформить (ч. 1 ст. 166, ч. 2, 5, 8 ст. 113 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о командировках):

  • документы о направлении в командировку. Основной документ – приказ о направлении в командировку (по унифицированной форме Т-9 или форме, разработанной самостоятельно). Если работник выезжает в выходной день, он должен быть указан как первый день командировки. Последним днем командировки считается день возвращения в место постоянной работы (он тоже может быть выходным);
  • документы о привлечении к работе в выходной день. Это соответствующее уведомление, письменное согласие сотрудника на такую работу, приказ о привлечении к работе в выходной.

При привлечении к работе в выходной день следует помнить, что некоторых работников запрещено привлекать к данной работе, кроме того, есть работники, которых нужно ознакомить с правом отказаться от работы в такой день. В соответствии с трудовым законодательством к работе в выходной день нельзя привлекать:

  • инвалидов, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению (ч. 7 ст. 113 ТК РФ);
  • несовершеннолетних работников (ст. 268 ТК РФ);
  • женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 7 ст. 113, ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
  • матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Беременную женщину нельзя привлекать к работе в выходной день (ч. 1 ст. 259 ТК РФ) даже при наличии ее согласия на такую работу.

Отдельные категории работников вправе отказаться от работы в выходной день, даже если получение их согласия не предусмотрено ч. 3 ст. 113 ТК РФ (ч. 7 ст. 113, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14, п. 15 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1):

  • женщины с детьми в возрасте до трех лет;
  • инвалиды;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны и другие лица, воспитывающие детей такого возраста без матери;
  • работники (в том числе опекуны и попечители), имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Это  обусловлено  тем,  что  работодатель  обязан  ознакомить  их с правом отказаться от работы в выходной день под подпись (поле для подписи можно предусмотреть в уведомлении работника о работе в выходной день). Исключений, которые бы позволяли не знакомить работника с указанным правом, законом не предусмотрено.

Отказ от работы в выходной день работников, которые имеют на это право, не является дисциплинарным проступком (абз. 2 п. 14 Постановления Пленума ВС РФ № 1).

Компания направила работника в командировку. Случаи, когда поездку придется оплатить в повышенном размере

Если день возвращения из командировки также выпадает на выходной, нужно:

  • до оформления приказа о направлении в командировку, в котором последним днем командировки указан выходной, получить письменное согласие работника на работу в выходной и издать приказ о его привлечении к работе в такой день;
  • кроме оформления документов о привлечении к работе в выходной день, внести изменения в приказ о направлении в командировку. Такая ситуация возникает в том случае, если день возвращения в приказе указан как рабочий, но возникла необходимость вернуться в место постоянной работы в выходной (например, при продлении или сокращении срока командировки).

Порядок оплаты дня выезда в командировку (возвращения из нее), совпавшего с выходным днем

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения о командировках, Письмо Минтруда РФ от 09.07.2019№ 14‑2/В‑527).

Как правильно оплатить командировку в 2020 году

Бухгалтерия Оплата командировки — это лимитированные выплаты, гарантированные Трудовым кодексом. Расскажем, как оплачиваются командировочные дни в 2020 году. Определим ключевые условия для бюджетной организации, а также рассмотрим, что изменилось, в сравнении с прошлыми периодами.

31 марта 2019 Евдокимова Наталья

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера.

Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

  1. Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
  2. Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
  3. Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
  4. Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
  5. Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

Как оплачивается командировка в 2020 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов.

Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных.

Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2020 году».

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

  1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2020 г., следовательно, расчетный период: февраль 2018 г. – март 2020 г.
  2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
  3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
  4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Пример расчета

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2020 г.

Его расчетные данные за период февраль 2018 – март 2020 г.:

Показатели Периоды, дней Начисления, рублей
Общее число дней 254 900 000,00
Больничный лист 41 150 000,00
Ежегодный отпуск 28 90 000,00
Итого 185 660 000,00

Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.

Оплата командировки по среднему заработку: 3567,57 × 20 дн. = 71 351,40 рублей.

О том, какими бухгалтерскими записями отразить данные операции в учете, читайте в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».

Сверхурочная работа в командировке

Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован.

Читайте также:  В сделках используются электронные документы. что важно учесть на случай налоговой проверки

Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется.

Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.

Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.

Порядок действий:

  1. Закрепите нормативы. Порядок и размеры оплаты сверхурочных пропишите в положении о командировках. Например, установите, что за первые два часа переработки положена оплата в 1,5-кратном размере среднего заработка. За остальное время сверхурочной работы — в 2-кратном размере. Но доплаты могут быть и больше, в зависимости от финансовых возможностей компании.
  2. Получите согласие работника. Для этого направьте в адрес сотрудника письменное уведомление с предложением о сверхурочном труде. В обращении обязательно укажите информацию о повышенной оплате. Унифицированной формы предложения нет, подготовьте документ в произвольной форме.
  3. Оформите приказ. Получив письменное согласие подчиненного, необходимо оформить распоряжение о привлечении в сверхурочной работе в период командирования.
  4. Обеспечьте учет времени. Это необходимо для оплаты в полном объеме. Используйте табель учета рабочего времени унифицированной формы либо разработайте и утвердите собственные, которые работник будет заполнять для учета переработок и сверхурочных часов.

Если выполнение обязанностей в командировке приходится на ночные часы, то необходимо провести аналогичные действия. Размер оплаты закрепите в положении о командировках.

Обратите внимание, что если на ночные часы, с 00:00 до 06:00, выпадает время в пути, то доплат и надбавок не полагается. Например, если работник возвращается ночным рейсом, оплачивать ночные часы не нужно.

Командировочные в выходные и праздничные дни

То, как оплачиваются дни в командировке, выпадающие на праздники и выходные, зависит от того, работал подчиненный или нет.

Если в выходной или праздник сотрудник не работал, то оплачивать дни по среднему заработку не нужно. Например, специалист направлен в командировку на 10 дней, в том числе 1 праздник и 2 выходных. Начислите средний заработок только за рабочие 7 дней пребывания в служебной поездке.

Суточные платите за все дни, независимо от того, работал специалист или нет. Включите в расчет рабочие сутки, праздничные, выходные, дни в пути и простое, сутки отправления и возврата.

Если сотрудник работал в выходной или праздник, находясь в командировке, то оплатите это время в следующем размере:

  • не менее чем в однократном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник потребовал предоставить дополнительное время отдыха;
  • не менее чем в двукратном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник решил отказаться от отгулов.

При исчислении оплаты за работу в выходной и праздник учитывайте не только должностной оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты, надбавки и доплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда. Например, районные коэффициенты, доплата за стаж, надбавка за квалификацию.

Аналогичный порядок выплат полагается, если работник отправляется в командировку в выходной или праздничный день. Либо возвращается из нее. Например, специалист отправляется в поездку 1 мая. Это праздничный день. Следовательно, работодатель должен предложить двойную ставку или отгул и оплату в однократном размере.

Пример расчета

Морковкин Степан Игоревич был направлен в командировку на 15 дн. — с 17 апреля по 1 мая включительно. Он отработал 11 дн. (10 — в рабочие и 1 — в выходной). Средний заработок за расчетный период — 2000 рублей. Тарифная дневная ставка — 2500 рублей. За труд в выходной положена двойная оплата, отгул Морковкин не брал.

Нормы возмещения командировочных по организации:

  • суточные — 1000 рублей в сутки;
  • проезд: билеты — 5000 рублей в одну сторону;
  • проживание: гостиница — 2000 рублей в сутки.

Бухгалтер начислил следующие командировочные выплаты:

  • суточные: 1000 × 15 дн. = 15 000 рублей.

По суточным установлен лимит в отношении налогообложения НДФЛ. По России — 700 рублей в сутки и 2500 руб. — за рубеж. С разницы удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

  • НДФЛ: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 13 % = 585 руб.;
  • страховые взносы: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 30,2 % = 1359 руб.;
  • транспортные расходы: 5000 × 2 = 10 000 рублей;
  • траты на проживание: 2000 × 14 дн. = 28 000 рублей;
  • средний заработок: 10 раб. дн. × 2000 руб. = 20 000 руб.;
  • оплата за работу в праздники и выходные: 2500 × 2 размер × 2 дн. = 10 000 руб.

Почему оплачиваем двое суток в повышенном размере? Ведь сотрудник работал только в один выходной? Дело в том, что Морковкин возвращался домой в праздник 1 мая. Отгулы он не брал. Поэтому специалисту полагается оплата не менее чем в двойном размере от тарифной ставки или должностного оклада с учетом стимулирующих и компенсационных надбавок.

Образец служебной записки по командировке

Компания направила работника в командировку. Случаи, когда поездку придется оплатить в повышенном размере

Скачать

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Из командировки в отпуск, оплата проезда

Виктор Бочеев

Юрист-консультант «Что делать Консалт»

Консультация эксперта

Многим работодателям приходится направлять сотрудников в командировку. Ситуаций, которые возникают в связи с этим и требуют отдельного рассмотрения, множество. Вот одна из них: работник был направлен в командировку, а сразу же после командировки ему предоставили отпуск. О том, как правильно всё оформить, рассказал наш эксперт Виктор Бочеев.

*** 

Рассмотрим ситуацию, когда работник был направлен в командировку, а сразу же после ему предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск без сохранения заработной платы. Один из важных вопросов, который возникает: в каком порядке работодатель обязан возместить работнику командировочные расходы на проезд?

Компания направила работника в командировку. Случаи, когда поездку придется оплатить в повышенном размере

Согласно трудовому законодательству работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд туда и обратно при наличии документов, подтверждающих эти расходы. Это одна из гарантий Трудового кодекса.

В случае, когда сотрудник уходит в отпуск после командировки, расходы на проезд у работника всё равно возникают. Бесспорно, в первую очередь это расходы на проезд туда, то есть к месту командирования.

Если этот расход документально подтверждён, работодатель обязан возместить его работнику. При этом никакого дохода у работника не возникает, НДФЛ работодатель с этого возмещения не удерживает.

И здесь не имеет значения, последует ли после командировки отпуск или нет.

Если же после командировки следует отпуск, то также не имеет значения, где работник будет его проводить. Сотрудник может остаться проводить отпуск как в местности командирования, так и отправиться отдыхать в другую местность. Таким образом, расходы на проезд туда, то есть к месту командирования, работодатель возмещает сотруднику в общем порядке.

Основной же вопрос, который возникает в ситуации, когда сразу же после командировки сотрудник уходит в отпуск: обязан ли работодатель возмещать работнику стоимость обратного проезда, то есть расходы на проезд по окончании командировки.

При этом за командировкой может следовать как запланированный ежегодный оплачиваемый отпуск, так и незапланированный, а также отпуск без сохранения заработной платы.

К тому же сотрудник может как остаться проводить отпуск в местности командирования, так и отправиться проводить отпуск в иную местность.

Ранее мы рассказывали, как правильно определить срок командировки, если сотрудник приезжает на место раньше дня начала работы или, напротив, уезжает позже.

В вышеперечисленных ситуациях у нашего работника не возникает командировочных расходов на проезд обратно по окончании командировки, так как он остался проводить отпуск в месте командирования и, возвращаясь назад, у него возникают расходы на проезд из места проведения отпуска, а не из командировки. Законодательство не обязывает оплачивать обратные билеты работнику, который проводит отпуск в месте командировки. Ведь он возвращается из отпуска, а не из командировки. Работодатели также не обязаны оплачивать работнику расходы на проезд из места командирования к месту проведения отпуска.

Компенсация транспортных расходов в командировке

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить
расходы сотрудника на проезд к месту командировки
(статья 168). В пункте 11 другого
нормативного документа —
Положения о служебных командировках — указывается,
что возмещаются и другие расходы, которые работник производит
с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список
транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы
и у командированных, и у бухгалтеров,
и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Оплата дороги до места командировки — забота компании.
Возникает вопрос: считается ли проезд в командировку
с момента посадки на поезд или в самолет или раньше?
Должна ли компания оплатить сотруднику дорогу
до аэропорта или вокзала?

Читайте также:  Обзор юридической платформы "все адвокаты"

Если обратиться к Положению
о служебных командировках, то в пункте 12 уточняется,
что в расходы на проезд к месту командировки входит
дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они
находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может
добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.
Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или
арендованном авто (каршеринг),
и их можно понять. Организация может компенсировать
сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты
экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение.
Разъяснение можно найти в письмах Министерства финансов РФ
от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршеринг в командировке: как пользоваться и
отчитаться 

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику
необходимо получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка
строгой отчётности.
Список реквизитов, которые должны быть в квитанции.
Отправленный на имейл чек также подтвердит
траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию
с отчётом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день
от гостиницы ему нужно добираться до места проведения
работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок
и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте
разберёмся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках
напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки
на городском транспорте во время командировки. Однако
организация вправе прописать соответствующий пункт
во внутреннем документе — регламенте о командировках
или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России.

Если говорить про такси во время командировки, то,
например, поездку от аэропорта к отелю и обратно
можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти
расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими
документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения
служебного поручения, то любая организация предпочтёт, чтобы
сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил
на общественном транспорте. Другой вопрос, если
в населённом пункте с транспортом туго или рядом нет
остановок. Этот вопрос решается на усмотрение
работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может
разрешить сотрудникам с определённым статусом использовать
такси, заранее прописав это локальном нормативном акте —
регламенте о командировках.

Постельное бельё и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках,
постельные принадлежности включены в список возмещаемых
расходов по командировке. А вот дополнительное питание
в поезде, которое не входит в стоимость
билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены
суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане
прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолёта

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле
аварийного выхода. За выбор места в салоне многие
авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту
прихоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ,
в расходы на командировку включаются стоимость дороги
в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи,
включая плату за смену места в самолете. Выбрать
и оплатить конкретное сиденье в салоне можно
на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо
сдать вместе с авансовым отчётом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании
в выборе транспорта для проезда к месту командировки.
Работник может отправиться в командировку на служебном
или личном автомобиле. Об использовании авто для рабочей
поездки будет отдельная статья.

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина
и технического обслуживания автомобиля во время поездки.
Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять
чеки на топливо с автозаправок, а также чеки
на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы
на содержание служебного транспорта — если ссылаться
на подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ,
а также Постановление ФАС Северо-Западного округа
от 06.10.2011 г.

№А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ
от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404.

Если
использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать
споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше
по нормам, указанным в Постановлении
№ 92 от 08.02.2002 года.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Ещё можно почитать
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка во время пандемии
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом
  • Какие
    документы нужны для командировки

Суточные в командировке 2021: нормы, размер по России и за границу

Разберем, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):

  • за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
  • за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.

Пример определения суточных при командировках по России

Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.

Размер суточных

Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.

Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:

  • Пример: можно закрепить суточные 2 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 1 300 руб. (2 000 – 700) придется удержать НДФЛ и начислить с этой суммы страховые взносы. И наоборот: например, суточные для командировок по России определены в размере 500 руб. (то есть менее 700 руб.) за каждый день командировки. В таком случае удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять на нее страховые взносы не требуется.

В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.

Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:

  • 100 руб. в день — при командировках на территории РФ (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729);
  • в иностранной валюте в зависимости от страны командирования — при командировках за рубеж (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Суточные при командировках за рубеж

Вебинар про командировки

Как оформлять и оплачивать в 2021 году. Видео, онлайн-тест и сертификат Контур.Школы

Зарегистрироваться

Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

  • за день выезда из России суточные рассчитываются по нормам, которые установлены для загранкомандировок;
  • за день въезда — по нормам для России.

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

  • Пример. Работник выехал в командировку в Швецию 14 июня и в 22:00 уже был на территории другого государства, а 17 июня, в 15:00, вернулся в Россию. Добирался работник до места командирования самолетом. Отметка о пересечении границы при выезде в командировку сделана 14 июня, а при возвращении из командировки — 17 июня. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб., а в Швецию — в размере 2 000 руб. В таком случае работнику следует выплатить суточные в следующем порядке:
  • 14 июня — 2 000 руб., так как граница уже была пересечена в этот день (в загранпаспорте пограничными органами сделана соответствующая отметка);
  • 15 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 16 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 17 июня — 500 руб., так как граница уже была пересечена (есть отметка о пересечении границы).
  • За 4 дня суточные следует выплатить в сумме 6 500 руб. ((2 000 х 3) + 500), несмотря на то что воскресенье выходной день.
  • Если бы работник вылетел из России 14 июня, а прилетел бы в Швецию уже 15 июня, например в 00:15, то за 14 марта нужно было бы выплатить суточные в размере 500 руб.

Суточные при командировке в государства СНГ

Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:

  • при таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы;
  • суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Суточные при однодневной командировке

Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.

Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Самое главное, что нужно запомнить бухгалтеру

  1. Выплатить суточные при направлении работников в служебные командировки — обязанность работодателя.
  2. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

  3. Размер суточных работодатель коммерческой организации определяет самостоятельно и устанавливает локальными нормативными актами организации.
  4. Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ.

  5. Суточные не облагаются НДФЛ и на них не начисляются страховые взносы, если их размеры не превышают 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для командировок за рубеж.
  6. Суточные, размеры которых определены локальными нормативными актами, можно включить в расходы в целях налогообложения прибыли.

  7. Суточные при однодневных командировках по России не предусмотрены действующим законодательством.
  8. Суточные при однодневных командировках за рубеж выплачиваются в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ

Скачать

Суточные в командировке 2020: размер и расчет

Когда работодатель направляет своего сотрудника в командировку, будь то командировка в пределах РФ или поездка за границу, он обязан выплатить суточные за каждый день командировки.

Читайте также:  Стандартные условия трудового договора. какие риски таят привычные формулировки

Разберем, как считаются и выплачивают суточные.

Оплачивают ли суточные за выходные дни в командировке и можно ли суточные вообще не платить? Изменения и свежие новости учтены в данной публикации о размере и расчете суточных в командировке.

Также смотрите:

Как выплачивают суточные

Самые частые вопросы, которые задают работники и работодатели на просторах Интернета, это:

  • Что такое суточные расходы в командировке?
  • Суточные и командировочные: в чем разница?
  • Платятся ли суточные за 1 день командировки?
  • Положены ли суточные в выходные дни в командировке?

Суточные (командировочные) или суточные при командировках – это дополнительные расходы работника по проживанию вне его места жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Что входит в суточные и командировочные расходы? В суточные расходы (или суточные при командировках) включают затраты работников на питание и подобные ежедневные нужды.

А вот расходы на проезд (в командировку и обратно домой) и проживание (например, в гостинице) оплачивают работнику отдельно.

Они не входят в командировочные расходы (суточные).

По трудовому законодательству работодатель должен выплачивать суточные в командировке:

  • за каждый день нахождения сотрудника в командировке (начисляют суточных в т. ч. за выходные и праздники, дни в дороге, дни вынужденной остановки);
  • дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Если же работник был направлен в командировку, но может оттуда возвращаться каждый день домой, в таком случае командировочные или суточные ему не выплачивают. Решение о ежедневном возвращении работника в каждом конкретном случае принимает руководитель, учитывая:

  • дальность места командирования;
  • транспортное сообщение;
  • цель командировки.

А вот суточные при разъездном характере работы выплачивают согласно ст. 168.1 ТК РФ, т. к. у таких работников постоянная работа идёт в пути.

Что касается срока выплаты суточных при командировке, то он законодательно не утвержден. Логичнее и правильнее выплатить командированному аванс на суточные расходы до начала его командировки.

В настоящее время максимальный срок командировки по России и за ее пределы не установлен.

Поэтому очень важно правильно рассчитать аванс на командировку, чтобы сотрудник не остался без денег в чужом городе или стране.

Размер суточных

Бухгалтеры и кадровики часто ищут информацию об отмене командировочных и суточных, постановление которое отменяет эти расходы. Такого постановления нет

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Юридическая энциклопедия МИП онлайн — задать вопрос юристу » Трудовые споры » Социальное партнерство » Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий.

Содержание

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций.

Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона.

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания.

Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях.

Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Виды расходов, связанных с командировкой

Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:

  • на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
  • На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
  • На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.

В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме.

Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами.

После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

  • расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
  • Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
  • Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

  • расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
  • Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
  • Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *