Аренда офиса: ответственность за помещение

Нежилое помещение может и должно приносить прибыль своему собственнику.

Для того чтобы процесс передачи помещения для коммерческих целей стал как можно менее проблематичным, важно на старте определить условия взаимодействия между его владельцем и второй стороной — арендатором.

Законодательство рассматривает различные способы передачи нежилых помещений под бизнес-цели. Безусловно, в этой сфере без нюансов не обходится. Разобраться с тем, как грамотно сформировать договор аренды, нам поможет наш эксперт — адвокат Марина Светлицкая.

В каких ситуациях гражданину может понадобиться заключение договора аренды нежилого помещения?

Первым делом выясним, каким образом закон определяет статус нежилого помещения. Подчеркнем некоторые признаки:

  • отсутствие в этом помещении прописанных граждан;
  • обособленный выход либо на улицу, либо в служебное помещение;
  • квадратные метры нежилого помещения описаны и оформлены в Росреестре;
  • если помещение принадлежит к многоквартирному дому, оно должно быть выделено как нежилое;
  • земельный участок, на котором размещен нежилой объект, связан с данным помещением.

Российское законодательство четко разделяет помещения, пригодные для проживания и непригодные для этих целей. Площади, оформленные как нежилые, не могут служить для проживания людей — они должны использоваться только для ведения коммерческой деятельности.

«Для передачи нежилого помещения в аренду между арендодателем и арендатором заключается соответствующий договор. Сделка регулируется положениями первого параграфа 34-й главы Гражданского кодекса Российской Федерации.

Предмет договора — помещение, передаваемое во владение и пользование, ограниченные временем.

В той ситуации, когда помещение сдается в аренду не менее чем на один год, сделка подлежит государственной регистрации», — рассказывает Марина Светлицкая.

Несмотря на востребованность подобных сделок, гражданское законодательство РФ специальных норм, прописывающих порядок сдачи помещений, не предназначенных для проживания, в аренду, не предусматривает. Юридическая и судебная практика связывает эти вопросы с правами на здания и сооружения, так как помещение является их частью.

Гражданский кодекс, например, гласит, что земельный участок должен обладать прочной связью с тем зданием, где расположено помещение. При этом перемещение объектов, размещенных на земле, без ущерба для их целостности невозможно. В аренду может быть отдана часть помещения, а не вся площадь целиком — законодательство это допускает.

В таком случае помещение или его часть должны быть достаточным образом индивидуализированы.

Право на сдачу имущества во временное арендное пользование принадлежит его собственнику. Арендодателями также могут выступать лица, которых собственник на законных основаниях уполномочил передавать принадлежащее ему имущество в аренду.

Аренда офиса: ответственность за помещение

Как грамотно составить договор аренды нежилого помещения? Можно ли сделать это собственноручно?

Договор аренды нежилого помещения считается заключенным, если между арендатором и арендодателем возникло обоюдное соглашение по самым главным условиям.

При этом соблюдены все существенные законодательные нормативы и положения, необходимые при оформлении данного договора.

Ориентиром законодательных актов, регулирующих данную сделку, считаем пункт 1 статьи 432 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Поскольку предметом договора аренды служит нежилое помещение, то требуется указать данные, четко устанавливающие имущество, которое подлежит передаче в аренду.

Обязательно следует прописать, что является объектом договора, а также указать его индивидуальные характеристики, в частности на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости (площадь арендуемого помещения, поэтажный план, месторасположение здания).

Договор аренды должен включать в себя информацию о правоустанавливающих документах владельца помещения (например, договор аренды с правом субаренды или договор купли-продажи).

Также в договоре прописывается срок, на который площадь передается в аренду, и права всех сторон — участников сделки. При неопределенном сроке сделка влечет за собой соответствующие условия, в том числе связанные с расторжением соглашения.

Насколько полно они учитывают интересы двух сторон — вопрос спорный.

Важное условие договора аренды нежилого помещения — размер арендной платы и порядок ее взимания и внесения арендатором. Чем подробнее будет описан данный пункт, тем с меньшим количеством проблем столкнутся стороны договора в реальности.

Участникам сделки следует определить порядок передачи нежилого помещения арендатору и порядок возврата имущества арендодателю. На практике окончание договорных отношений арендатора и арендодателя оформляется подписанием актов о сдаче-приемке помещения.

Договор должен содержать пункт о правилах содержания арендуемого помещения, в частности осуществление текущего и капитального ремонта. В разделе о правах и обязанностях двух сторон соглашения прописывается возможность собственника находиться на сдаваемой площади в период действия договора, возможность совершать какие-либо действия, требовать от арендатора улучшать внешний вид территории.

Юристы также рекомендуют максимально подробно описать всевозможные ситуации разрешения споров и их урегулирования. К таким нюансам можно отнести сроки нарушения внесения арендной платы, уклонение арендодателя от передачи помещения, порядок расторжения договора.

Аренда офиса: ответственность за помещение

Существуют ли отличия в содержании и алгоритме заключения договора аренды нежилого помещения между физическими и юридическими лицами, ИП, ООО?

Договор может быть подписан между физическим лицом (без образования ИП) и организацией различных организационно-правовых форм.

При этом специфика данного соглашения подразумевает определенные пункты: полная характеристика сдаваемого в аренду имущества, прописанный размер платы за коммунальные услуги.

Арендные выплаты не включают НДС, рассчитываться с собственником возможно как наличными, так и безналичным способом. Размер платы за аренду разрешено изменять только раз в год.

Индивидуальный предприниматель, несмотря на приравнивание его статуса к субъекту бизнеса, остается по факту физическим лицом.

Договор аренды в такой ситуации рассматривается со стороны предпринимательской деятельности и закрепляет за предпринимателем использование арендуемого помещения на законном основании.

Соглашение не может считаться заключенным, если оно выражено в устной форме — только в письменной, за подписью обеих сторон. В остальном правила передачи помещения в аренду аналогичные тому, как происходит и с юридическим лицом.

Что касается соглашения между двумя физическими лицами, то его порядок устанавливается с учетом всех положений Гражданского кодекса Российской Федерации, главы 34, параграфа 1.

На какой срок можно заключать такой договор?

Договор о сдаче в аренду нежилого помещения может быть заключен на неопределенный срок, на срок менее одного года или же на срок, превышающий один год.

«При этом соглашение о сдаче в аренду помещения на неопределенный срок и на срок до года не подлежит регистрации в Росреестре, что позволяет избежать бумажной волокиты. Если же сделка предусматривает договорные отношения более чем на год, регистрация нужна», — уточняет Марина Светлицкая.

Как и на каких условиях происходит расторжение договора?

Расторжение договора аренды может происходить в добровольном порядке, когда обе стороны достигли такого соглашения. Вторая причина — истек срок аренды, прописанный в договоре. И третий, самый энергозатратный, вариант — одна из сторон нарушила условия, прописанные в документе. Тогда признание расторжения сделки может осуществляться только путем обращения в суд.

Что нужно знать о сдаче нежилого помещения в аренду

Рассказываем об особенностях налогообложения, проверках, штрафах для владельцев коммерческих площадей, а также о влиянии пандемии на этот бизнес

Аренда офиса: ответственность за помещение

Дмитрий Серебряков/ТАСС

Один из самых популярных видов заработка среди российских частных инвесторов — приобретение небольших коммерческих помещений для последующей сдачи в аренду. Нежилые площади можно сдавать под офисы, лофты, салоны красоты, магазины или кафе.

Рассказываем, кто может приобрести коммерческую недвижимость, особенностях ее налогообложения, штрафах, а также влиянии пандемии на этот бизнес.

Налоги

Приобретать нежилые помещения для последующей сдачи в аренду может любой налогоплательщик — физические и юридические лица, а также индивидуальные предприниматели. Однако налоговые последствия от результатов использования данного имущества по виду статуса различные.

«ИП и юрлица при получении дохода от сдачи имущества в аренду обязаны уплатить налоги, предусмотренные выбранным режимом налогообложения. Юридические лица — налог на прибыль и НДС, ИП — ЕНВД (Единый налог на вмененный доход) или УСН по ставке 6% или 15% в зависимости от выбранного объекта учета.

Для физического лица данный доход является объектом обложения НДФЛ.

Однако в случае наличия оценочных обстоятельств, свидетельствующих о предпринимательском характере деятельности физического лица, не имеющего статуса ИП, с данного дохода необходимо уплатить НДС», — рассказал адвокат, управляющий партнер юридической фирмы Tax Compliance Михаил Бегунов.

Может также использоваться патент на арендный бизнес, стоимость которого рассчитывается, исходя из площади недвижимости и района. В этом случае сумма будет фиксированной. «Но оформить его может собственник только одного помещения, что не подходит профессиональным инвесторам.

Если во время действия патента договор аренды не прерывается, а помещение не продается, то для инвестора такая схема будет более выгодной — стоимость патента окажется ниже, чем налог по ставке 6%», — объяснил коммерческий директор Glincom Иван Татаринов.

По его словам, если арендное соглашение было по каким-то причинам расторгнуто или помещение продано, то уплаченные за патент деньги никто не компенсирует.

Читайте также:  Пошаговая инструкция. Как ввести ненормированный рабочий день

Штрафы

Самое частое нарушение собственников коммерческих площадей — это неуплата налогов. Обычно за это устанавливается штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога, уточнил Денис Зайцев, руководитель налоговой практики юридической фирмы BMS Law Firm.

Он пояснил, что также начисляются пени в размере 1/300 от ставки рефинансирования (хотя это и не мера ответственности, а мера обеспечения надлежащего исполнения обязательства).

По прошествии определенного количества времени ставка становится 1/150, что жестче обычного кредитования.

Есть также штраф в размере 40%, который применяется в том случае, если налоговому органу удастся доказать, что лицо умышленно не уплатило налог.

«Более того, налоговый орган при достижении определенных финансовых показателей по неуплаченным налогам может передать информацию о выявленных нарушениях в правоохранительные органы. В этом случае будет решаться вопрос о возбуждении уголовного дела.

Наказание по ч. 2 ст. 199 УК РФ — вплоть до лишения свободы на срок до шести лет», — заявил Зайцев.

Санкции могут применить к арендатору, если он не выполняет обязательства перед арендодателем — например, пропускает сроки оплаты или портит имущество. Однако любой договор аренды предполагает наличие страхового депозита, как правило, равного двум−трем арендным платам.

Чаще всего в случае нарушения собственник берет из него сумму, которую недополучил от арендатора, при этом последний все равно должен восполнить ее, уточнил директор департамента коммерческой недвижимости агентства Point Estate Роман Амелин.

Он подчеркнул, что по окончании договора после подписания акта приема-передача помещения собственник возвращает страховой депозит арендатору — или в полном объеме, или за вычетом штрафов.

Проверки

В последнее время участили проверки в отношении собственников нежилых помещений, сдающих их в аренду, рассказал Бегунов. Результатом проверок являются штрафы и пени, а также привлечение физического лица к административной и, возможно, к уголовной ответственности.

«Череда доначислений по НДС последовала после того, как в июле прошлого года Верховный суд России подтвердил, что гражданин должен уплачивать НДС, если он занимается предпринимательской деятельностью по сдаче собственных нежилых помещений в аренду без регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

В частности, ими являются нацеленность физического лица на получение прибыли, то есть приобретение имущества с целью его последующего использования для извлечения прибыли, а также систематичность получения данного дохода», — уточнил адвокат Tax Compliance.

Он пояснил, что разовый характер сделки сам по себе не свидетельствует о ведении предпринимательской деятельности физическим лицом.

По общему правилу, налоговый орган начинает выездную налоговую проверку, если компания или физическое лицо стоит в плане. Такой план разрабатывается и утверждается на уровне управлений по региону.

«То есть налоговый орган не выбирает рандомно субъекта для проверки, а на момент ее проведения уже имеет информацию о налогоплательщике и подозрения, что было совершено нарушение. Попасть в план можно по разным причинам.

Так, есть критерии, которые говорят о том, что налогоплательщик ведет себя подозрительно, совершает сомнительные операции и т. д.

Проверка проводится, если набирается достаточный объем подобной информации, в том числе по итогам камеральных налоговых проверок, но поставленные вопросы не разрешаются. Например налогоплательщик не отвечает на запросы и требования налоговых органов», — отметил адвокат BMS Law Firm.

Сash is the king

Эпидемия коронавируса и карантин существенно изменят рынок коммерческой аренды недвижимости. «Мы видим процессы, в рамках которых корпорации и небольшие компании отправляют сотрудников на удаленную работу. В дальнейшем перед топ-менеджерами и собственниками встанет вопрос, насколько можно использовать данный опыт в новой реальности.

Мы увидим еще более значительное проникновение онлайн-сервисов, онлайн-магазинов, ресторанов, онлайн-обучения, онлайн-кинотеатров. Люди еще больше привыкнут и оценят эти сервисы, что в дальнейшем снизит спрос на сервисы в офлайн-режиме», — прогнозирует Никита Рябинин, управляющий партнер международной консалтинговой компании KRK Group.

Дальнейшее снижение цен на нефть и экономические последствия от COVID-19 серьезно повлияют на экономику нашей страны в целом и курс рубля в частности, считает Рябинин.

«Для инвесторов, рассматривающих возможность приобретения объектов недвижимости для последующий сдачи в аренду, я бы посоветовал запастись терпением и отслеживать новые предложения на рынке летом и осенью этого года, принимая во внимания глобальные изменения.

Момент ожидания лучше всего пересидеть в валюте (может быть, даже лучше наличные в банковской ячейке). Правило кризиса cash is the king никто не отменял», — резюмировал эксперт.

Арендуем офис: на что обратить внимание?

В прошлом номере нашего журнала мы рассказали о том, какие трудности ждут фирму (арендодателя), если она решила сдать часть своих помещений в аренду. В частности, как действовать арендодателю, если тот, кто снимает помещение, упорно не платит деньги. Но и у второй стороны договора аренды – арендатора проблем немало. Разобраться в них поможет наша статья.

  • Ю. Никерова, эксперт бератора «Современная налоговая энциклопедия»
  • Итак, вы решили арендовать офис.

Заключая договор аренды помещения, внимательно изучите его условия.

Иначе впоследствии вы можете оказаться в ситуации, когда будете не вправе списать понесенные расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли, а входной НДС – принять к вычету.

Очень важно, чтобы арендодатель имел право собственности на сдаваемое в аренду помещение.

Если такое право есть, то в договоре аренды должна быть указана ссылка на документ, удостоверяющий право собственности.

Иначе договор аренды не будет считаться документом, подтверждающим «налоговые» расходы арендатора. Таково мнение финансистов (письмо Минфина России от 27 марта 2006 г. № 03-03-04/1/288).

Коммунальные услуги

Как правило, фирма-арендатор платит не только за аренду предоставленного ей помещения. Она платит и за потребляемые ею коммунальные услуги. Договор аренды может предусматривать разные способы оплаты расходов на электроэнергию, воду, тепло и прочие услуги.

Так, оплачивать услуги «коммунальщиков» арендатор может четырьмя способами. Вот они:

  • в составе арендной платы;
  • напрямую, заключив договоры с поставщиками коммунальных услуг;
  • через посредника, который связывает производителя коммунальных услуг с их потребителем-арендатором;
  • компенсируя затраты арендодателя на коммунальные расходы.

«Коммуналка» в составе арендной платы. Для арендатора это наиболее оптимальный вариант. Арендодатель выставляет счет-фактуру и акт, где коммунальные услуги включены в стоимость арендной платы. Цена аренды состоит из постоянной (плата за наем помещения) и переменной части (плата за «коммуналку»).

Эту сумму арендатор вправе отнести на прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В бухгалтерском учете сумму арендной платы включают в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Входной НДС по арендной плате арендатор вправе принять к вычету (п. 2 ст.

 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Зачастую договор аренды предусматривает оплату коммунальных услуг отдельно от арендной платы. Один из вариантов такой оплаты – когда арендатор заключает договоры с «коммунальщиками» напрямую.

Прямой договор с «коммунальщиками». Заключив прямые договоры с поставщиками коммунальных услуг, арендатор вправе отнести расходы на «коммуналку» к материальным расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 ст. 254 НК РФ). А в бухгалтерском учете – к расходам по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99).

Входной НДС по коммунальным услугам арендатор, как и в первом случае, вправе принять к вычету. Этот вариант был бы хорош, если бы не был слишком трудоемок. Дело в том, что «коммунальщики» вряд ли согласятся подписывать договоры с целым «сонмом» арендаторов. Во-первых, речь может идти только об арендаторах, которые заключают долгосрочные договоры аренды.

А мелкие фирмы, как правило, часто меняют свое местоположение. Во-вторых, они чаще, чем крупные фирмы, оказываются неплатежеспособными. В-третьих, у фирм-арендаторов нет оборудования для получения электроэнергии, воды, тепла и прочих услуг. А покупка такого оборудования требует немалых денежных трат, что не всем бывает по карману.

Этот факт является главным препятствием для заключения прямых договоров с «коммунальщиками».

Если нет возможности заключить прямой договор с поставщиками коммунальных услуг, можно попробовать сделать это через посредника.

Оплата «коммуналки» через посредника. В этом случае речь идет об агентском договоре, по которому одна сторона (агент) по поручению другой стороны (принципала) обязуется за вознаграждение и за счет принципала совершать юридические и иные действия. От чьего имени будут совершены эти действия – от имени агента или от имени принципала – стороны определяют в договоре.

У этого варианта тоже есть существенный недостаток: ваш арендодатель может выступить в роли посредника (вашего агента), но только в том случае, если агентский договор будет подписан раньше, чем арендодатель заключит прямые договоры с коммунальными службами.

Читайте также:  Подача претензии: на что указывают суды

Иначе сделку нельзя признать заключенной во исполнение поручения принципала (п. 6 информационного письма ВАС РФ от 17 ноября 2004 г. № 85). Невозможно себе представить, чтобы арендодатель сначала сдал помещение в аренду, а затем уже начал заключать договоры с «коммунальщиками».

Ведь в этом случае арендаторы некоторое время должны пользоваться помещением бы без света, тепла, связи…

Как вариант решения этой проблемы, можно предложить следующее.

Если среди арендаторов окажется крупная солидная фирма, которая уже долго арендует помещение, и у нее есть реальная возможность заключить прямые договоры с поставщиками электроэнергии, воды и тепла, то для других арендаторов эта фирма может стать агентом по закупке коммунальных услуг. Но, как в описанной выше ситуации, ей придется «раскошелиться» на оборудование для получения энергии, топлива и воды.

Компенсация коммунальных расходов. На практике это самый распространенный вариант расчетов. Арендодатель оплачивает счета за коммунальные услуги сам, в том числе и долю арендатора.

Потом на основании документов поставщиков коммунальных услуг он перевыставляет арендатору счет. Сумма по счету равна размеру понесенных арендодателем коммунальных расходов по сданному в аренду помещению.

Оплачивая эти счета, арендатор компенсирует «коммунальные расходы» арендодателя.

Однако при этом варианте входной НДС по коммунальным услугам арендатор будет вынужден учесть в стоимости потребленных услуг. Принять его к вычету он не сможет. Объясним, почему.

Не являясь продавцом коммунальных услуг, арендодатель не должен выставлять арендатору счета-фактуры на сумму компенсации этих услуг. Так считают финансисты (письмо Минфина России от 6 сентября 2005 г. № 07-05-06/234).

Правда, речь в письме идет только о компенсации расходов на электроэнергию. Но правила договора энергоснабжения применимы и в отношении договоров тепло-, водоснабжения и других аналогичных договоров (ст. 548 ГК РФ).

То есть, арендатор не получит счет-фактуру продавца и, как следствие, не сможет зачесть входной НДС.

Неотделимые улучшения

Как правило, договор аренды обязывает арендатора не только оплачивать коммунальные услуги, но и поддерживать имущество в исправном состоянии, проводить его текущий ремонт.

Но нередко улучшения, сделанные арендатором, можно квалифицировать не как ремонт, а как модернизацию объекта аренды. Иногда такие улучшения становятся неотделимы от самого имущества.

Что нужно сделать арендатору, чтобы учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль?

Укажите в договоре аренды: кто и за чей счет будет модернизировать объекты аренды. Впоследствии от этого будет зависеть, кому придется амортизировать неотделимые улучшения имущества.

Согласие арендодателя. Если арендатор решил модернизировать арендованное имущество, ему нужно заручиться согласием арендодателя. Иначе арендатор не вправе требовать возмещения своих расходов по улучшению (п. 3 ст. 623 ГК РФ).

Не получив «добро» от арендодателя, арендатор не сможет амортизировать неотделимые улучшения или учесть их в «налоговых» расходах.

А вот собственником капитальных вложений арендатора все равно будет арендодатель, даже если он и не возместит расходы.

Если арендатор «неоделимо улучшил» объект без согласия арендодателя, встанет вопрос, как эти улучшения нужно учитывать? Сначала на счете 08, а затем списать их на счет 01? С одной стороны, это верно, но, с другой стороны, такие капитальные вложения не являются собственностью арендатора. Получается, что учитывать их на счете 01 нельзя.

Чтобы не сталкиваться с подобными трудностями, постарайтесь все же получить согласие арендодателя. Тогда неотделимые улучшения перейдут в разряд амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 НК РФ). Кто из сторон договора аренды станет начислять амортизацию, будет зависеть от того, возмещает расходы на капвложения арендодатель или нет?

Если арендодатель возмещает затраты арендатора. По окончании срока аренды неотделимые улучшения останутся в собственности арендодателя, поэтому арендатор вправе потребовать от него возмещения своих расходов.

Обязанность арендодателя компенсировать затраты на неотделимые улучшения следует закрепить в договоре аренды.

Компенсировав арендатору расходы на модернизацию, арендодатель будет начислять их амортизацию в налоговом учете (п. 1 ст. 258 НК РФ). Но начать начислять амортизацию собственник сможет не раньше того месяца, в котором он возместит арендатору затраты (п. 2 ст. 259 НК РФ).

Если арендодатель не возмещает затраты арендатора. Амортизировать неотделимые улучшения будет арендатор, если условиями договора обязанность арендодателя компенсировать затраты не предусмотрена. Начислять амортизацию он начнет с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию неотделимых улучшений имущества (п. 2 ст. 259 НК РФ).

Налоговый кодекс позволяет арендатору включать в расходы ежемесячные амортизационные отчисления только до тех пор, пока действует договор аренды. Это значит, что потраченную на капитальные вложения сумму списать в расходы в полном объеме не удастся. Ведь в большинстве случаев срок договора аренды меньше срока полезного использования объекта.

Рассчитывать ежемесячную сумму амортизационных отчислений арендатор будет исходя из срока полезного использования арендуемого объекта. Как известно, этот срок устанавливает арендодатель в соответствии с Классификацией основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 (п. 1 ст. 258 НК РФ).

Арендатор может продолжать начислять амортизацию по капитальным вложениям, но только в том случае, если договор аренды будет продлен (письмо Минфина России от 28 августа 2006 г. № 03-03-04/1/640).

Если арендатор возмещает затраты арендодателя. В договоре аренды стороны могут закрепить условие, что неотделимые улучшения объекта аренды по требованию арендатора производит собственник. Арендатор же обязуется возместить затраты арендодателя на модернизацию.

Но если арендатор возместит собственнику издержки на модернизацию, то учесть такую компенсацию в налоговых расходах он не сможет. Ведь расходы на неотделимые улучшения увеличивают стоимость арендованного имущества. Учесть же их при расчете налога на прибыль можно только одним способом – через амортизацию. А это право в данном случае принадлежит исключительно арендодателю.

Уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму возмещения арендатор сможет только в том случае, если в договоре будет указано, что затраты собственника на неотделимые улучшения арендатор возмещает в составе арендных платежей.

Арендовать ли помещение у гражданина?

Бывает, что фирмы арендуют под офис квартиры граждан. При этом многие не обращают внимания на то, что квартира, зачастую, относится к жилому фонду. Чтобы использовать жилое помещение для предпринимательских целей, необходимо перевести его в состав нежилого (п. 3 ст. 288 ГК РФ).

Если фирма все же будете использовать жилое помещение под офис и зафиксирует это в договоре аренды, то арендные платежи не уменьшат налогооблагаемую прибыль (письмо Минфина России от 28 октября 2005 г. № 03-03-04/4/71). Финансисты считают, раз такой договор не соответствует гражданскому законодательству, то сделка считается ничтожной.

Поэтому расходы фирмы по аренде офиса, расположенного в жилом помещении, нельзя признать экономически обоснованными и документально подтвержденными. И это несмотря на то, что законность или незаконность использования жилых помещений не находится в ведении налогового законодательства.

То, что договор законный, а незаконно лишь само использование жилого помещения под офис, фирме придется доказывать в суде.

Что касается суммы арендной платы, выплачиваемой гражданину – не предпринимателю, то с нее фирма, как налоговый агент, обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Кроме того, сам договор, независимо от срока его действия, подлежит государственной регистрации (ст. 609 ГК РФ). Избежать негативных последствий от совершения такой сделки не удастся.

Поэтому лучше брать в аренду нежилые помещения.

Финансисты считают, что ежемесячно составлять акты выполненных услуг по аренде не нужно. Факт получения услуги могут подтвердить договор аренды, акт приемки-передачи арендованного имущества и документы, подтверждающие уплату арендных платежей (письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742).

Жилые помещения предназначены только для проживания граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ).

КОММЕНТАРИЙ СПЕЦИАЛИСТА

Э. Гареева, эксперт бератора «Правильный договор»:

«Имейте в виду: договоры аренды сроком на год и более необходимо регистрировать. Такой договор можно считать заключенным только в момент регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ).

Расходы по незарегистрированному, а значит, незаключенному договору нельзя считать документально подтвержденными. Это значит, что налоговики могут «исключить» из «налоговых» расходов суммы амортизации неотделимых улучшений, невозмещаемых арендодателем».

Как арендовать офис без юридических проблем

Аренда офисов — больная тема для предпринимателей. Кого-то арендодатель выгоняет без объяснения причин, кто-то снимает помещение в жилом доме с пианистом за стеной, а кому-то администрация закрывает окно рекламным полотном. От каждой проблемы есть юридическая защита. Мы подготовили советы, как не потерять деньги, сохранить место и работать с комфортом.

Читайте также:  Льготы для инвалидов 1 группы в 2021 году: какую поддержку оказывает государство, в том числе для лиц, которые осуществляют уход

1. Проверьте арендодателя

Заключайте договор только с уполномоченным лицом. Все остальные бумаги не имеют юридической силы, поэтому ваше право находиться в помещении будет призрачным. Вас выселят в любой момент.

Помещение в аренду сдают три вида лиц: собственники, представители собственников и субарендодатели. У представителей проверьте доверенность, у субарендодателей — согласие арендодателей.

Проверка доверенностей на сайте нотариальной палаты

Во всех случаях запросите:

— Оригиналы документов на помещение или заверенные нотариусом копии. Они помогут убедиться, что вы получите именно то помещение, которое хотите. Обычные копии легко подделать, поэтому им лучше не доверять.

— Договор на покупку помещения и свежую выписку из ЕГРН. Они подтвердят право собственности на помещение. Выписку можно заказать на сайте Россреестра, это стоит несколько сотен рублей.

— Выписку из ЕГРЮЛ. Она поможет узнать, действительно ли перед вами директор организации. Её можно заказать на сайте налоговой, это бесплатно.

Сначала посмотрите документы и пообщайтесь с уполномоченным лицом, и только потом подписывайте договор. Если вокруг вас создают ситуацию спешки и просят заплатить прямо сейчас, а лучше наличкой, возможно, вы столкнулись с мошенниками. Если рассказывают сказку, что документы в сейфе, ключи у директора, а директор на Санторини — тоже. Будьте осторожны и не торопитесь.

2. Найдите в договоре опасные пункты и поговорите о них с арендодателем

Договор аренды — это ваша главная защита в спорах с арендодателем. Попросите проект договора, возьмите тайм-аут на пару дней и внимательно прочитайте каждую строку. Привлеките юриста, если формулировки непонятны и ссылки между пунктами запутанны. Подготовьте ваши предложения по договору и поговорите с арендодателем. Будьте доброжелательны: если требовать и качать права, вам откажут.

На что обратить внимание в договоре — читайте ниже.

Что берёте в аренду

Договор должен точно описывать помещение: адрес, метраж, этаж, расположение, номер помещения. Без этих данных документы подписывать бессмысленно: они не имеют юридической силы и не помогут защитить ваши права —   ст. 607 ГК РФ.

При плате за квадратные метры попросите копию кадастрового паспорта помещения. В нём указана точная площадь вашего офиса, поэтому вы не переплатите за лишние метры.

Проследите, что в договоре описано именно то помещение, о котором договорились. Бывают ошибки и намеренные подлоги для увеличения арендной платы.

Что входит в арендную плату

Арендодатели заманивают клиентов и на сайтах указывают цену без учёта коммунальных платежей и дополнительных услуг. Предприниматели видят привлекательное предложение, а об остальных платежах узнают слишком поздно. Не попадайтесь на уловку и учитывайте все платежи при выборе офиса.

Ниже расскажем, за что, возможно, придётся доплачивать.

Коридорный коэффициент — плата за общие помещения. Арендодатель делит её между всеми съемщиками. Способ расчёта для всех один, поэтому вряд ли вам удастся договориться об особенной цене для себя.

Коммунальные услуги — плата за отопление, воду и свет. Лучше оплачивать всё по счётчикам. Это единственный способ понять, что вам выставляют счета не на случайные суммы.

Уборка. При завышенной цене откажитесь от услуги. Пообещайте, что сами будете содержать помещение в чистоте.

Охрана. Выясните, как попасть на работу: заказывать ли ключи для сотрудников, покупать ли пульты для шлагбаума.

Парковка. Узнайте, сколько вам полагается парковочных мест. Лучше всего получить фиксированное место, которое будет принадлежать только вам. Принцип: «кто раньше приехал, тот и припарковался» не удобен. Временами вы будете приезжать на работу и обнаруживать, что всё уже забито машинами.

С какого момента платить за аренду

Плохо, если в договоре указана точная дата первого платежа, и она близко. Например, сейчас 4 апреля, а вы платите с 8 апреля. Возможно, к этому времени вы не заедете в офис, а платить придётся. Лучше пусть в договоре будет фраза: «с момента приёма помещения по акту».

Как часто арендная плата будет расти

Повышать арендную плату чаще раза в год — запрещено. Если в договоре прописаны другие условия, они незаконны по ч. 3 ст. 614 ГК РФ. Предложите избавиться от них.

За что вас выселят

В общем случае у арендодателя есть право расторгнуть договор через суд, если арендатор ухудшает помещение или более двух раз подряд просрочил арендную плату — ст. 619 ГК РФ.

Арендодатели прописывают в договоре условия получше. Обычно они вправе выгнать арендатора без суда и объяснения причин. Вряд ли вы переубедите собственника. Зато можете попросить, чтобы вас предупредили заранее, например, за 2 месяца — и дали вам время найти новое место.

Как съехать досрочно

Пропишите в договоре, в каком случае вы расторгните договор. Упомяните, как это будет происходить: за какое время вы предупредите арендодателя, требуется ли его письменное согласие, вернуть ли вам депозит и в какой срок.

По закону арендатор вправе расторгнуть договор через суд, если помещение стало непригодным, а арендодатель не делает капитальный ремонт — ст. 620 ГК РФ. В реальности это бывает редко.

Можно ли вам менять вид деятельности

Представители бизнес-центров узнают у арендодателей направление бизнеса и прописывают его в договоре. Они следят, чтобы рядом не было двух конкурирующих фирм, и не возникали конфликты. Если решите поменять формат работы, то нарушите договор и, возможно, потеряете помещение — ст. 615 ГК РФ.

Порой предприниматели заранее знают, что займутся другим делом. Если это ваш случай, предупредите арендодателя и попросите убрать пункт из договора.

Кто делает ремонт

По закону капитальный ремонт — обязанность арендодателя, мелкий — арендатора — ст. 616 ГК РФ. В договоре ответственность можно распределить по-другому, например, повесить всё на арендатора. При долгосрочной аренде этот пункт обернётся крупными расходами. Постарайтесь исключить его.

После ремонта в офисе появляются улучшения. Отделимые, например, полки и люстры, принадлежат арендатору. Неотделимые, например, стеклопакеты — арендодателю. В договоре прописывают, как рассчитать компенсацию за них и как согласовать улучшения.

Срок аренды

При аренде помещения на год и больше договор регистрируют в Россреестре. Именно поэтому арендаторам предлагают контракт на 11 месяцев. Когда срок пройдёт, арендодатель проиндексирует цену — он имеет на это право.

По закону вы обладаете преимущественным правом аренды — ст. 621 ГК РФ. Когда срок аренды закончится, арендодатель должен выбрать вас снова. Один из пунктов договора может отменить это право, поэтому проследите, чтобы его не было.

Штрафы

В бизнес-центрах штрафуют за нарушения Правил внутреннего распорядка. Прочитайте и соблюдайте: пишите заявки на работу в вечернее время, вовремя оформляйте электронные пропуска, завозите мебель с чёрного входа. Правила общие, поэтому изменить их под себя не получится.

Специальные условия

Подумайте, в какой обстановке хотите работать. Если цените вид из окна, запретите вешать рекламные полотна на фасаде. Если договорились о стойке ресепшена в коридоре, попросите зафиксировать это в договоре. Сразу позаботьтесь о себе и предотвратите споры.

3. Осмотрите помещение

Что проверить:

— Осмотрите пол, стены и потолок. Поищите трещины и следы краски.

— Включите кондиционеры. Проверьте, что они работают, а не глохнут под слоем пыли.

— Подключитесь к вай-фаю и проверьте скорость соединения.

— Посмотрите розетки и подумайте, понадобятся ли удлинители. Представьте, как расположите столы и рассадите сотрудников.

— Познакомьтесь с соседями. Узнайте, чем они занимаются: возможно, организуют праздники или курсы актёрского мастерства, а вам важна тишина. Расспросите про арендодателя.

Обо всех недостатках расскажите представителю арендодателя. Пока все не устранят, не въезжайте в помещение — по закону ответственность будет на вас — ст. 612 ГК РФ. Формальный способ — прописать недостатки в акте и назвать срок устранения.

Пример: арендатор не заявил о недостатках сразу

Фирма сняла офис в бизнес-центре. Помещение осмотрели второпях, подписали акт и заехали. В июне пришла жара. Оказалось, что кондиционеры не работают. Арендатор попросил починить технику, а администрация отказала.

Фирма попросила суд расторгнуть договор. Суд отказал: когда арендатор принимал помещение, он должен был заметить проблему и написать о ней в акте. Раз подписал акт, где сказано, что претензий нет — от суда нечего требовать.

Дело № А40-176187/18

4. Согласуйте ремонт с арендодателем

До подписания договора ничего не ремонтируйте. Вдруг арендодатель по договору не платит за неотделимые улучшения или вообще откажется с вами работать.

После подписания договора и акта о приёме помещения заручитесь согласием арендодателя на ремонт. Важно получить компенсацию за всё, что останется в помещении после вас. Лучше всего — согласовать дизайн-проект, проект перепланировки и смету. Пусть арендодатель ознакомится с ними под подпись. Во всех остальных случаях арендодатель имеет право отказать в компенсации — ст. 623 ГК РФ.

  • Бывает два случая:
  • — Расходы на ремонт уменьшают арендную плату.
  • — Арендодатель платит после прекращения договора.
  • В любом случае сохраняйте чеки и договоры с подрядчиками.

P.S. При выезде сдайте помещение по акту

Арендную плату начисляют, пока помещение не сдано по акту — ст. 622 ГК РФ. Выезжать без акта — опасно. Арендодатель потребует деньги через суд — и придётся заплатить. Правило выглядит глупым, потому что вы уже не пользуетесь помещением, но для суда это не важно.

Когда предприниматель переезжает в другой офис, он зовёт арендодателя на приёмку.

Если представители собственника куда-то пропали, подготовьте письменное приглашение на осмотр в определённое время и отправьте письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Если всё равно не пришли, отправьте второе письмо. Потом составьте акт со свидетелями. Эти документы спасут вас, если собственник вздумает пойти в суд и потребует арендную плату.

Пример: арендатор не сдал помещение по акту

Компания просрочила несколько платежей за аренду. Арендодатель устал от обещаний заплатить и отправил ей уведомление о расторжении договора. Заодно пригласил на передачу помещения к определённой дате. Представители компании не пришли, они молча переехали в другое место.

Через некоторое время арендодатель обратился в суд с требованием заплатить аренду за три месяца. В суде директор компании сказал, что не занимал помещение, поэтому и платить не будет. Акт он не подписал, поэтому проиграл дело. Пришлось заплатить 154 215 рублей.

Дело № А37-2437/2015

Статья актуальна на 28.01.2021

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *