Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

В IT Audit предусмотрено согласование документов через настольное или

мобильное приложение на Android и iOS, а также Web-браузер

После создания договора или иного документа он может быть направлен на согласование.

В программе предусмотрено несколько способов направления документа на согласование:

  • автоматический режим. Движение документа производится по настроенному маршруту в справочнике Маршруты документов.
  • ручной режим. Документ направляется по маршруту в ручном режиме при выборе пользователем необходимого значения в меню Отправить: На рассмотрение, На утверждение, На согласование

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Направления договора на согласование

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Согласование договоров и документов в IT Audit

После направления договора на согласование, согласующее лицо получит уведомление о необходимости согласования договора. Сообщение о согласовании договора направляется несколькими способами:

  • на электронную почту
  • всплывающее сообщение в программе (уведомление выводится многократно через настраиваемый интервал)

Открыть договор для согласования можно непосредственно из всплывающего уведомления или через список задач в журнале задач.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Уведомление о задаче по согласованию договора

  • Ознакомившись с содержанием договора, согласующее лицо может согласовать или отклонить договор, указав причину своего решения.
  • Для согласования достаточно нажать на кнопку Согласовать.
  • Согласовать документ можно в программе на стационарном компьютере или в мобильном приложении на Android и iOS.
  • При наличии прав, согласующее лицо может открыть файл договора и внести необходимые правки и комментарии, в том числе в режиме рецензирования.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Согласование договора

Участник согласования может внести замечания и предложения по договору в отдельный файл, который хранится в карточке договора, или же непосредственно в программе на вкладке Обсуждение.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Комментарий согласующего лица

В программе приводятся результаты согласования договора всеми согласующими лицами.

Перед подписанием договора руководитель может ознакомиться с выводами и ми согласующих лиц.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Результаты согласования договора

Все внесенные замечания и предложения по договору хранятся в программе и могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Лист согласования договора

Настройка маршрута согласования договора

Инициатор согласования может направить договор на согласование:

  • определенным сотрудникам
  • по заранее настроенному маршруту согласования договора

Может быть создано несколько собственных маршрутов согласования договоров. При движении договора по маршруту инициатор согласования будет получать уведомления о результатах согласования договора. При создании маршрута согласования договора может быть указан:

  • контретный сотрудник (например, Иванов Иван Иванович)
  • роль, должность сотрудника (например, начальник юридического отдела, бухгалтер по расчетам с покупателями и т.д.)

На движение документа по маршруту может влиять сумма договора. Например, договоры до определенной суммы могут проходить процедуру согласования в упрощенном порядке.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Пример маршрута движения документа

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

Проведем online-презентацию через Zoom / TeamViewer. Ответим на вопросы

Заявка на online-презентацию программы

Порой достаточно 5 минут, чтобы показать «изюминки» программы

Конструктор маршрутов согласования договоров в программе IT Audit позволяет создать необходимый вариант движения документа:

Последовательное согласование договора В этом случае следующий участник согласования получит уведомление о необходимости согласования договора только после согласования условий договора предыдущим согласующим лицом
Параллельное согласование договора При направлении договора на согласование все участники согласования одновременно получат уведомления о согласовании договора
Смешанный режим согласования договора При движении документа по маршруту некоторые участники согласования одновременно получат сообщение о согласовании договора, а остальные согласующие лица после согласования договора другими участниками

Влияние на движение документа результата согласования

При создании маршрута согласования договора также можно учесть результаты согласования его участников. Например, можно предусмотреть, что договор будет направлен следующему участнику согласования, если документ согласован предыдущим участником.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Результаты согласования договора

В программе согласования договоров можно ознакомиться с содержанием замечаний и предложений, внесенных участниками согласования. Эти данные могут храниться в качестве прикрепленного файла к документу или же приведены на вкладке Обсуждение карточки документа.

Повторное согласование договора

В зависимости от содержания замечаний, согласующее лицо может изменить текст договора или направить договор на доработку. По результатам доработки документа он может быть направлен на повторное согласование неограниченное количество раз. Информация о всех предыдущих результатах согласования может быть представлена в отчете История визирования / согласования документа.

Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

Направить заявку на демо-версию IT Audit

Согласование договоров снижает правовой риск

Правовой риск является одним из основных элементов риск-менеджмента. Правовой риск — риск понесения убытков в результате несоблюдения требований законодательства, заключенных договоров, допускаемых правовых ошибок, несовершенства правовой системы, нарушения контрагентами законодательства, а также условий заключенных договоров.

Снижение правового риска в части организации договорной работы могут обеспечить следующие мероприятия:

  • использование шаблонов договоров, разработанных юридической службой организации. Перед подписанием договора, подготовленного на основании разработанного шаблона договора, порой достаточно проверить представленный проект договора на соответствие типовому и ознакомиться с правоустанавливающими документами контрагента
  • согласование договоров или отдельных условий договоров, разработанных на индивидуальных условиях

В зависимости от организационной структуры, каждая организация самостоятельно определяет список согласующих лиц. В программе IT Audit список участников согласования договора настраивается в зависимости от вида заключаемого договора (договор поставки, аренды, трудовой договор и т.д.). Как правило, согласующими лицами являются:

  • юрисконсульт
  • финансовый директор
  • главный бухгалтер
  • куратор договора

Сроки согласования договора могут быть определены в локальном нормативном акте (например, Положение о договорной работе).

Правила составления договоров

На основании ст. 420 Гражданского Кодекса Российской Федерации «Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей». 

СОПРОВОЖДЕНИЕ СДЕЛОК

Порядок составления договора.

Несколько основных правил составления Договоров:

  • 1) При заключении любого Договора нужно четко понимать, какие цели должны быть достигнуты по результатам его реализации и согласовать с контрагентом важные моменты для обеих сторон по оформлению, подписанию и исполнению такого Договора.
  • 2) Если предложение о заключении Договора поступает от неизвестной организации, необходимо провести всестороннюю проверку контрагента и провести тщательный анализ предложенного проекта Договора на всевозможные риски.
  • В таких случая, лучше всего, заключать Договор, разработанной заинтересованной стороной, а не получать готовый проект от контрагента. 

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора 3) При подписании Договора необходимо убедиться, что подписант, представляющие интересы контрагента, имеет на это полномочия.

  1. Подписант, представляющий интересы контрагента, может действовать на основании Устава или же Доверенности.
  2. 4) Ни в коем случае не допускать двусмысленности условий договора и нечеткости фраз, которая может привести к нарушениям условий Договора.
  3. 5) Четко оговаривайте сроки выполнения условий по Договору для того чтобы избежать затягивания получения какой-либо услуги или поставки товара.

6) Четко оговаривайте условия оплаты оказываемой услуги по Договору. Из-за размытых формулировок в данном пункте, Вы можете остаться без оплаты оказанных Вами услуг.

7) Обязательно, при составлении проекта Договора привлекайте компетентных юристов, они помогут не только грамотно сформулировать ту или иную фразу, но и снизить всевозможные риски. 

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Структура договора:

Любой договор условно можно разделить на четыре части:

  • Преамбула (или вводная часть).
  • Предмет Договора.
  • Прочие условия. 

Преамбула (или вводная часть):

1) Наименование договора (Договор купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, подряда, юридических услуг и т.п.).

Наименование Договора дает четкое понимание, какие правоотношения он несет. Однако, всегда помните, что сущность Договора вытекает не из наименования, а из его содержания.

2) Дата подписания Договора. Это очень важный момент, дата подписания определяет начало обязательств сторон по Договору, если иное не установлено в самом договоре.

3) Место подписания Договора. Иногда место заключения Договора играет не мало важную роль. Договор может регулироваться законодательством той страны, в которой он был заключен.

4) Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в государственном реестре, а так же сокращенное название стороны по договору («Арендодатель», «Покупатель», «Заказчик» и пр.).

5) Должность, фамилия, имя, отчество лиц, подписывающие Договор, а так же документ, регулирующий их полномочия (Устав, Доверенность).

Предмет Договора:

Данная часть содержит его существенные условия: 

  • Предмет Договора, т.е. о чем конкретно договорились стороны.
  • Обязанности и права сторон, подписавшие данный Договор.
  • Цена Договора и порядок расчетов.
  • Срок выполнения сторонами оговоренных в Договоре обязательств. 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА АРЕНДЫ

Дополнительные условия Договора:

В настоящем разделе оговариваются:

1) Срок действия договора и с какого момента наступают обязательства по подписанному Договору.

Читайте также:  Защита прав на торговую символику компании. золотые «правила треугольника»

2) Ответственность сторон за нарушение того или иного пункта подписанного Договора.

3) Способы обеспечения обязательств (регулируются гл. 23 ГК РФ, ст. 329 ГК РФ).

4) Условия изменения или расторжения подписанного Договора (гл. 29 ГК РФ).

5) Порядок разрешения споров между сторонами подписанного Договора. 

ВСТРЕЧНОЕ ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ В АРБИТРАЖНЫЙ СУД

Реквизиты сторон:

Особое внимание уделите наличие полных и правильных банковских реквизитов, так как без них сложно будет взыскать убытки, в случае их возникновения.

Помимо банковских реквизитов обязательно должны быть отражены:

  • Почтовые реквизиты;
  • Местонахождение контрагента (фактических адрес);
  • ИНН/КПП и ОГРН сторон Договора;
  • Подписи сторон.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора

Материалы по теме

09.11.2021

Как узнать кадастровую стоимость?

Обмен сканами для заключения договора: как правильно заключить соглашение в электронном виде

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

Что говорит закон

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

  • нотариально заверенные сделки;
  • договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

  • Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.
  • Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.
  • Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.
  • Письмо Минфина об использовании сканов в бухучете

Как сделать скан законным документом

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту catvik@bk.ru.

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или что-то еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть microsoft_official@bk.ru. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты catvik@bk.ru мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Дело № Ф09-1081/2017

Договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем

Есть три способа:

  1. Использовать КЭП.
  2. Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
  3. Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

Как правильно работать по сканам договоров

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Четыре метода, чтобы согласовать нужную редакцию договора Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

А можно обмениваться сканами через мессенджеры?

В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Дело № А56-55043/2015

Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Дело № А19-1050/2012

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты ivanov@himstalcon.ru, которая была прописана в договоре, а с почты kosova@himstalkon.ru. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Дело № Ф06-1047/2015

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.

Читайте также:  Кассационная жалоба в Верховный суд РФ по гражданскому делу

Дело № Ф07-1046/2016

Главное

По сканам договоров можно безопасно работать, если:

  1. В договоре прописаны адреса электронной почты, с которой ведется официальная переписка. Идеально, если почта находится на домене компании.
  2. У человека, который подписывает договор, есть на это право. Например, доверенность.
  3. Электронные копии документов хранятся на жестком диске или сервере.

По сканам нельзя:

  1. Подписывать договоры, которые по закону должны быть удостоверены нотариусом или пройти регистрацию.
  2. Подписывать бухгалтерские документы.

Составление проекта договора. Возможность его корректировки

Договоры по итогам закупок, проводимых в соответствии с ФЗ №223, заключаются согласно нормам гражданского законодательства РФ и Положению о закупках.

При составлении документации организатор торгов указывает условия и обязательства будущих производственных отношений с контрагентом в проекте договора, который является неотъемлемой  документальной частью той или иной закупочной процедуры[1].

Существенные условия договора

В соответствии со ст.

432 ГК РФ  существенными являются условия о предмете договора, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида (к примеру, в договоре поставки должны быть прописаны условие о наименовании товара и о количестве товара (п. 3 ст.

455 ГК РФ), в противном случае такой договор  не позволяет определить количество подлежащей передаче продукции, и он считается незаключенным (п. 2 ст. 465 ГК РФ)), а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

В зависимости от типа договора (оказание услуг, поставка товара, выполнение работ) организатор закупок составляет проект договора, в котором указывает существенные условия будущего соглашения.

Структура договора

  • В Положении о закупках заказчикам необходимо прописать порядок формирования условий проекта договора, заранее предусмотрев его структуру, в составе которой необходимо указать:
  • — предмет договора, количество (объем) товаров, работ или услуг (далее — ТРУ);
  • — соответствие ТРУ стандартам качества (к примеру, качество товара должно соответствовать показателям ГОСТа 31424 – 2010);

— сроки (периоды) поставки товара/оказания услуг/выполнения работ (к примеру: срок выполнения работ устанавливается с момента подписания договора до 01.12.2020 года), порядок приемки результата оказания услуг/выполнения работ;

— место и условия поставки товара/оказания услуг/выполнения работ (к примеру, поставщик собственными силами и средствами и за свой счет осуществляет доставку товара до места назначения по адресу: г. Томск, ул. Ленина, д 116, 6 этаж, каб. 612»);

— общая стоимость ТРУ (указать, что входит в стоимость: обязательные налоговые платежи, транспортировка, разгрузка/погрузка, монтаж, пуско-наладочные работы,  обучение сотрудников и т.д.), цена за единицу ТРУ, порядок расчетов (условия оплаты необходимо установить с учетом норм ст.

190-194 ГК, которые регламентируют особенности исчисления сроков, к примеру: оплата товара производится заказчиком путем безналичного перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика по факту поставки товара и представления документов на оплату с отсрочкой платежа 20 календарных дней от даты поставки.

Если последний день срока оплаты приходится на нерабочий день, днем окончания срока перечисления денежных средств за поставленный товар считается ближайший следующий за ним рабочий день);

— права и обязанности сторон (к примеру, права заказчика: принимать товар на условиях договора, производить оплату товара в согласованные сторонами сроки, требовать от поставщика передачи недостающих или замены отчетных документов, материалов и иной документации, подтверждающих поставку товара и др.);

— ответственность сторон (пени, штрафы): размер, порядок взыскания, основания для взыскания (к примеру, в случае недопоставки или просрочки поставки товара заказчик вправе потребовать уплаты поставщиком неустойки в размере 1 % стоимости не переданного в срок товара за каждый день просрочки. В случае поставки некачественного и (или) некомплектного товара заказчик вправе потребовать уплаты поставщиком штрафа в размере 5 % стоимости такого товара);

— обстоятельства непреодолимой силы (к примеру, военные действия, эпидемии, пожары, природные катастрофы, и т.д., делающие невозможным выполнение обязательств по настоящему договору. Данные обстоятельства должны быть подтверждены компетентными органами, имеющими право на такое подтверждение);

— порядок урегулирования споров и расторжения договора (к примеру: споры и разногласия, возникающие между сторонами по договору разрешаются путем направления соответствующих претензий. В случае невозможности разрешения разногласий между сторонами в установленном договором порядке, они подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Москвы);

— гарантийные обязательства (при необходимости) (к примеру, гарантия качества: если в период гарантийной эксплуатации товара (12 месяцев) обнаружатся дефекты, поставщик обязан их устранить за свой счет в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента составления сторонами соответствующего акта с перечнем обнаруженных недостатков или с момента получения от заказчика соответствующей претензии);

— внесение обеспечения исполнения договора (форма, размер, порядок возврата) (по необходимости) (к примеру: 1) исполнение договора обеспечивается внесением денежных средств на указанный заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством РФ учитываются операции со средствами, поступающими заказчику. Обеспечение исполнения договора возвращается поставщику при условии надлежащего выполнения своих обязательств по договору в течение 30  банковских дней со дня исполнения  обязательств по договору поставки; 2) исполнение договора обеспечивается предоставлением банковской гарантии, выданной банком, который соответствует требованиям, установленным Правительством РФ. Срок действия банковской гарантии должен превышать предусмотренный договором срок исполнения обязательств, которые должны быть обеспечены такой банковской гарантией, не менее чем на один месяц);[2]

— срок действия договора (к примеру: договор вступает в силу с момента его подписания и действует по 31.05.2021 года, а в части взаиморасчетов – до полного исполнения сторонами своих обязательств);

— реквизиты сторон;

— приложения к договору (формы актов, спецификации, сметы, чертежи, эскизы, списки и перечни и т.д.)

Следует обратить внимание, что ФЗ № 223 содержит специальные требования к содержанию отдельных договоров:

  • на создание произведения архитектуры, градостроительства или садово-паркового искусства и (или) разработку на его основе проектной документации объектов капитального строительства (см. ст. 3.1-2 ФЗ № 223);
  • на выполнение проектных и (или) изыскательских работ (см. ст. 3.1-3 ФЗ № 223).

Формирование проекта договора

При составлении проекта договора заказчик должен учитывать нормы вышеназванных статей и включить в будущее соглашение особые условия исполнения обязательств таких договоров (к примеру, договор на проектные и (или) изыскательские работы должен содержать условие о передаче исключительных прав заказчику)[3].

Формируя проект договора, заказчик, в первую очередь, исходит из собственных интересов и потребностей, производственных и финансовых возможностей предприятия.

Организатор процедур составляет проект соглашения таким образом, чтобы его пункты были максимально выгодными для него, обезопасив себя при этом возможными санкциями для контрагента.

Участникам закупок важно заранее изучить особенности дальнейшего сотрудничества и не попасть впросак на стадии заключения договора, поскольку при подаче заявки потенциальный контрагент соглашается со всеми условиями закупочной документации и готов выполнить все обязательства по договору.

После подведения итогов закупочной процедуры заказчик, подготовив проект договора, направляет его на подпись победителю процедуры. Согласно ст. 433 ГК РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма[4].

В соответствии с нормами ФЗ № 223 договор по результатам конкурентной закупки можно заключить не ранее чем через 10 дней и не позднее чем через 20 дней с даты размещения в ЕИС итогового протокола, составленного по результатам конкурентной закупки (ч. 15 ст. 3.2 ФЗ № 223)[5].

В Положении о закупке рекомендуется прописать последовательность действий, при подписании договора как со стороны организатора процедур, так и со стороны поставщика (подрядчика, исполнителя), и указать в нем (при необходимости):

  • пакет документов, который необходимо предоставить при заключении договора (каждый заказчик индивидуально определяет перечень нужных сведений, которые должен направить ему контрагент);
  • порядок и сроки предоставления документов (в том числе — протокола разногласий) (способы направления документов могут быть различными: нарочно, почтовым письмом с уведомлением, курьером, по e-mail. В случае заключения соглашения в электронной форме, проект договора и протокол разногласий (при наличии) отправляются через функционал электронной торговой площадки).

Изменение проекта договора на стадии приема заявок на участие в закупке

Стоит помнить также о возможности внесения изменений заказчиком в закупочную документацию, в том числе — в проект договора на стадии приема заявок.

Читайте также:  Увольнение сотрудника, который не прошел испытание

В этом случае потенциальному поставщику (подрядчику, исполнителю) следует инициировать общение с организатором процедуры путем направления запроса на разъяснение положений закупочной документации, с целью уточнения отдельных пунктов будущего договора, либо исправления опечаток и технических ошибок. При этом следует помнить, что вносить корректировки в размещенный проект соглашения является правом, а не обязанностью заказчика.

Направление протокола разногласий. Срок его рассмотрения заказчиком

  1. В случае наличия спорных моментов по проекту договора участник закупки может составить протокол разногласий с указанием замечаний к положениям соглашения, не соответствующим извещению, документации о конкурентной закупке и своей заявке, с указанием соответствующих пунктов таких документов[6].

  2. Организатор процедуры рассматривает протокол разногласий и направляет участнику такой закупки доработанный проект договора, либо повторно направляет проект договора, прописывая  в отдельном документе причины отказа учесть полностью или частично содержащиеся в протоколе разногласий замечания[7].

  3. В случае несоблюдения данного порядка обоснования отказа в принятии заявленных поправок участника, заказчик (при рассмотрении спора в антимонопольном органе) может быть признан нарушившим нормы действующего законодательства[8].

  4. Срок рассмотрения заказчиком направленного контрагентом протокола разногласий не указан в ФЗ № 223, однако, предполагается, что согласование сторонами всех возникший разночтений необходимо завершить, не превышая 20-дневный срок подписания договора.

    Перед тем, как направить протокол разногласий, поставщику (исполнителю, подрядчику) следует:

  • изучить порядок его направления, указанный в закупочных документах заказчика;
  • определить несоответствие проекта договора закупочной документации и своей заявке;
  • подготовить соответствующий документ с указанием имеющихся замечаний (при этом не допускается менять существенные условия договора).

Пример из практики

В антимонопольную службу поступила жалоба участника торгов на действия заказчика при осуществлении закупки в форме запроса котировок на поставку жидкого котельного топлива (мазут).  По мнению поставщика, организатор закупки неправомерно признал его уклонившимся от заключения договора.

Рассмотрев материалы дела, комиссия УФАС установила, что п. 5.2 ч. 5 закупочной документации установлено, что победитель запроса котировок не вправе отказаться от заключения договора и обязан подписать его не ранее чем через 10 дней и не позднее 15 дней с даты размещения итогового протокола в ЕИС.

Победитель закупки направил заказчику протокол разногласий к проекту договора по истечению регламентированного срока для подписания соглашения.

В своем решении антимонопольный орган пришел к выводу, что поскольку нормы действующего законодательства не содержат ограничений для заказчиков устанавливать сроки подписания договора в рамках, установленных ч. 15 ст. 3.

2 ФЗ № 223 (между десятью и двадцатью днями с даты размещения в ЕИС итогового протокола), заключать соглашения нужно исходя из потребности заказчика. Участник закупки, самостоятельно принявший решение об участии в процедуре, и претендующий на выполнение обязательств по договору, обязан учесть специфику его заключения и соблюсти все предусмотренные для этого условия. (Решение по делу № 028/07/3-380/2020 Амурского УФАС от 30.07.2020).

Несогласие с отдельными пунктами договора и направление протокола разногласий заказчику – возможность победителя закупки исправить имеющиеся неточности и скорректировать данные будущего соглашения.

Не стоит пренебрегать таким правом и бездействовать, в противном случае поставщик может подписать договор на тех условиях, которые изначально не были предусмотрены закупкой или его заявкой.

Стоит учесть тот факт, что даже если договор заключен с нарушением положений ФЗ № 223, заказчику все равно придется оплатить контрагенту поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги)[9].

Форма протокола разногласий

Единого шаблона оформления протокола разногласий в закупочной практике нет. Контрагенты, как правило, по своему усмотрению в произвольной форме готовят такой документ и направляют его на согласование заказчику.

Отказ заказчика от протокола разногласий

Как правило, у организатора закупок не возникает вопросов к протоколу разногласий, который соответствует требованиям процедуры и содержит указание на неточность данных в проекте договора (например, исправление банковских реквизитов, орфографических ошибок и др).

Однако на практике бывают случаи, когда поставщик (подрядчик, исполнитель), изучив более подробно условия предстоящей сделки, просит в протоколе разногласий изменить, к примеру, порядок оплаты, срок поставки, место доставки груза и пр. В таком случае заказчик имеет право не принимать заявленные новые условия контрагента и повторно направить ему исходную редакцию проекта договора.

 В случае несогласования в надлежащей форме условий, указанных в протоколе разногласий, по общему правилу договор считается незаключенным.

Пример из практики

Работа с договорными документами | 1С:Документооборот 8

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

  • подготовка договора;
  • согласование договора;
  • контроль возврата переданных экземпляров;
  • учет сопроводительных документов;
  • учет срока действия;
  • исполнение обязательств;
  • расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

  • продлевает договоры при необходимости;
  • отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
  • контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения.

Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project.

Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

  • планирование — для составления плана проекта;
  • отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
  • контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
  • анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
  • полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
  • диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

  • черновики;
  • согласованные материалы;
  • скан-копии подписанных оригиналов;
  • вспомогательные файлы.

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

  • подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
  • настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
  • подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор.

Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону.

При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

  • при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
  • при досрочном расторжении договора;
  • при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Автоматическое продление договора

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

  • список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
  • список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
  • отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!

Полная версия презентации «Работа с договорными документами» (pdf)

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *