Сокращение затрат на персонал. неочевидные способы безопасной экономии

«Планово-экономический отдел» №2 2018 / Управление затратами

Любая производственная компания стремится увеличить прибыль и снизить расходы. Один из самых распространенных и бюджетных способов снижения затрат — экономия ресурсов организации. Рассмотрим, как снизить затраты без особых усилий и капиталовложений, не изменяя основную технологию производственных процессов.

Значимые и неоправданные затраты компании

Перед разработкой стратегии снижения затрат нужно наладить систематический учет расходов на всех участках и в подразделениях компании и выявить неоправданные затраты. Для этого необходимо:

  • четко контролировать использование ресурсов;
  • нормировать расходы;
  • выяснять причины роста сверхнормативных затрат и принимать меры по их ликвидации.

Чтобы улучшить контроль в учете, можно разделить затраты на две группы:

  • прямые — непосредственно зависят от объема выпускаемой продукции, выполненных работ, услуг (материальные затраты, технологические потери, сдельная заработная плата производственных рабочих, подрядные работы на изготовление изделий, выполнение работ);
  • косвенные — от объема производства напрямую не зависят (общепроизводственные и общехозяйственные расходы).

Далее компания должна выбрать затраты, которые больше всего влияют на прибыль, и определить, какие из них могут быть снижены без ущерба для производственной деятельности.

Уровень существенности влияния на прибыль каждая компания определяет индивидуально. Может учитываться удельный вес каждой статьи расходов в доле прибыли или периодичность возникновения расходов, влияние на качество продукции, целесообразность их осуществления.

Значимыми затратами для компании будут:

  • стоимость материалов, используемых в производстве;
  • заработная плата производственного персонала с социальными отчислениями;
  • расходы на брак и внеплановые простои;
  • электроэнергия;
  • коммунальные платежи;
  • вывоз мусора и отходов;
  • услуги связи и др.

Пример классификации расходов по степени значимости и возможности их корректировки представлен в табл. 1.

Сокращение затрат на персонал. Неочевидные способы безопасной экономии

Стратегия снижения затрат и экономии ресурсов

Определив затраты, которые будут скорректированы, вырабатывают стратегию снижения затрат и экономии ресурсов, где указывают затраты, которые необходимо снизить, мероприятия по их сокращению и экономический эффект. Пример такой стратегии приведен в табл. 2.

Сокращение затрат на персонал. Неочевидные способы безопасной экономииСокращение затрат на персонал. Неочевидные способы безопасной экономии

Рассмотрим, как можно экономить на ресурсах компании.

Экономим на сырье и материалах

  • Затраты на сырье и материалы можно сократить за счет использования менее дорогостоящих материалов (не в ущерб качеству выпускаемой продукции).
  • Чтобы получить возможность перейти на менее дорогостоящие материалы (например, отечественные), вносим конструктивные изменения в технологический процесс.
  • Важная деталь: аналоговые отечественные материалы должны быть качественными и соответствовать техпроцессу.
  • ПРИМЕР 1

Мебельная фабрика использовала для обивки мебели импортный материал.

Из-за инфляции и роста курса евро импортный материал стал для компании слишком дорогим, поэтому было принято решение заменить его на аналоговый отечественный.

Компания нашла российского производителя жаккардовой ткани. Этот обивочный материал соответствовал необходимым характеристикам: качество, прочность, плотность, красивая драпировка, долговечность и износоустойчивость.

Рассчитаем экономический эффект от использования в производстве отечественного материала. Будем исходить из следующих данных:

  • цена импортной ткани — 15 евро/м, отечественной — 9 евро/м (в полтора раза дешевле импортной);
  • на обивку дивана идет 15 м ткани, на кресло — 8 м;
  • фабрика выпустила за квартал 50 диванов и 100 кресел.

Расчет экономического эффекта от использования отечественного материала представлен в табл. 3.

Экономия материальных расходов за квартал от использования в производстве отечественной ткани составила 9300 евро, или 647 280 руб. (по курсу 69,6 руб./евро на дату пересчета).

Материальные расходы можно сократить и за счет скидок от поставщиков, получения более выгодных условий поставок. В данном случае нужно мониторить цены и условия поставки у разных поставщиков. Как правило, дешевле закупать товар у производителей. Условия поставки оговариваются в договоре.

Нужно найти поставщика, который может предоставить скидку или рассрочку платежа при определенных условиях. Например, постоянным клиентам за определенный объем закупок предоставляется рассрочка платежа в течение трех месяцев при условии 30 % оплаты аванса.

Многие компании начисляют постоянным покупателям бонусы, что также снижает цену покупки.

Экономим на выплатах сотрудникам

Нужно осторожно относиться к сокращению расходов на оплату труда, так как по трудовому законодательству зарплата должна не сокращаться, а наоборот, расти в соответствии с уровнем инфляции (индексироваться).

Индексация заработной платы

Сокращение бизнес-расходов: 10 рабочих способов

Малый бизнес всегда очень чутко реагирует на любые изменения в законодательстве и экономической ситуации в стране. С нового года НДС составит 20%, что неизбежно приведет к снижению покупательской способности на все. С июля 2019 года вступит в силу 3-й этап закона об онлайн-кассах, который охватит абсолютно всех предпринимателей.

Что предпринять, чтобы бизнес остался успешным, а сотрудников не пришлось увольнять? Лучшим способом станет грамотное сокращение бизнес-расходов. Как это сделать выгодно и безболезненно, не нарушая закон? Рассмотрим 10 рабочих способов.

1. Аренда более дешевой коммерческой недвижимости2. Снижение налоговой нагрузки3. Часть сотрудников – удаленно4. Аутсорсинг вместо непрофильных отделов5. Отказ от неэффективных инструментов маркетинга и рекламы6. Отказ от нерентабельных проектов7. Совместные промо и бартер8. Проверить «прочие расходы»9. Закупки б/у вместо нового10. Автоматизация бизнес-процессов и сервиса

1. Аренда более дешевой коммерческой недвижимости

В 2014 году Тверская улица в Москве опустела буквально за месяц. Исчезли яркие вывески, витрины опустели, пропали промоутеры у входа в метро.

Такова была реакция бизнеса на резкое увеличение стоимости аренды недвижимости в центре столицы.

Причем переехать в более бюджетные места предпочли не только организации малого бизнеса (нотариусы и адвокаты, дизайнерские бутики, антикварные магазины и т.д.), но и крупные супермаркеты, сетевые ритейлеры одежды и обуви, банки.

С тех пор тренд вынесения офисов и точек продаж из центра на периферию становится все сильнее. Главная причина – стоимость аренды квадратного метра. Она всегда будет ниже в удаленных от центра районах.

Но и посещаемость в спальных районах может оказаться куда выше, чем в центре.

Задумайтесь: если у вас автосервис, химчистка, парикмахерская или любая другая организация сферы услуг, нужен ли вам статусный и дорогой центр города?

Также подумайте, нужен ли вам такой большой офис, торговый зал или склад? Возможно, уменьшение площади арендуемой недвижимости решит проблемы.

Еще один способ – арендовать жилое помещение, которое обойдется существенно дешевле коммерческой недвижимости. Для небольших организаций (нотариальная контора, небольшой салон красоты) в спальном районе это может оказаться не только самым доступным, но и самым удобным вариантом сокращения расходов для бизнеса.

Некоторые стартапы предпочитают отказаться от офиса вообще. Альтернатива – регулярные встречи команды в коворкинге и использование программ для совместной удаленной работы. Но, как правило, долго в таком режиме организация существовать не может. Офис (хотя бы очень маленький) открывать в итоге приходится.

Сокращение затрат на персонал. Неочевидные способы безопасной экономии

2. Снижение налоговой нагрузки

Проверенный и самый популярный сегодня метод снижения налоговой нагрузки – переход на спецрежим (ЕНВД, УСН, ЕСХН, патент). Налоговые льготы полагаются организациям, развивающим инновационные производства, предпринимателям без наемных работников, самозанятым и т.д.

Организации с относительно невысокой выручкой могут получить освобождение от уплаты НДС. Для этого ИП или ООО должны быть на общей системе налогообложения, заниматься не подакцизными товарами, а выручка за квартал не должна превышать 2 млн рублей без учета налогов.

Также существуют различные налоговые вычеты для малого бизнеса. Например, за установку онлайн-кассы предприниматели могут вернуть до 18 тысяч рублей. Все самые важные вопросы и ответы об обязательной установке онлайн-касс с 1 июля 2018 года мы рассмотрели в этой статье.

3. Часть сотрудников – удаленно

Оптимизация штата для снижения бизнес-расходов совсем не обязательно грозит увольнением части сотрудников или срезанием им зарплаты. Таких радикальных методов можно избежать, если перевести часть людей на удаленный режим работы. Для вас – экономия на рабочем месте.

Для сотрудника – удобство и даже дополнительная мотивация. О работе удаленно, как способе нематериальной мотивации в малом бизнесе, мы писали в одном из предыдущих материалов.

Кроме того, вы можете привлекать специалистов из любых регионов, где зарплаты могут быть существенно меньше, а выбор хороших сотрудников – больше.

Подумайте, нужно ли, например, менеджеру по работе с клиентами быть в офисе с 9.00 до 18.00. Возможно, лучше организовать ему постоянную связь по телефону, почте и мессенджерам? Подавляющее большинство интернет-магазинов поступают именно так.

Конечно, в этом случае важно не дать слишком много свобод. Помочь могут четко поставленные KPI не только с объемами, но и со сроками выполнения работ. И важно понимать, что стратегически важных сотрудников и управленцев переводить на полностью удаленный режим работы категорически нельзя. Поэтому сделать полностью удаленный офис вряд ли получится.

4. Аутсорсинг вместо непрофильных отделов

Не обязательно держать свой отдел логистики или ВЭД, если вы, например, занимаетесь только продажей зарубежных товаров, но не их импортом. Также многие компании малого бизнеса предпочитают пользоваться услугами внешнего подрядчика по юридическим или бухгалтерским вопросам, дизайну, созданию и поддержке сайтов и т.д.

Читайте также:  Срок годности активированного угля: есть ли данный период у препарата в таблетках и какой, можно ли принимать, если истек, имеет ли признаки испорченный продукт?

Плюсы такой стратегии очевидны. Во-первых, не нужно тратиться на содержание и обучение персонала. Во-вторых, это сдельная оплата труда (за проект или за конкретные объемы работ, а не по ставке в месяц штатному специалисту, который половину этого времени может быть не занят ничем).

Среди основных минусов – предоставление информации третьим лицам. В корпорациях с подрядчиками часто подписывают соглашение о неразглашении. Но в малом бизнесе это практически не работает. Кроме того, у подрядчика часто не бывает общей картины вашей ситуации. Даже если вы обращаетесь к одному и тому же партнеру, исполнители по вашему проекту могут быть разными.

5. Отказ от неэффективных инструментов маркетинга и рекламы

Сегодня даже крупный бизнес сокращает расходы на рекламу и маркетинг. Так, в 2017 году Procter & Gamble сократила выпуск рекламы на 41% за год и вдвое уменьшила количество интернет-ресурсов, где размещалась реклама продуктов. Бюджеты на рекламу и маркетинг сильно урезали российские банки и автопроизводители. Средний и малый бизнес также следуют этому тренду.

Руководитель отдела маркетинга ПланФакта недавно рассказал на страницах VC.ru о современных работающих способах привлечения клиентов, прочитайте обязательно.

Приходится признать, что в эпоху соцсетей и авторского контента еще недавно результативные маркетинговые каналы больше не работают. Поэтому стоит сесть и внимательно пересмотреть все свои инструменты продвижения.

Как экономить на сотрудниках во время пандемии

Сегодня никто не может гарантировать, что в России и в мире не поднимется вторая волна пандемии. Но еще во время первой многие компании израсходовали денежную подушку. Так что на первый план выходит поиск способов более экономичного ведения бизнеса.

Один из видов затрат, подающихся снижению, – расходы на сотрудников. В этой области есть широкие возможности для оптимизации. И отнюдь не только путем сокращений штата и урезания зарплат.

Сейчас российские компании вынуждены принимать непопулярные кадровые решения – как вследствие снижения платежеспособности и снижения числа заказов из-за пандемии, так и по более традиционным причинам.

Почти треть (29%), согласно исследованию Центра стратегических разработок, уже оптимизировали фонд оплаты труда: ввели удаленную работу с меньшей оплатой, сократили штат и зарплаты, перевели часть работников на контракты. 40% планируют принять такие решения в будущем.

Каждая вторая компания говорит, что, вероятно, снизит численность сотрудников примерно на 13%. Каждая пятая планирует снизить зарплаты. Но вместе с тем существуют и другие способы снижения фонда заработной платы.

Перевод сотрудников на «дистанционку»

В настоящее время, пока не приняли поправки в законодательство, многие работодатели полагают выгодным сохранение дистанционного формата работы для части офисных работников.

Чаще всего удаленно работать приходилось специалистам по рекламе и маркетингу (61,2%), а также информационным технологиям (58,2%). В сфере бухгалтерского учета, аудита и права такой подход практиковали 53% компаний.

Заметно реже удаленно трудились в архитектурных и инжиниринговых компаниях (32%).

Онлайн-форматы оказались востребованными в бизнес-образовании – их использовали 46,4% организаций сектора для обучения и повышения квалификации сотрудников.

При этом удаленное взаимодействие с клиентами применялось практически повсеместно: коммуникации по электронной почте использовали 97,3% компаний, 75,1% – общались с помощью мессенджеров, 69,4% – использовали видеосвязь, 41,2% компаний обменивались с клиентами материалами с помощью облачных хранилищ и репозиториев.

  • Плюсы дистанционного формата работы:
  • •экономия офисных расходов;
  • •экономия расходов на телефонию и связь;
  • •возможность снижения заработной платы, в случае если работники задействованы неполный рабочий день.
  • По общему правилу дистанционная работа обладает следующими признаками:
  • •нахождение работника вне места нахождения работодателя;
  • •нахождение работника вне места нахождения обособленного подразделения;
  • •взаимодействие между работником и работодателем;
  • •использование сети Интернет.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. В нем указываются особые условия.

Как усматривается из положений Трудового кодекса РФ о дистанционной работе, место работы дистанционного работника определяется вне места нахождения работодателя. Кроме того, в некоторых случаях работодатели предусматривают условия в отношении смешанного характера работы. Например, когда несколько дней работник проводит в офисе, а несколько дней работает дистанционно.

Также в законодательстве нет запрета на командирование дистанционных работников. Служебной командировкой признается поездка работника, совершаемая на определенный срок по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 57 ТК РФ место работы работника указывается в трудовом договоре. При этом из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.

1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

Из этого следует, что поездка дистанционного работника из места, где он непосредственно трудится, до места нахождения работодателя является служебной командировкой.

У дистанционной работы существует ряд особенностей. Во-первых, предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя.

Во-вторых, существует особенность предоставления работнику документов о дистанционной работе.

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Перевод сотрудников на четырехдневную неделю

Четырехдневная неделя позволяет сэкономить на заработной плате. Такая мера коснулась сотрудников «Сибура», ОАО «РЖД» и ряда других компаний.

Суть экономии достаточно проста, поскольку в этом случае работодатель выплачивает заработную плату пропорционально отработанному времени.

Сокращенное рабочее время работодатель вводит в связи с кризисными явлениями, в связи с коронавирусной инфекцией, что позволяет получить благоприятный экономический эффект и не увольнять работников.

Пример:

ОАО «Российские железные дороги» («РЖД») из-за ситуации с распространением коронавируса рассматривают возможность перехода на режим неполного рабочего времени.

В письме членам правления глава «РЖД» объясняет необходимость таких мер трудностями, с которыми столкнулась железнодорожная отрасль на фоне экономического спада в I квартале 2020 года: падение погрузки более чем на 5%, грузооборота – на 5,9%, а пассажирских перевозок – почти на 40%. Все это приводит к снижению источников финансирования инвестиционной программы компании и «разрыву финансовых потоков обеспечения операционной деятельности».

В связи с этим крайне важно обеспечить как социальную стабильность в трудовых коллективах, так и сохранить высокий кадровый потенциал работников компании.

Сокращенная продолжительность рабочего времени подразделяется на несколько видов:

1) неполный рабочий день (смена). При таком режиме сокращается продолжительность работы за день (смену). Например, работник в смену вместо восьми часов трудится шесть, но количество рабочих дней остается такое же, как и при восьмичасовом рабочем дне;

2) неполная рабочая неделя. При таком режиме сокращается количество рабочих дней при неизменной продолжительности рабочего дня (смены). Например, работник трудился пять дней

  1. в неделю по восемь часов, а после установления неполной рабочей недели будет работать только три дня;
  2. 3) смешанный режим. Для того чтобы установить сокращенное рабочее время, необходимо определить:
  3. • категории работников, имеющих право на сокращенное рабочее время;
  4. • период, на который вводится сокращенное рабочее время.

Документальным основанием для введения сокращенного рабочего времени будет являться приказ. В некоторых случаях для работников прямо предусмотрено право на сокращенное рабочее время. Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается для работников:

  • • в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю;
  • • в возрасте от 16 до 18 лет – не более 35 часов в неделю;
  • • являющихся инвалидами I или II группы – не более 35 часов в неделю;
  • • на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным 3-й или 4-й степени или опасным – не более 36 часов в неделю.

И естественно, проще всего перевести на неполную рабочую неделю тех сотрудников, которые и так не должны работать полное время. Например, в кафе можно взять студентов.

Установление сокращенного рабочего времени

Неполную рабочую неделю необходимо отличать от неполного рабочего дня. Действительно, в некоторых случаях достаточно просто сократить рабочие часы, особенно если речь идет о работе в летнее время, когда по практике у многих компаний работы меньше. У других же (например, в сфере туризма), наоборот, работы прибавляется, а вот осенний период повлечет снижение спроса.

Для некоторых сотрудников прямо предусмотрен неполный рабочий день. Так, согласно ст. 350 ТК РФ для медицинских работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 39 часов в неделю. В зависимости от должности и (или) специальности продолжительность рабочего времени медицинских работников определяется Правительством РФ.

  1. Неполное рабочее время может быть установлено в виде:
  2. •неполного рабочего дня (например, не восьмичасового, а шестичасового);
  3. •неполной рабочей недели (например, с работой по восемь часов в день, но три дня в неделю вместо пяти);
  4. •смешанного режима неполного рабочего времени (например, с работой по четыре часа в день вместо восьми и три дня в неделю вместо пяти).
Читайте также:  Деловая репутация компании и репутационный ущерб

Работа в режиме гибкого рабочего времени

В кризисное время работодатели часто переводят работников на режим гибкого рабочего времени. Такой перевод также осуществляется на основании согласия работника.

Гибкий график может быть так называемой уловкой работодателей, когда работник работает в режиме гибкого рабочего времени, но при этом работодатель может злоупотреблять этим, особенно если гибкий режим совмещается с дистанционной работой.

Гибкий график работы – это форма рабочего времени, при которой по соглашению сторон устанавливаются определенные временные рамки, в течение которых допускается регулирование работником своего рабочего времени. Такой график может устанавливаться как для подразделений, так и для отдельных сотрудников.

Режим гибкого рабочего времени предусматривает скользящий график работы, который устанавливается по взаимному согласию работника и работодателя при приеме на работу либо в течение всей трудовой деятельности.

Данный режим может быть установлен как на определенный срок, так и на неопределенный, оформляется распорядительным документом работодателя. Режим гибкого рабочего времени чаще всего применим в случаях, когда использование обычных графиков малоэффективно или невозможно.

Нецелесообразным является применение режима гибкого рабочего времени в случаях непрерывного производства, трехсменных графиков работы, а также при видах производства с особыми правилами техники безопасности.

Продолжительность основных составляющих частей гибкого режима рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка организации. Учетным периодом могут считаться неделя, месяц, квартал и другие варианты режимов, которые более удобны для работника и организации. Считается, что работа в режиме гибкого рабочего времени способствует повышению производительности труда.

Основными признаками режимов являются скользящие (гибкие) графики работы. Они устанавливаются по соглашению между работодателем и работником как при приеме на работу, так и в период трудовой деятельности работника.

Введение гибкого рабочего времени оформляется приказом работодателя и не изменяет нормирования и оплаты труда, порядка предоставления установленных законодательством льгот и преимуществ.

Учет рабочего времени, соответственно, ведется путем суммированного учета.

Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени, с тем чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать одного года.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период, соответственно, уменьшается.

Снижение премирования и оплаты труда

Снижение оплаты труда представляется для многих компаний наиболее простым вариантом экономии на сотрудниках. При этом многие работодатели забывают согласовать снижение заработной платы с самими работниками. В результате такие действия работодателей вызывают достаточно много проблем, в том числе обращение работников в трудовую инспекцию, прокуратуру и суд.

Работодатель вправе изменить условия трудового договора (в том числе заработную плату) в случае, когда прежние условия труда не могут быть сохранены вследствие изменения организационных или технологических условий труда. В остальных случаях изменение условий трудового договора (в том числе зарплаты) возможно только по соглашению сторон, выраженному в письменной форме.

К числу организационных изменений могут быть, например, отнесены:

• изменения в структуре управления организации;

• внедрение определенных форм организации труда (бригадные, арендные, подрядные и др.).

  • В число технологических изменений условий труда, например, входят:
  • • внедрение новых технологий производства;
  • • внедрение новых машин, станков, агрегатов, механизмов;
  • • усовершенствование рабочих мест;
  • • разработка новых видов продукции;
  • • изменение или введение новых технических регламентов.
  • Вышеуказанные перечни являются открытыми и носят оценочный характер.
  • Снижение продаж и ухудшение финансового положения организации не могут являться причинами, позволяющими работодателю в одностороннем порядке изменить размер зарплаты.

Проще всего работодателю снизить премию. В положениях о премировании работодатели часто предусматривают возможность снижения премии в случае отсутствия экономических результатов.

К тому же работодатели увольняют работников и не выплачивают премии, что также является обычной практикой.

Однако прекращение трудового договора по общему смыслу закона не лишает работников права на получение соответствующего вознаграждения за труд, в том числе в части стимулирующих выплат, за фактически отработанное время.

Трудовым законодательством не установлен порядок оформления неначисления или снижения размера премии. Издание отдельного приказа не требуется. Также не предусмотрено указание в приказе о наложении дисциплинарного взыскания, факта лишения работника премии. Поэтому снизить премию возможно путем установления соответствующих положений в локальном акте.

Сокращаем издержки: на чем можно сэкономить при подборе сотрудников | Rusbase

2020 год выдался непростым для бизнеса, поэтому в ближайшее время тема сокращения издержек будет близка очень многим компаниям. Зона HR, как правило, попадает под оптимизацию одной из первых. К примеру, по данным исследования KPMG, 59% компаний в ближайший год займутся оптимизацией расходов на персонал.

Мария Коберидзе, старший менеджер Staffjet (группа компаний Ancor), рассказывает, как можно сократить затраты на подбор массового персонала без падения эффективности и качества. 

Сокращаем издержки: на чем можно сэкономить при подборе сотрудников Дарья Мызникова

Самое важное — правильно считать стоимость подбора кандидата. По нашему опыту, мало кто действительно умеет это делать.

Допустим, компания знает общий бюджет на подбор, может детализировать расходы на разные каналы и даже оценить стоимость привлечения кандидата, но все равно остается очень много нюансов, не учитываемых на уровне эйчар-департамента: например, стоимость расходов на каждого штатного сотрудника с учетом всех соцвыплат, стоимость оборудования, связи.

Большинство компаний считают затраты только на рекламу (привлечение кандидатов) и затраты на отдел персонала, но не учитывают стоимость затрат на телекоммуникации, внутренние системы, стоимость рабочего места сотрудников, стоимость рабочего времени сотрудника бизнес-подразделения или времени вовлеченного топ-менеджемента.

Главный принцип — считать затраты на все технические и человеческие ресурсы, вовлеченные в процесс подбора.

Если сложить все эти данные, может оказаться, что самостоятельный подбор бизнесу обходится дорого и выгоднее работать с агентством.

Например, отдельные элементы рекрутинговых процессов в агентстве будут дешевле и эффективнее за счет автоматизации и больших объемов: внутренний менеджер за час обзвонит 10 кандидатов, а автодозвон позволит охватить 100.

В итоге стоимость каждого звонка или обработка каждого лида на аутсорсе может выйти дешевле.

Unsplash

Оптимизируйте процесс приема на работу

Важный пункт, который часто упускают из виду при разговоре про бюджет на подбор, — воронка кандидатов. Знаете ли вы, какой процент соискателей доходит до собеседований? А до проверки службой безопасности? До медосмотра? Какой процент выходит на работу?

Проблема обычно заключается в том, что от момента успешного собеседования до трудоустройства соискатель проходит проверку службой безопасности и медицинский осмотр. Все это занимает время, и вот уже потенциальный сотрудник, не доходя до финала, уходит в другое место.

Чтобы минимизировать такой риск, следует максимально запараллелить все процессы, а еще лучше в этап прохождения всех необходимых процедур включить адаптационное обучение, чтобы соискатель уже чувствовал себя частью команды.

 Так можно минимизировать «потерю» кандидатов на каждом этапе. 

По нашему опыту, именно показатель воронки определяет стоимость подбора: до вас доходит 30% или 3%? Тут стоимость кандидата будет отличаться в разы!

Приведем пример для компаний из сегмента розницы: две компании с одинаковыми требованиями к кандидатам, с аналогичными этапами, однако у одной компании цикл подбора занимает три дня (за счет параллельных процессов), а у второй — семь дней. Процент потери трудоустроенных кандидатов у второй компании снижается вдвое.

Воронка от записанного на собеседование кандидата до трудоустроенного у первых 14%, а у вторых — 7%. Как следствие, у представителей второго ретейлера увеличивается стоимость найма одного кандидата с 3 до 6 тыс. рублей.

Читайте также:  Мнение коллег-юристов. в чем преимущества надомной работы?

Воронка от записанного на собеседование кандидата до трудоустроенного ниже 3% и вовсе делает каждого сотрудника «золотым».

Экономьте на объемах

Если вы регулярно нанимаете большое количество людей в разных городах, то правильно выстроенная маркетинговая онлайн-кампания может принести лучший результат, чем классические работные сайты.

Небольшой ликбез. Сейчас многие компании заметили, что к рекрутменту можно применить маркетинговые инструменты, то есть продвигать объявление о найме как любой товар и платить не за размещение вакансии, а за отклики кандидатов. Этот способ продвижения называется лидогенерацией, а модель оплаты — CPA (оплата за действие).

Вы можете более целенаправленно расходовать бюджет: вы платите за реальные отклики, точно знаете, что ваша вакансия работает, а не просто размещена.

Используйте точечный подбор 

Но если вам нужен точечный подбор кадров или вы набираете персонал в одном городе, тогда выгоднее разместить вакансию на работном сайте или обратиться в местное кадровое агентство. Локальные игроки лучше ориентируются в местном рынке. Особенно это применимо в том случае, если для вас подбор в этом городе — разовая задача. 

На региональных рынках хороший результат дают местные сообщества в социальных сетях: вы можете самостоятельно разместить в них объявления о вакансиях.

Будьте реалистом

Давайте признаем, что технологии в моде. Даже небольшие компании стремятся к цифровизации внутренних процессов, потому что это один из признаков современности и продвинутости бизнеса. Однако не всегда стоит идти за модой, даже очень полезной. Маленькие компании часто неоправданно тратятся на новые технологии там, где в их случае можно обойтись старыми проверенными инструментами.

Выбирая тот или иной инструмент, нужно руководствоваться следующими факторами:

  1. Город, регион, в котором вам нужен персонал. Например, Анапа — прекрасный город, но местный рынок труда кандидатов не готов к диджитал-инструментам. Противоположность ему — Новокузнецк с очень активной онлайн-аудиторией.
  2. Категория вакансий. Ищете ли вы продавца-консультанта или портного, для каждого из них подходят свои каналы.
  3. Портрет кандидата. Важно, чтобы ваша аудитория была в онлайне и увидела онлайн-рекламу. 
  4. Наличие ресурса для построения и реализации процесса. Это касается как команды по подбору, так и технологических инструментов.
  5. Наличие бюджета.

2021 год, вероятно, внесет коррективы в рекрутинговую политику многих компаний.

В этом материале мы хотели показать, что сейчас на рынке много инструментов для привлечения персонала, но важно помнить, что, помимо этого, нужно будет качественно и быстро обработать входящий трафик.

Уделите время мониторингу опций и просчетам: при грамотном подходе вы сможете тратить бюджеты более эффективно.  

Unsplash

Правила снижения издержек при подборе массового персонала

  1. Правильный расчет стоимости подбора кандидата.
  2. Параллельность всех процессов трудоустройства.
  3. Маркетинговая онлайн-кампания вместо работных сайтов при массовом найме в разных городах.

  4. Точечный подбор и использование социальных сетей для подбора кадров в регионах.
  5. Выбор инструментов для кадрового подбора в зависимости от реальных возможностей компании.

Фото на обложке: Shutterstock/oatawa

Как снизить расходы компании ???????? Пути снижения издержек — Контур.Бухгалтерия

Собственники и топ-менеджеры бизнеса стараются снизить издержки. Экономия и оптимизация затрат — это те вопросы, которыми стоит задаваться регулярно. Расскажем о методах снижения издержек.

Переменные и постоянные затраты

Как работать с издержками? В первую очередь стоит разделить затраты на переменные (те, которые зависят от сезонности, объемов сбыта) и фиксированные (регулярные платежи каждый месяц). Стоит учитывать, что в рамках одной статьи расходов могут быть и переменные, и постоянные издержки. 

Например, заработная плата сотрудников может состоять из оклада и премиальной части. Оклады — это постоянные затраты, которые легко посчитать и внести в финансовый план хоть на год вперед. Премии и бонусы — это переменные, которые зависят от того, как сотрудники выполняют планы. 

Аренда офисных и производственных помещений, казалось бы, тоже целиком и полностью относится к постоянным затратам. Однако если необходимо на короткий период арендовать склад, торговое место на выставке или ярмарке, то это уже переменные затраты. 

Коммунальные платежи тоже могут быть двух видов. Например, это фиксированная ставка за содержание жилья, клининг и оплата за свет, воду и тепло, которая каждый месяц может быть разной. 

Стоимость сырья, комплектующих скорее будет отнесена в переменным издержкам, так как на цену влияет общее состояние рынка. 

При оптимизации постоянных издержек стоит сразу же стратегически смотреть на договор аренды офиса, его локацию, условия эксплуатации, фонд оплаты труда, отношения с поставщиками.

Так, если изначально найти офис дешевле, то в течение долгого времени доля затрат на него будет небольшой.  Опять же, учитывая качество офиса, можно спрогнозировать и переменные издержки.

Например, если офис холодный, то за счет использования обогревателей и тепловентиляторов, вырастут затраты на электричество в холодный период.

Если управляющая компания не оказывает услуги по уборке помещений, то придется нанимать клининг самостоятельно или вводить в штатное расписание должность уборщицы. 

С постоянными издержками нужно работать в первую очередь, так как в периоды сезонного спада или во время кризиса они будут съедать большую часть оборота компании. 

Оптимизация затрат на содержание штата 

Фонд оплаты труда — одна из существенных статей затрат. Помимо денег, которые работник получает на руки, работодатель уплачивает за него взносы.

Один из способов снизить расходы на оплату труда — переводить часть задач на аутсорсинг и нанимать на работу самозанятых. Такой вариант подойдет для сотрудников, которые не заняты в основных бизнес-процессах компании.

Вывести за штат можно хозяйственные службы, бухгалтеров, рекрутеров, маркетологов. 

Еще один способ сокращения затрат на персонал — это перевод части штата на удаленную работу. В этом случае освобождаются офисные площади, что тоже косвенно влияет на снижение издержек. 

Еще один способ снизить затраты на персонал — это пересмотреть систему компенсаций и льгот. Например, компенсации за питание, занятия спортом, использование своего оборудования и автомобиля. Вполне вероятно, что какие-то тарифы давно не пересматривались или сотрудник уже не пользуется автомобилем в тех объемах, что раньше, поэтому и платить ему можно меньше. 

Переход от больших окладов к большим премиям мотивирует сотрудников тщательнее выполнять свои обязанности, что косвенно повлияет на производительность и эффективность работы.

Минусы такой системы — это существенное снижение зарплаты сотрудника в низкий сезон или во время кризиса. Да и не всем такая система подойдет.

Поэтому главное — тщательно продумать систему мотивации, в том числе учитывать не только количественные показатели, но и качественные. 

Собственный офис или аренда

За решением купить свой офис часто стоит желание сократить расходы на аренду. Покупка офиса или производственного помещения может быть оправдана, если арендовать офис менее выгодно. Например, в этом районе дефицит нежилых помещений, аренда высокая или бизнес позволяет легко передать часть собственных помещений в субаренду. 

Минусы покупки помещения или оборудования связаны с необходимостью изымать собственные средства из оборота или оформлять кредит в банке. В этом случае стоит просчитать несколько вариантов развития событий — и в случае масштабирования бизнеса, и в случае его уменьшения.

Если бизнес вырастет, то где искать другие помещения и на каких условиях. Если бизнес “просядет”, то что делать с освободившимися площадями?  В этом случае помогает расчеты, финансовый план и, конечно же, хорошие предложения на рынке.

Если в результате того же кризиса можно купить достойное помещение ниже средней стоимости по рынку, то в перспективе это будет дешевле, чем ежемесячная аренда. 

Оптимизация логистики

Затраты на транспортировку и хранение сырья или продукции можно отнести к переменным издержкам. В среднем, расходы на логистику и склад составляют 10-15%, а в ряде бизнесов они могут доходить до 30-40% от всех затрат. 

Эти издержки сокращаются вместе с уменьшением объема производства и продаж и не так существенно забирают оборотные средства. Тем не менее оптимизация и этих статей расходов поможет повысить маржинальность и иногда существенно. 

Транспортные расходы можно оптимизировать за счет работы с разными транспортными компаниями. Иногда выгоднее заключить договор с перевозчиком — индивидуальным предпринимателем. 

При расчете стоимости транспортных и логистических услуг надо учитывать не только сумму за перевозку, но и скорость поставки, среднее время на таможне (для импортных товаров и сырья). 

Если мы рассматриваем небольшие бизнесы, то оптимизировать затраты на транспорт можно за счет перераспределения функционала между уже работающими сотрудниками.

Так, во время пандемии и тотального закрытия всех точек общепита многие кафе и рестораны перешли на доставку блюд, а функции курьеров передали официантам.

Снизить затраты на ГСМ помогает внедрение систем мониторинга транспорта, которые отслеживают все передвижения и стоянки автомобилей и рассчитывают реальные расходы топлива.

Бизнесы, которым принципиально соблюдение условий хранения продукции (скоропортящиеся продукты, заморозка) несут потери из-за отсутствия нужного оборудования или неорганизованной логистики. Аренда удобного склада или инвестиции в оборудование помогают снизить издержки в перспективе. 

Еще один вид потерь — это плохая организация работы склада, когда из-за неравномерной загрузки приходится нанимать лишний персонал или неэффективно обрабатывать заказы и принимать готовую продукцию. Решение — в оптимизации работы персонала и в правильной организации рабочих мест. 

Выгодные поставщики

Регулярный пересмотр контрактов с поставщиками тоже влияет на стоимость затрат. Полезно мониторить предложения других компаний и покупать у тех, кто предлагает цену ниже. Просить у старого поставщика скидки за объем, аргументируя тем, что другие предлагают дешевле. 

Другой вариант — освоить новые технологии и перейти на другой тип сырья или упаковки. Например, служба доставки продуктов может перейти с одного типа контейнеров на другой. 

Снижение издержек — это целая система анализа всех расходов. Важно выделять переменные и постоянные расходы и смотреть, как оптимизировать каждую из этих групп. 

Веб-сервис Контур.Бухгалтерия помогает не только вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность, но и анализировать издержки. Сервис автоматически готовит финансовые и управленческие отчеты по себестоимости, продажам, долгам и другим критериям. Первые две недели работы бесплатны для всех новых пользователей.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *