Печать больше не является обязательным реквизитом доверенности

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

  • для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионный фонд;
  • Фонд социального страхования;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
  • судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством.

Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д.

Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

  • руководитель (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист кадровой службы;
  • иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

  1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
  3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
  4. Указывается дата.
  5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала.

Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется.

Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

  1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
  2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна».

Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

  • штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
  • ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
  • запрещено перекрывать им текст;
  • применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Приказ № 111
Текст Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадров Степанов Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Печать больше не является обязательным реквизитом доверенности

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Печать больше не является обязательным реквизитом доверенности

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства.

Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях.

Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

  • слова о подписании документа цифровой подписью;
  • номер сертификата ключа подписи;
  • фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
  • период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Как организации отказаться от использования печати и в каких документах печать остается обязательным реквизитом

Несколько лет назад законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием названия и места нахождения. Но в апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон  от 06.04.15 № 82-ФЗ, который снял такую обязанность и сделал применение печатей правом АО и ООО. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка:

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст.

2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Читайте также:  Сохранение среднего заработка за пенсионером. что поможет работодателю избежать выплат

Выделим несколько ключевых моментов

1) Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Другими словами, руководство может само решить, нужна ли обществу печать. 2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. В уставе должно быть прописано, что у организации есть печать.. 3) Печать приравнена к средствам индивидуализации.

Печать — это лишь средство индивидуализации организации (такое же, как эмблема или товарный знак). И она может быть любой (не обязательно круглой). 4) Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать.

На уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.

Что с печатями ИП?

Законодательство РФ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати предприниматели по-прежнему решают самостоятельно.

Когда печать можно проставлять  (при ее наличии)

Многие законы прямо указывали, что при совершении тех или иных сделок проставление печати обязательно. Но поскольку наличие печати необязательно, то эти законы скорректировали. И предусмотрели, в каких случаях оттиск печати следует проставлять только при ее наличии. Перечень таких законов мы обобщили в таблице.

Наименование законаПроставление печати
Трудовой кодекс РФ (ст. 230). Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве.
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61). Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).
Гражданский процессуальный кодекс (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ). Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии).
Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ). Для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии).
Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16). Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии).
Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54). Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу, должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).
Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»(ч. 9 ст. 18). При представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии).
Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2). Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта.
Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25). Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • выписки по счету депо;
  • закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.
Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3). Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • решения об эмиссии ценных бумаг;
  • сертификаты эмиссионной ценной бумаги;
  • решения о выпуске российских депозитарных расписок.
Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16). Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица;
  • документы, представляемые претендентами на покупку имущества.
Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) Печать (при ее наличии) должна проставляться: на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности,   прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов
Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. ст. 51, 88). Печать (при ее наличии) должна проставляться:

  • на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе;
  • на заявке на участие в закрытом аукционе.

Если печать есть, нужно ее использовать

Из норм закона следует, что при наличии печати она  должна проставляться. Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию». А значит, если печать у организации есть, то ей нужно пользоваться.

И даже если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением.

 Не исключено, что государственные органы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.

Нужна ли печать на договоре

Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).

Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).

Без печати можно  заключать и трудовые договоры, поскольку статья 57 ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Первичные документы

Формы первичных учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). При этом буквы «М. П.» на таких документах можно  не ставить, поскольку оттиск печати не является обязательным реквизитом «первички» в силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы, обязательные к применению

Существуют документы, которые составляются только по строго установленным формам, содержащим поле для оттиска печати (например, приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).

Также предусмотрено, что на большинстве бланков строгой отчетности должна быть проставлена печать (пункт 3 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Эти требования продолжают действовать.

Печать в трудовой книжке

Те организации, у которых есть печать, должны использовать ее  для ведения трудовых книжек. Так, печать (при ее наличии) требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей (пункты 2.2 и 2.3 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Представление документов в ИФНС

Как правило, если копии представлены в ИФНС в бумажном виде, их требуется заверять печатью (статьи 91, 93.1 НК РФ).

Налоговая и прочая отчетность организации

Многие организации, которые сдают отчетность в электронном виде, уже давно забыли про печати на декларациях (ведь им достаточно лишь наличия электронной цифровой подписи).

А вот те, кто продолжает отчитываться «на бумаге», должны  проставлять печать, поскольку формы некоторых отчетных документов предусматривают её наличие, например:

  • форма 4-ФСС;
  • книга продаж;
  • книга учета доходов и расходов (при применении упрощенной системы налогообложения).

Сдать через интернет отчетность в ИФНС, ПФР и ФСС

Нужно ли менять устав в связи с решением об использовании печати

Как мы уже сказали, законодатели предусмотрели, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. Но как быть, если компания создана в те времена, когда наличие печати было обязательным, и упоминания в уставе не требовалось? Приходим к следующим выводам:

  • если в уставе ничего про печать не сказано, то можно оставить его в таком виде. Но тогда получится, что у организации печати нет и, соответственно, пользоваться ей нельзя;
  • если организация желает официально закрепить наличие печати, то в устав нужно внести изменения. Но тогда получится, что печать придется использовать даже в тех случаях, когда проставление печати необязательно.

А можно ли не вносить изменения в устав и одновременно продолжить пользоваться печатью? Однозначного ответа на данный вопрос нет. Ведь с одной стороны, если в уставе про печать ничего не сказано, то печати быть не должно. С другой стороны, существует целый ряд документов, на которых, по-прежнему, нужно ставить печать всем организациям (вне зависимости от содержания устава)

 

Реквизиты доверенности

  • С учетом судебной практики к реквизитам доверенности относятся:
  • — наименование «доверенность»;
  • — место выдачи (составления и подписания);
  • — дата выдачи (составления и подписания);
  • — полное наименование представляемого (для юридического лица — полное наименование юридического лица, а для физического лица — фамилия, имя и, при его наличии, отчество);
  • — полное наименование представителя (его фамилия, имя и, при его наличии, отчество);
  • — образец подписи представителя.
Читайте также:  Полезный документ. заявление об оспаривании предписания госинспекции труда

Доверенность физического лица

В тексте доверенности, выданной от имени физического лица, также должны быть обязательно указаны дата и место рождения, гражданство, пол, адрес места жительства лица, выдавшего доверенность, а также лица, на имя которого она выдана.

Доверенность юридического лица

  1. В тексте доверенности от имени юридического лица должны быть обязательно указаны:
  2. — идентификационный номер налогоплательщика;
  3. — основной государственный регистрационный номер;
  4. — дата государственной регистрации;
  5. — наименование органа, осуществившего такую регистрацию;
  6. — код причины постановки на учет;
  7. — адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности).
  8. Следует также отметить, что в современной правоприменительной практике можно встретить судебные решения, в которых в качестве обязательных реквизитов любой доверенности указаны:
  9. — реквизиты документов, удостоверяющих личность представителя и представляемого;
  10. — при отсутствии данных о месте жительства — место преимущественного пребывания представителя и представляемого.

Печать на доверенности не нужна

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Таким образом, документ больше не требует печати компании. Виза генерального директора подтвердит полномочия представителя.

Виды доверенности

С точки зрения объема переданных полномочий различают генеральную, специальную и разовую доверенности.

Генеральная (общая) доверенность подразумевает максимально необходимый круг полномочий для совершения широкого спектра юридических действий, охватывающих всю сферу деятельности представляемого.

Например, доверенность на полное распоряжение каким-либо имуществом предполагает право продать, обменять, использовать имущество, передоверить третьим лицам и т.п.

Специальная доверенность выдается для совершения однородных сделок и определенных юридических действий, например доверенность на ведение дел в суде.

Разовая доверенность предназначена для совершения конкретного юридического действия, например доверенность на заключение договора с третьим лицом.

Особого внимания заслуживает оформление доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Указания по заполнению такого документа содержатся в Постановлении Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Доверенность на получение ТМЦ нужна не только покупателю (чтобы проконтролировать своих работников), но в большей степени поставщику, который должен быть уверен в том, что передает товар надлежащему лицу.

Подпись по доверенности, нужна ли подпись доверенного лица в доверенности, можно ли ставить факсимиле

Подпись ответственного лица на документе удостоверяет действительность. Если уполномоченный человек не может самостоятельно подписать документацию, он может передоверить своё право третьему лицу. Подпись по доверенности имеет ту же юридическую силу, что и подпись ответственным сотрудником. Но необходимо указать реквизиты доверительной бумаги.

Доверенность на право подписи документов

Чтобы сторонний человек получил право подписывать документы за ответственного работника, необходимо оформить бумагу на передачу полномочий. Оформляется в соответствии со ст. 185 ГК РФ. Право передаётся от руководителя предприятия человеку, с которым заключён трудовой договор, и который в рамках своих обязанностей понимает возложенную на него ответственность.

Чтобы передать полномочия необходимо предпринять несколько шагов:

  • определить, в какой форме будут передаваться обязанности – в простой письменной или нотариальной;
  • подготовить фирменный бланк предприятия или указать реквизиты доверителя на обычном листе формата А4;
  • определить, установить и прописать перечень передаваемых полномочий;
  • удостоверить доверенность подписями сторон.

Подпись представителя в доверенности является обязательным реквизитом. Она необходима для того, чтобы была возможность сличить подписи при подписании документов не руководителем предприятия, а поверенным.

Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи

Руководители юридических лиц выписывают доверительные бумаги на право подписи на сотрудников, которые в рамках знаний, опыта и обязанностей понимают возложенную ответственность. В такой роли могут выступать:

  • главные бухгалтеры или ведущие, для удостоверения платёжных документов, отчётности в ФНС и фонды;
  • юристы – для удостоверения договоров, исков, прочих процессуальных документов;
  • руководители структурных подразделений – для удостоверения бумаг, касающихся «жизни» этого подразделения.

Поверенным становится сотрудник, с которым заключён трудовой договор. Не рекомендуется выписывать доверительную бумагу с правом передоверия – лучше оформить несколько на нескольких работников. С юридической точки зрения, так будет вернее и безопаснее.

Основные особенности доверенности на право подписи

Руководитель предприятия или предприниматель может выписать одну из следующих бумаг на передачу полномочий:

  • генеральную – круг передаваемых обязанностей не ограничен;
  • специальную – возникла необходимо исполнять полномочия, объединённые одним родовым признаком, в течение определённого временного промежутка;
  • разовая – нужно один раз подписать конкретный документ или комплект документации.

Предъявлять доверенность нужно во всех случаях, когда это необходимо – как в государственных, так и в коммерческих предприятиях. Необходимо руководствоваться обычными правилами, прописанным в ГК РФ.

Как написать доверенность на право подписи документов

Правила оформления доверительной бумаги на передачу ряда полномочий установлены на законодательном уровне. Их необходимо придерживаться для того, чтобы бумага стала действительной. Оформлять надлежит по следующим нормам:

  • сверху в центре листа прописывается слово «Доверенность»;
  • на следующей строчке указывается дата составления (является обязательным, без этого доверительная бумага не будет считаться правомочной) и населённый пункт;
  • далее прописываются данные доверителя и поверенного;
  • круг полномочий, который передаётся от доверителя поверенному;
  • рекомендуется указать временной промежуток, в течение которого доверенность будет действительной – если этого не сделать, она будет считаться правомочной в течение календарного года с той даты, которая указана в «шапке»;
  • наделяется ли поверенный правом передоверия;
  • подписи обеих сторон.

Нужно внимательно отнестись к пункту, в котором прописывается информация о сторонах сделки. Юридические лица указывают о себе:

  • полное и сокращённое наименование;
  • ИНН, КПП, ОГРН и прочие реквизиты;
  • название документа, на основании которого фирма осуществляет свою деятельность;
  • ФИО и должность руководителя;
  • фактический и юридический адрес.

Полномочия передаются работнику, с которым заключён трудовой договор. О нём нужно указать:

  • полностью ФИО;
  • должность;
  • наименование структурного подразделения, в котором работает;
  • паспортные данные;
  • адрес места проживания и адрес места регистрации.

Предприниматель, передавая часть обязанностей, указывает о себе:

  • наименование;
  • ИНН, реквизиты паспорта;
  • Адрес места жительства и регистрации.

Доверенность может быть оформлена в простой письменной форме или у нотариуса. В последнем случае нет необходимости самостоятельно составлять документ. Работник нотариальной конторы сделает это самостоятельно на основании предоставленных документ. Доверитель и доверенное лицо обязаны иметь при себе:

  • паспорта;
  • устав;
  • свидетельство о присвоении ИНН и прочих кодов;
  • образцы подписей.

Нужно чётко изложить нотариусу перечень передаваемых полномочий. Если есть вопросы, рекомендуется описать работнику нотариальной конторы ситуацию, он подскажет как правильно описать это в «теле» доверенности. Нотариальную доверительную бумагу всегда можно проверить на правомочность через официальный сайт Федеральной нотариальной палаты.

Во избежание вопросов и спорных ситуаций, рекомендуется посетить нотариуса или оформить бумагу на передачу полномочий в нотариальном порядке.

Читайте также:  Срок действия госконтракта и обязательства сторон

Как оформляется подпись документов по доверенности от генерального директора

Если генеральный директор не может самостоятельно подписывать документы, он может передоверить эту обязанность другому работнику. Но делать это можно только в тех случаях, которые не запрещены на законодательном уровне. В «теле» прописывается круг полномочий, которые руководитель передаёт от своего имени в пользу стороннего работника.

Законодательно прописаны случаи, при которых за директора никто не может подписывать документы, даже имея на руках доверенность. Это такие случаи, как:

  • Подписание документов в ФНС. В Законе № 129-ФЗ прописано, что документы в налоговую службу имеет право подписывать только руководитель или иной человек, наделённый полномочиями подписания документации без оформления доверенности – учредитель, акционер, конкурсный управляющий.
  • Подписание документов, которые может подписывать только руководитель, согласно уставу организации.

В прочих случаях поверенный может подписывать за генерального директора документы, но необходима доверенность. В неё необходимо прописать:

  • реквизиты предприятия, которым руководит доверенное лицо;
  • данные генерального директора – полностью ФИО, должность, реквизиты паспорта, реквизиты приказа, на основании руководитель занимает должность;
  • данные поверенного сотрудника – полностью ФИО, должность, наименование структурного подразделения, реквизиты паспорта, адрес, по которому зарегистрирован и адрес, по которому фактические проживает;
  • подписи обеих сторон с расшифровкой.

Обязательно нужно указать календарную дату оформления доверительной бумаги. Без этого она будет считаться недействительной. Рекомендуется дополнительно прописать срок правомочности документа. Если не указывать, то иметь юридическую силу доверенность будет в течение календарного года с момента оформления.

Нужно прописать перечень документов, которые имеет право подписывать поверенный. Это могут быть:

  • различные договоры;
  • накладные на отправку товара контрагентам;
  • накладные на получение ТМЦ;
  • акты;
  • платежные документы;
  • счета-фактуры;
  • счета на оплату;
  • приказы;
  • ПКО и РКО;
  • Прочие документы.

Рекомендуется указать точный список документации на подпись, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций. Поверенный всегда должен иметь при себе доверенность, предъявлять её в государственных учреждениях и коммерческих предприятиях. Без доверительной бумаги он не сможет исполнить возложенные на него обязательства.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели не обязаны заверять бумагу на передачу полномочий «живой» печатью. Это необходимо делать в том случае, если обязанность прописана в уставе организации.

Нужна ли подпись доверенного лица в доверенности

В «теле» доверенности обязательно должна содержаться подпись доверенного лица с расшифровкой. Это необходимо для того, чтобы при исполнении возложенных обязательств не возникло проблем.

Если документы от лица руководителя предприятия подписывает другой человек, предъявлять доверительную бумагу необходимо. Подпись должна быть такой же, какая будет стоять на документации. Если возникнет необходимость, будет проведена проверка подлинности подписи.

При подписании документации за руководителя необходимо указывать реквизиты доверенности, по которой переданы полномочия. При исполнении возложенных полномочий следует предъявлять доверительную бумагу, чтобы её можно было проверить на подлинность. Если форма нотариальная, то можно осуществить проверку через официальный сайт Федеральной нотариальной палаты.

Если в доверенности отсутствует подпись доверенного лица, бумага будет считаться недействительной. То есть, по ней нельзя будет провести сверку подписи поверенного лица.

Можно ли ставить факсимиле на доверенность

Факсимиле очень удобно использовать, но не в некоторых случаях это неправомерно. При оформлении доверенности на право подписи документов подпись доверителя и поверенного лица может быть только «живой». Это необходимо для того, чтобы можно было провести сверку.

Можно ли на доверенность ставить факсимильную подпись? Нет! Если доверительная бумага будет содержать такой образец, документ будет признан недействительным. Поэтому только «живой» экземпляр.

Такой вопрос возникает в том случае, если руководитель предприятия оформляет бумагу на передачу полномочий в простой письменной форме. Если обратиться в нотариальную контору, работник сразу же объяснит, что подпись может быть только «живой».

Кроме того, доверителю и поверенному выдадут черновик, на котором можно «потренироваться». Если образец доверенного лица будет отличаться от того, какие он будет подписывать документы, могут возникнуть споры и вопросы.

Поэтому рекомендуется воспроизвести образец как можно точнее.

Нотариус может обратить внимание на лишние «завитки» и «закорючки». Их не рекомендуется применять, чтобы потом не забыть поставить на документе. Подпись доверенного лица должна быть простой, максимально читаемой, но при этом оригинальной. Нотариус не заверит доверенность, если поверенный будет подписывать документы «крестиком» или иным пунктуационным знаком.

Подпись должна отражать фамилию, можно использовать инициалы. Такие же правила применяются и к рукописной доверительной бумаге.

Каждый раз, подписывая что-то за руководителя предприятия, доверенное лицо должно иметь на руках доверительную бумагу для исполнения возложенных обязательств.

При необходимости её нужно будет предъявить в государственных или коммерческих предприятиях, в банке или страховой компании.

Доверенность на право использования печати факсимиле

Некоторые документы можно подписывать факсимиле. Такое право есть у человека, который обладает правом подписи важных для жизни предприятия документов. Факсимиле – это аналог подписи, использовать можно в различных ситуациях по договорённости между объектами сделки (ст. 160 ГК РФ).

Но не в каждом документе можно использовать факсимиле. Разрешается это делать на:

  • грамотах, почётных бланках, благодарностях;
  • на полисах ОМС и ДМС;
  • на удостоверениях – служебных, наградных, командировочных;
  • в письмах любого содержания – благодарственных, деловых, приглашениях, уведомлениях;
  • договорах, если такой нюанс прописан в соглашении между контрагентами.

Нельзя использовать факсимиле при подписании:

  • законодательных актов;
  • на бланках, с указанием образца подписи руководителя и оттиском печати – такой бланк может быть передан в банк, в котором у организации открыт счёт;
  • заявлений, обращений, жалоб;
  • векселей;
  • документации в налоговую службу, в ПФР и иные фонды;
  • документов, которые будут заверяться в нотариальной конторе.

Бумагу на передачу части полномочий также нельзя подписывать факсимиле. Обе подписи должны быть «живыми», чтобы принимающая сторона могла произвести сверку подлинности росчерка доверенного лица.

Руководитель может доверить право использования факсимиле другому человеку, но только в тех случаях, когда это законодательно установлено. Доверенность на право использования факсимиле оформляется по стандартным правилам. В «теле» нужно указать:

  • сведения об организации, руководитель которой выписывает бумагу на передачу права подписи;
  • данные руководителя организации – ФИО, должность, реквизиты паспорта, реквизиты распорядительного документа, на основании которого назначен на должность, документ, на основании которого предприятие осуществляет деятельность;
  • сведения о доверенном лице – ФИО, реквизиты паспорта, должность, наименование структурного подразделения, адрес места проживания и фактической регистрации;
  • образец клише росчерка руководителя – необходимо проставить факсимиле и дать расшифровку от руки;
  • образец росчерка поверенного вместе с расшифровкой.

Обязательно указать дату оформления, без неё доверительная бумага будет считаться недействительной. Рекомендуется указать временной период передачи полномочий. Если не указывать, то доверенность будет действительна в течение календарного года с даты подписания.

Заключение

Доверительная бумага на право подписи вместо руководителя может быть оформлена в рукописной или в нотариальной форме. Рекомендуется заверить у нотариуса. Так действительность и правомочность можно проверить через официальный сайт ФНП.

Файлы для скачивания

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *