С 2022 года будет обновлён регламент обмена электронными документами с налоговой

C 2022 года в силу вступает ряд законодательных норм, которые внесут изменения в привычный электронный документооборот. В некоторых случаях работа в прежнем режиме станет просто невозможной, а при определенных обстоятельствах, и вовсе повлечет наложение штрафов.

Давайте разберемся в грядущих новшествах.

С 1 января 2021 года изменятся правила оформления электронной подписи. Получить ЭЦП можно будет либо в налоговом органе, либо в аккредитованном Удостоверяющем Центре — в зависимости от статуса получателя.

  1. Руководителям организаций, ИП, нотариусам данную услугу будут напрямую оказывать органы ФНС и их доверенные лица;
  2. Остальным работникам — аккредитованные УЦ.

УЦ «Калуга Астрал» успешно прошел аккредитацию, в соответствии с новыми требованиями 63-ФЗ, и может выдавать электронные подписи работникам организаций и ИП.

Доверенные лица налоговой — это организации, которые могут от имени ФНС РФ принимать заявления на получение электронной подписи, идентифицировать личность заявителя и передавать ему готовую ЭП. Не так давно налоговая опубликовала список таких доверенных лиц.

Обратите внимание, что в файлах ЭП, выданных на работника до конца 2021 г., содержится ФИО и указание на его принадлежность к организации.

С 2022 г. электронная подпись будет включать только ФИО физлица, а сотрудник, чтобы подтвердить свои правомочия действовать от имени компании, должен будут оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Кстати, если на начало 2022 года у вас есть действующий сертификат ЭЦП, полученный в аккредитованном по новым правилам УЦ, экстренно переоформлять его не нужно. Продолжайте пользоваться подписью до истечения срока действия.

Внедрение в электронный документооборот машиночитаемой доверенности

Итак, как уже было сказано выше, с января 2022 года работники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы от имени своего работодателя электронной подписью. Для этого сначала необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

Мнение нашего эксперта: В законе применение МЧД обязательно с 01.01.2022. Но налоговиками до сих пор четко не проработан процесс выдачи доверенности, вызывает сложности технический аспект задачи. Поэтому власти всерьез задумываются о введении переходного периода. Возможно, срок внедрения МЧД в ЭДО отложится.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя. Формат документа уже утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021.

Закон предъявляет к машиночитаемым доверенностям следующие требования (Приказ Минфин № 857 от 18.08.2021):

  • формат XML (либо PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);
  • проставление усиленной квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с форматом, утвержденным приказом Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.

Новый сервис Астрал.Доверенность позволит создавать документ, зарегистрировать его в контролирующем органе или добавить уже полученную МЧД в электронный документооборот. В настоящий момент данный продукт АО «Калуга Астрал» проходит стадию тестирования.

Использование ЭДО при обороте маркированных товаров

Еще одно новшество: с 1 января 2022 года ЭДО станет обязательным при обороте маркированных товаров (см. Постановления Правительства РФ № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021).

Напомним, что к товарам, подлежащим маркировке, сейчас относятся:

  • табачные изделия,
  • меховые изделия,
  • обувь,
  • лекарственные препараты,
  • парфюмерия,
  • текстиль и одежда,
  • шины и покрышки,
  • фотоаппараты и лампы-вспышки,
  • молочная продукция,
  • ювелирные изделия.

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт».

С начала 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему Честный Знак через операторов ЭДО для некоторых товарных групп. Новые правила коснутся участников оборота обуви, текстиля и одежды, шин, парфюмерии и фототехники.

Схема оформления документов и передачи данных планируется следующая:

С 2022 года будет обновлён регламент обмена электронными документами с налоговой

Для автоматической работы с системой Честный Знак и передачи контрагентам любых документов с кодами маркировки подойдут сервисы Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО. Есть также комплексное решение Астрал.

Маркировка — в пакет входит оборудование для сканирования кодов маркировки и передачи в учетную систему, сервисы Астрал.ЭДО и Астрал.

ОФД для передачи сведений в Честный ЗНАК, а также услуги по настройке ПО и обучению персонала.

Применение электронных перевозочных документов

ФНС разработала электронный формат транспортной накладной и иных перевозочных документов (заказ-наряда, сопроводительной ведомости), и внедрены в оборот они будут с 1 января 2022 года.

По смыслу закона № 336-ФЗ от 02.07.2021 в России будет запущена единая информационная система, в которой смогут храниться все электронные перевозочные документы, а также сведения, содержащиеся в них. Доступ к этой системе будут иметь органы государственной власти.

Соответственно, все предприятия, которые имеют отношение в перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики будут заключать договор с оператором системы соглашение об электронном обороте документов.

Электронная ТТН будет состоять из 4 обязательных файлов обмена:

  1. Грузоотправителя — с информацией об участниках перевозки, существенных условиях договора перевозки, транспортном средстве, поданном под погрузку, и его водителе, грузе и сопроводительных документах на него, фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке;
  2. Перевозчика — со сведениями о приеме груза к перевозке,
  3. Грузополучателя — с информацией о приеме груза от перевозчика, о его характеристиках и обстоятельствах приемки.
  4. Перевозчика — с данными о выдаче груза грузополучателю.

Оставаться в курсе последних изменений законодательства и организовать актуальный электронный документооборот с государственными органами и контрагентами поможет Калуга Астрал. По данной ссылке можно ознакомиться со всеми продуктами сервиса.

Новшества в электронном документообороте: что ждет бизнес в 2022 году

Расскажем о новых особенностях применения ЭДО в работе с маркированными товарами, кадровом электронном документообороте, требованиях к операторам ЭДО. А также о планах государства по внедрению электронных первичных документов в 2022 году: акта сверки расчетов и транспортной накладной.

Новые требования к операторам ЭДО

С 1 марта 2022 года вступит в силу приказ ФНС от 29 октября 2021 г. № ЕД-7-26/936@. Этим приказом налоговая служба введет в строй новый Реестр операторов электронного документооборота.

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

  • которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости (в приказе ФНС — Услуга 1);
  • которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен письмами, требованиями и т. д. (в приказе ФНС — Услуга 2).

Причем запись в реестре будет иметь свой срок «годности»:

  • для операторов, которые оказывает обе услуги одновременно — 24 месяца;
  • для операторов, которые оказывают только одну услугу — 18 месяцев.

Реестр будет размещен на портале ФНС. Таким образом, компании и ИП смогут отслеживать актуальный статус оператора ЭДО, с которым они заключили договор на обслуживание.

«Платформа Госотчёт» — создавайте и отправляйте отчеты в госорганы в любое время и в любом месте через удобный web-интерфейс.

Кадровый электронный документооборот

Официально эксперимент Минтруда по кадровому документообороту был завершен 15 ноября 2021 года. Законодатели решили его не продолжать, а сразу запустить переход на цифру.

Таким образом, работодатели, которые не участвовали в эксперименте, могут перейти на кадровый ЭДО уже сейчас (закон № 377-ФЗ от 22.11.2021). А для участников эксперимента установили переходный период до 1 июля 2022 года.

Для перехода на кадровый ЭДО компаниям нужно будет подготовить техническую базу и оформить руководителю и работникам электронные подписи.

Пока тем, кто решит перейти на цифру, придется использовать собственную разработку или решения, которые представлены на рынке (например: дополнительное ПО, которое интегрируется с учетной программой).

А с 1 сентября 2022 года обмен кадровыми документами между работодателем и работниками будет доступен через государственный портал «Работа в России». Доступ к платформе будет осуществляться, в том числе, через портал Госуслуги.

Отметим, что в нормативных актах все чаще встречается отсылка к приложению «Госключ». Речь идет об усиленной неквалифицированной электронной подписи для использования на едином портале Госуслуги (УНЭП ЕПГУ).

В частности, уже сейчас физические лица могут применять эту подпись для заключения договоров на услуги мобильной связи.

По данным СМИ чиновники планируют доработать приложение, и, возможно, уже в ближайшее время подпись «Госключ» станет квалифицированной.

Электронный акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов тоже станет электронным. ФНС уже разработала соответствующий проект приказа.

По задумке госорганов, новый электронный документ можно будет использовать:

  • для инвентаризации расчетов между контрагентами;
  • для представления в налоговую службу в ответ на полученное требование.

Цель внедрения новшества — сократить бумажный документооборот, автоматизировать обработку информации в программах учета, ускорить обмен данными между контрагентами и контролирующими структурами.

По мнению налоговой службы, новшество поможет налогоплательщикам снизить издержки и нагрузку на персонал.

Платформа ЭДО — это простой и оперативный обмен документами между организациями. Всего за 500 руб. в год! Настроить рабочее место можно буквально в несколько кликов. Документы хранятся в облачном архиве и доступны с любого компьютера.

Подключить

Электронная транспортная накладная

Уже с 1 января 2022 года грузоперевозчики смогут оформлять первичные документы в электронной форме через новый сервис: «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Сервис будет функционировать на базе портала Госуслуги. Обмен электронными документами пока будет добровольным (закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). Однако уже с 2023 года он может стать обязательным.

В электронной форме можно будет оформить:

  • транспортную накладную;
  • путевой лист, включающий данные о пред- и послерейсовом осмотре водителей;
  • спецразрешения на перевозку грузов.

По оценкам разных экспертов, уже сегодня 70 — 80% предприятий, которые работают в транспортной отрасли, используют собственные цифровые решения. Такой подход снижает издержки и повышает эффективность работы.

Формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС в самое ближайшее время.

Обязательная маркировка и ЭДО

С 1 января 2022 года все участники оборота маркированных товаров должны подключить ЭДО через оператора.

Напомним, что пока передать в систему Честный ЗНАК сведения о выбытии товара можно двумя путями:

  • прямым сообщением (через личный кабинет на портале Честный ЗНАК);
  • через оператора ЭДО.

Новый порядок затронет следующие товары: шины, обувь, духи, фототехнику и изделия легкой промышленности. Для прочих категорий товаров, подлежащих маркировке, порядок перехода на ЭДО еще не установлен.

Подключите Учет марок от Платформы ОФД — комплексное решение для работы с маркировкой и маркированными товарами. Сервис интегрирован со всеми необходимыми системами: ЭДО, ОФД, Честный ЗНАК и т. д.

Приятная новость: обязательную маркировку для розничной торговли молочной продукцией немного сдвинули: с 20 января на 31 марта 2022 года.

Таким образом новые сроки запуска маркировки молочки будут следующими:

  1. С 31 марта 2022 года: розница обязана фиксировать через кассы выбытие маркированной молочной продукции сроком хранения 40 и менее дней.
  2. С 1 июня 2022 года: розница обязана фиксировать через кассы выбытие маркированной молочной продукции сроком хранения более 40 дней.
  3. С сентября 2022 года: для опта и розницы вводится объемно-артикульный учет, а для всех участников оборота маркированной продукции обязательна передача сведений о выводе ее из оборота в виде объемно-сортового учета. Для этого всем участникам оборота (производитель, импортёр, оптовик, розница) — нужно настроить электронный документооборот.

Электронная подпись с 2022 года: изменения | ЭЦП с 01.01.2022

С 1 июля 2021 года постепенно меняются сценарии работы с сертификатами электронных подписей (ЭП). Сергей Казаков, руководитель УЦ Контура, подробно разъяснил, какие сертификаты пока можно применять, где получить новый и что для это надо сделать.

Читайте также:  Очередь в детский сад: как встать, узнать и проверить место в электронной очереди в 2022 году

6 октября 2021

В 2021-2022 годах в силу вступают поправки к Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и появляются подзаконные акты. Они вводят новые правила получения и работы с электронной подписью в организациях, у индивидуальных предпринимателей и нотариусов.

В статье разберем все изменения, которые известны на 27 декабря 2021 года.

Даты основных изменений: 

  • С 1 июля 2021 года ФНС стала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП
  • После 1 июля 2021 года многие УЦ не могут выдавать электронные подписи любым лицам и организациям, поскольку не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. На рынке осталось несколько десятков УЦ — Контур в их числе.
  • Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал электронную подпись, то такая подпись продолжит действовать до 31 декабря 2022 года, если не закончится раньше. После этого ее нужно будет заменить по новым правилам (о них в следующих пунктах).
  • С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам
  • До 1 января 2023 года сотрудники могут получать электронные подписи по прежним правилам в аккредитованных УЦ. Такие подписи будут работать весь свой срок, но не дольше, чем до 31 декабря 2022 года. Использовать их можно по-старинке — без электронной доверенности.
  • С 1 марта 2022 года сотрудники могут по своему желанию или по желанию своей информационной системы переходить на новые правила: использовать для подписания документов электронную подпись физического лица и электронную доверенность. Такую электронную подпись также можно получить в аккредитованных УЦ.
  • С 1 января 2023 года сотрудникам обязательно нужно перейти на работу по новым правилам: заменить свою подпись на подпись физлица и прикладывать к ней электронную доверенность.

Где получать новую электронную подпись в 2021 и 2022 годах

Получение ЭП в 2021 году 

До конца 2021 года и индивидуальным предпринимателям, и первым лицам организаций (указаны в ЕГРЮЛ) можно по-прежнему получать электронные подписи в УЦ. Главное, чтобы этот УЦ был аккредитован по требованиям 63-ФЗ. Найдите удобный УЦ в перечне Минцифры РФ или уточните в УЦ, в котором вы раньше уже получали сертификат.

Сотрудникам и уполномоченным лицам организаций можно обращаться в УЦ за прежними подписями до конца 2022 года.

Получить электронную подпись

Также в 2021 году для руководителей организаций, ИП и нотариусов появилась альтернатива — они могут также обратиться за новой электронной подписью в ФНС. До 1 января 2022 года делать это можно по желанию.

Получение ЭП в 2022 году 

В 2022 году сценарий получения изменится. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — первое лицо компании или работник.

Руководители компаний, ИП и частные нотариусы будут получать подписи ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой.

Если в 2022 году на руках останется действующая подпись Контура или другого УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ, то ей можно продолжать пользоваться до конца 2022 года.

 Экстренно обращаться в ФНС или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику.

Сделать это можно в спокойном режиме в течение 2022 года, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.

Контур помогает пользоваться сертификатом ФНС. Мы подскажем, как получить его, настроим компьютер и поможем работать на порталах и торговых площадках. Цена и состав услуги.

Как получить ЭП руководителю

В налоговой

  1. Подать заявление на выдачу сертификата.
  2. Найти носитель, на который ФНС запишет электронную подпись. Нужен токен (выглядит, как флешка), сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. В частности, подойдут токены под названиями Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ.

    Можно использовать носитель, который у вас уже есть, либо приобрести новый: в удостоверяющем центре или в магазине производителя.

    В налоговой могут также попросить документы, которые подтверждают, что токен сертифицирован — сертификат соответствия.

    Этот документ запросите в точке, где получали токен, или скачайте с сайта производителя токена. 

  3. Руководителю нужно посетить инспекцию. Это требование введено специально, чтобы убедиться в личности получателя (п.25 Приказа ФНС). Налоговая отмечает, что можно обратиться в любое отделение, а не только в то, где организация поставлена на учет. На практике некоторые отделения пока не принимают «не свои» организации, поэтому перед визитом лучше уточнить такую возможность в инспекции.

    С собой руководителю потребуется взять паспорт, СНИЛС, флешку-токен и сертификат соответствия на токен.

  4. Приобрести КриптоПро CSP, установить ЭП на компьютер

    Для работы с подписью, нужно установить средство криптозащиты на компьютер — программу КриптоПро CSP. Чтобы запустить программу, на нее нужно купить лицензию. После этого настройте компьютер и браузер так же, как делали это с прошлой ЭП, установить подпись.

Электронную подпись ФНС выдает бесплатно. Но это относится только к файлам ЭП, которые запишут на токен. Отдельно нужно купить токен и лицензию на КриптоПро CSP. 

Кроме того, подпись налоговой выдается в единственном экземпляре и защищена от копирования — поэтому всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы компании, понадобится купить свои подписи.

Также в подпись не включают никаких расширений, которые дают доступ к специализированным площадкам и порталам. Пока порталы не отказались от расширений полностью, использовать ЭП ФНС на них не получится.

Получить электронную подпись

У доверенных лиц ФНС

Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», в которых можно получить ЭП налоговой. Это будут УЦ, выбранные из числа прошедших переаккредитацию. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2021 года.

Для получения также необходимо личное обращение и тот же набор документов. В офисе «помощников» можно будет сразу получить токен, а также КриптоПро CSP. В некоторых УЦ помогут и с настройкой компьютера, проконсультируют по работе с подписью.

Обратите внимание: вышеизложенные способы подходят только для руководителей коммерческих компаний, ИП и нотариусов. Должностные лица бюджетной сферы должны будут получать ЭП Федерального Казначейства. А первые лица банков и финансовых организаций — Центробанка. Сроки те же — после 1 января 2022 года.

Как получить ЭП сотруднику

Работники, обслуживающая бухгалтерия, другие уполномоченные лица — все, кто подписывает документы компании — могут работать с прежними подписями и получать их по старым правилам в УЦ до 31 декабря 2022 года. Действовать такие подписи будут до 31 декабря 2022 года (да, 30 декабря 2022 года такую подпись получать не имеет смысла). 

С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на ЭП нового типа. Это будет ЭП физического лица, в ней данные организации не указывают. Перейти на такую подпись можно по своему желанию, либо по предложению портала или системы, в которой вы работаете.

Такие подписи будут выдаваться в УЦ, прошедших переаккредитацию. Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС. Отличие от подписи руководителя — подпись будет без запрета на копирование или включение расширений.

Получить электронную подпись

В файле подписи будут указаны только ФИО физлица. Чтобы доказать правомочность своих действий от имени компании, нужна электронная доверенность (она же — машиночитаемая доверенность, МЧД). 

По желанию электронную доверенность можно применять с 1 марта 2022 года, тогда же, когда можно переходить на подпись физлица.

Но могут быть системы, которые введут обязательную электронную доверенность раньше.

Например, ФНС уже в конце 2021 года предлагает своим пользователям использовать электронную доверенность, а значит нельзя исключать, что сделает ее обязательной раньше 1 января 2023 года.

Электронная доверенность — новый инструмент для документооборота, который продолжают разрабатывать для широкого применения. Как она будет работать, можно понять на примере сдачи отчетности в ФНС: сначала руководителю нужно подписать доверенность на сотрудника в налоговой, а когда ее примут, сотрудник сможет сдавать отчетность от лица компании.

Подробнее про использование электронных доверенностей сотрудниками.

Вопросы о работе с ЭП в 2022 году

Какие подписи будут работать в 2022 году?

  1. Если электронную подпись выдал УЦ, который не прошел переаккредитацию по новым требованиям закона, то в 2022 году она не будет действительна.
  2. Если электронную подпись выдал УЦ, прошедший переаккредитацию, то ЭП будет работать до конца 2022 года. К таким подписям относятся и электронные подписи Контура.

Получить электронную подпись

Как электронные подписи ФНС будут работать на порталах с расширениями

У ряда порталов и площадок свои требования к ЭП. Например, нужны специальные расширения (OIDы) для работы с электронными закупками, в системах СМЭВ, ГИИС ДМДК, Росреестра.

При этом по закону расширения не требуются, и сейчас многие площадки от них отказываются. Пока OIDы еще нужны, используйте ту же подпись, что и раньше. ЭП ФНС для них не подойдет.

Следите за объяснениями налоговой и площадок. 

Как работать с ЕГАИС Алкоголь

Сейчас торговым точкам нужна ЭП, чтобы продавать спиртное. Обычно используются несколько подписей, выданные на руководителя компании. ЭП налоговой так использовать не получится, потому что в ФНС выдают не более одной подписи на руководителя.

Налоговая разъяснила, что ЕГАИС начнет принимать электронные подписи по новым требованиям закона. Предполагаются два возможных сценария:

  • Электронная подпись руководителя юрлица или ИП, полученная в ФНС
  • Подпись сотрудника-физлица, к которой прикладывается электронная доверенность (когда ЕГАИС начнет работать с электронной доверенностью). Росалкогольрегулирование пока разрабатывает формат необходимой электронной доверенности.
  • С учетом поправок, принятых в декабре 2021 года, можно считать, что до 31 декабря 2022 года в ЕГАИС можно работать с подписью сотрудника, полученной по старым правилам (подпись в которой указаны и данные организации, и данные сотрудника).

Эдо в 2022 году: основные изменения и новации законодательства

Электронная подпись, маркировка, электронная доверенность, транспортная накладная и другие изменения в новом году

Еще недавно переход на электронный документооборот казался долгим и ресурсоёмким процессом, внедрение которого откладывалось бизнесом на неопределенное время.

Практика последних нескольких лет показала: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство.

Эксперты РАНХиГС и ФНС России подсчитали, что в результате внедрения ЭДО компании почти в шесть раз могут сократить затраты в расчете на один документ, что в конечном итоге поможет их снизить на 3,5 трлн рублей.

Если переход на ЭДО есть в ближайших планах вашей компании, или вы уже работаете в ЭДО и следите за трендами и новациями законодательства, предлагаем разобраться, какие нормы стоит учесть в бизнес-процессах цифрового документооборота уже с начала 2022 года.

Электронная подпись и порядок ее получения в 2022 году

1 января 2022 года вступают в силу изменения в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новые положения меняюют правила получения и использования электронной подписи (ЭП).

Внедрение изменений будет происходить постепенно. Полностью новые положения закона вступят в силу 1 января 2023 года.

До этой даты будет переходный этап, когда будут действовать новые и частично старые нормы получения и использования электронной подписи.

Основные изменения:

  • С 1 июля 2021 года ФНС России начала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям (ИП). За сертификатом ЭП юридического лица также можно обратиться к доверенным лицам ФНС России, которые могут от имени налогового органа принимать заявления на получение электронной подписи. Список таких доверенных лиц был опубликован на сайте ФНС России.
  • После 1 июля 2021 года не все удостоверяющие центры (УЦ) могут выдавать электронные подписи, поскольку они не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. УЦ наших партнеров («Такском», «Калуга Астрал», Тензор) уже получили аккредитацию в соответствии с новыми требованиями и готовы выдавать ЭП. С полным списком аккредитованных удостоверяющих центров можно ознакомиться на сайте Минцифры РФ. Сертификаты удостоверяющих центров, не получивших аккредитацию, нельзя использовать после 31 декабря 2021 года.
  • С 1 января 2022 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели (ИП) смогут получить сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России. Сертификаты на руководителей, полученные до 31 декабря 2021 в коммерческих УЦ, аккредитованных по новым правилам, можно использовать до истечения срока их действия, но не позднее 31 декабря 2022.
  • С 1 января 2022 года сотрудникам понадобятся собственные электронные подписи (сертификат физического лица) и электронные доверенности (машиночитаемые доверенности, подтверждающие их полномочия). Получить подпись сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. В октябре 2021 года стало известно, что в 2022 году для этого изменения планируется переходный период также с 1 января до 31 декабря 2022 года. Законопроект о введении переходного периода 9 декабря рекомендован к принятию во 2 чтении. Следите за новостями законодательства!
Читайте также:  Запись в школу через Госуслуги: кто может подать электронную заявку на прием ребенка, какие нужны документы, как оформить, где на портале отследить результат?

Использование машиночитаемой доверенности в ЭДО

Как было упомянуто выше, с января 2022 года сотрудники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы сертификатом физического лица и прилагать машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

(В настоящее время сотрудники организаций используют сертификаты юридических лиц, то есть сертификаты, в которых в качестве владельца указано юридическое лицо, а также физическое лицо, действующее от имени организации по доверенности. Таким образом, право действовать от имени организации подтверждается уже самим сертификатом).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя.

Передача МЧД контрагенту согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с учетом изменений, принятых законом № 476-ФЗ предполагает несколько вариантов:

  • в пакете с электронным документом, подписанным по МЧД,
  • в соответствии с требованиями нормативных правовых актов ФОИВ (B2G),
  • по соглашению при взаимодействии юридических лиц и ИП между собой (B2B).

(Порядок предоставления МЧД от организаций, ИП и порядок хранения, использования и отмены МЧД должны быть приняты Постановлениями Правительства РФ. Следите за новостями законодательства!)

Поддержка МЧД в информационных системах участников рынка ЭДО разработана на базе блокчейн-технологии и протестирована в рамках пилотного проекта ФНС России, который стартовал в августе 2021 года. Участниками пилота стали 9 операторов ЭДО, 6 банков, 2 ФОИВ и фирма «1С».

Наиболее часто электронную подпись используют для документооборота между хозяйствующими субъектами (B2B) и с контролирующими органами (B2G). В рамках пилота ФНС проверена работа с МЧД в обоих видах взаимодействия.

Поэтому если ваш оператор – участник пилота, или вы – пользователь программ 1С, ваше ПО будет готово к работе с МЧД до вступления в силу новых правил с 1 марта 2022.

Итоги эксперимента должны быть подведены до конца года и оформлены в виде доклада в Правительство с предложениями по нормативному и организационному обеспечению технологии.

Оборот маркированных товаров только через ЭДО

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт». А с 1 января 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему «Честный ЗНАК» исключительно через операторов электронного документооборота, с использованием предлагаемых ими ЭДО-сервисов.

Новые правила коснутся импортёров, производителей, дистрибьюторов и продавцов следующих маркированных товаров: табачные изделия; обувь; одежда и текстиль; автошины; парфюмерия; фототехника.

Переход на электронный документооборот в 2022 году

Евгения Яровая, бухгалтер-консультант линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2022

Пока что распространение ЭДО так и не стало повсеместным: многие фирмы используют бумажный документооборот. Но вводятся новые положения законодательства, под которые предприятиям приходится подстраиваться. Насколько малый бизнес к этому готов?

Что говорит ФНС

К 2024 г. государство планирует сделать ЭДО обязательным для всех компаний. Такую цель власти прописали в концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утверждена Правительственной комиссией по цифровому развитию).

Предполагается, что в 2024 г. около 95% счетов-фактур и 70% товарных накладных бизнес будет формировать в электронном виде. Полностью на ЭДО перейдут транспортные и кадровые документы. ФНС внедрит формат универсального передаточного документа.

В силу вступят новые правила документооборота. Например, физлица с правом подписи документов от лица организации должны будут получать от доверителя электронную доверенность. Такой порядок ожидается уже с 2023 г.

Чтобы вводить ЭДО повсеместно было удобнее, упростили процедуру получения электронной подписи, без которой ЭДО не возможен. Теперь ее можно сделать напрямую в ИФНС и даже в некоторых банках. Полный список аккредитованных удостоверяющих центров есть на сайте Минцифры.

ЭДО в системе прослеживаемости товаров: что ждет малый бизнес

Отчетность по прослеживаемым товарам продавцы сдают в налоговую в электронном виде. Стартовала эта система в 2021 г. Ее суть – в партионном и документальном учете определенных товаров, ввозимых из-за границы.

Поэтому все, кто начинает работать с прослеживаемыми товарами по умолчанию становится участником ЭДО.

Малый бизнес и система маркировки товаров

С целью ликвидировать подделки, к 2024 г. власти планируют маркировать все потребительские товары. Сегодня обязательной маркировке подлежат определенные товарные группы. Например: сигареты, обувь, лекарства и др.

Как и с системой прослеживания, малый бизнес оказался не готов к автоматизации документооборота по маркировке товаров. Небольшим предприятиям и особенно ИП обучиться и следовать правилам маркировки самостоятельно довольно трудно. Важно оценивать возможности бизнеса, начиная работать с ТМЦ.

Тенденции

Несмотря на определенные сложности, малый бизнес понемногу осваивает ЭДО. Пока картина по большей части такая:

  • входящий поток документов гораздо больше исходящего;
  • ИП используют ЭДО более активно, чем ООО;
  • чем меньше компания, тем доля передаваемых по ЭДО первичных документов больше;
  • чем меньше город, тем активнее используется ЭДО. Малый бизнес в небольших городах часто работает с контрагентами из других регионов, использование ЭДО позволяет сэкономить.

Чаще всего ЭДО используют компании по операциям с недвижимостью (по ЭДО передается 23,3% документов). При оказании бизнес-услуг (17,2%), а также консалтинга и научных разработок (14,7%).

К отраслям, меньше всего применяющим ЭДО, относятся общепит, гостиничный бизнес, строительство и торговля.

Что в итоге?

Пока мы видим, что малый бизнес не готов к полному переходу на ЭДО. Многие предприятия по-прежнему используют бумажный документооборот.

Основная причина – недостаточная подкованность в технических и законодательных аспектах. Отсюда сложности в самостоятельном переходе на новые форматы работы. Но все не так плохо.

Малый бизнес постепенно адаптируется к ЭДО. Только медленнее, чем крупные компании.

Уже сегодня для помощи малым предприятиям создаются необходимые условия:

  • формируются рабочие группы по вопросам электронного документооборота. Цель – информационная поддержка основных изменений и разъяснение вопросов, возникающих при работе с электронными документам; 
  • для облегчения работы с маркировкой и передачи необходимых данных создан бесплатный сервис «ЭДО Лайт»;
  • понимая запрос малого бизнеса на комплексные решения, включающие «все и сразу», IT-компании разрабатывают приложения и сервисы, облегчающие работу с ЭДО. Например, приложения, позволяющие заказать ЭЦП и подключиться к одному из нескольких операторов ЭДО на выбор.

Изменения в электронном документообороте 2022: что нас ждет?

Рассказываем о последних особенностях применения ЭДО в работе с маркированной продукцией, кадровом электронном документообороте, требованиях к операторам документооборота. А также о планах государства по внедрению электронных первичных документов в 2022 году: акта сверки расчетов и транспортной накладной.

Последние требования к операторам ЭДО

С 1 марта 2022 года вступит в силу приказ ФНС № ЕД-7-26/936@, которым налоговая запустит новый Реестр операторов электронного документооборота.

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

  • которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости (в приказе ФНС — Услуга 1);
  • которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен письмами, требованиями и т. д. (в приказе ФНС — Услуга 2).

Причем запись в реестре будет иметь свой срок «годности»:

  • для операторов, которые оказывает обе услуги одновременно — 24 месяца;
  • для операторов, которые оказывают только одну услугу — 18 месяцев.

Реестр будет размещен на портале ФНС. Таким образом, компании и ИП смогут отслеживать актуальный статус оператора ЭДО, с которым они заключили договор на обслуживание.

Кадровый электронный документооборот

Официально эксперимент Минтруда по кадровому документообороту был завершен в ноябре 2021 года. При чем решено его не продолжать, а сразу запустить переход на цифру.

Читайте также:  Пособия и выплаты на ребенка в Твери в 2022 году: федеральные и региональные, размеры выплат, порядок и условия получения, необходимые документы

Таким образом, работодатели, которые не участвовали в эксперименте, могут перейти на кадровый ЭДО уже сейчас (закон № 377-ФЗ от 22.11.2021). А для участников эксперимента установили переходный период до 1 июля 2022 года.

Для перехода на кадровый ЭДО компаниям нужно будет подготовить техническую базу и оформить руководителю и работникам электронные подписи.

Как правильнее подготовиться и безболезненно перейти на электронный кадровый документооборот рассказываем на наших мероприятиях, также бесплатную консультацию можно получить у менеджеров.

Электронный акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов тоже станет электронным. Федеральная налоговая служба уже разработала соответствующий проект приказа. По задумке госорганов, новый электронный документ можно будет использовать:

  • для инвентаризации расчетов между контрагентами;
  • для представления в налоговую службу в ответ на полученное требование.

Цель внедрения новшества — сократить бумажный документооборот, автоматизировать обработку информации в программах учета, ускорить обмен данными между контрагентами и контролирующими структурами.

По мнению ФНС, новшество поможет налогоплательщикам снизить издержки и нагрузку на персонал.

Программа СБИС Электронный документооборот — это простой и оперативный обмен документами между организациями. Настроить рабочее место можно буквально в несколько кликов. Документы хранятся в облачном архиве и доступны с любого компьютера.

Подобрать тариф ЭДО

Электронная транспортная накладная

Уже с 1 января 2022 года грузоперевозчики смогут оформлять первичные документы в электронной форме через новый сервис: «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов — Право на vc.ru

{«id»:303760,»gtm»:null}

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

  • многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
  • начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
  • получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали.

Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.

Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

  • уведомление об изменении условий работы;
  • заявление о переводе на другую должность;
  • заявление об отпуске;
  • заявление об увольнении и другие.

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

  • транспортная накладная;
  • заказ-наряд;
  • сопроводительная ведомость;
  • путевой лист.

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

  • счёт-фактура;
  • книги покупок и продаж;
  • универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

  • Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
  • Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
  • Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
  • Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
  • Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
  • Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
  • Обучите сотрудников работе с КЭП.
  • Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
  • Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
  • Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *