Пошаговая инструкция для руководителя при переходе компании на аутсорсинг

Пошаговая инструкция для руководителя при переходе компании на аутсорсинг Пошаговая инструкция для руководителя при переходе компании на аутсорсинг

Малый и средний российский бизнес постепенно приходит к пониманию того, что делегировать профессионалам непрофильные задачи (в первую очередь IT и бухгалтерский учет) — это не только надежно, но и выгодно. Мы уже писали о плюсах и минусах бухгалтерии на аутсорсинге, передовой онлайн-бухгалтерии и том, как выбрать удаленного бухгалтера, который не разрушит ваш бизнес. В этой статье рассказываем, что важно сделать прежде, чем передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Пошаговая инструкция для руководителя при переходе компании на аутсорсинг

Коротко о сути вопроса

Аутсорсинг (от англ. out source — внешний источник) — передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Чаще всего к аутсорсингу прибегают, когда речь заходит об обеспечении функционирования офиса, поддержке работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, безопасности и рекламных услугах.

Это известный и часто практикуемый способ оптимизации деятельности предприятия. Чего делать категорически не стоит, так это передавать на аутсорсинг те процессы, которые обеспечивают ваше лидерство на рынке.

Переход на аутсорсинг бухгалтерии можно отнести к одной из сложнейших форм передачи бизнес-процессов, ведь речь идет о деньгах. Он требует тщательной подготовки.

Пошаговая инструкция для руководителя при переходе компании на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг бухгалтерии от A до Z

Вот четыре шага к тому, чтобы перевести бухгалтерию на аутсорсинг и не пожалеть об этом:

Прежде чем приступить к выбору компании для аутсорсинга бухгалтерии, решите для себя, что вы хотите получить. Не стоит принимать решение только по дружескому совету или подчиняясь сиюминутному порыву. Если вы хотите застраховать себя от проблем с контролирующими органами, но не готовы вести деятельность в рамках закона, стоит еще раз взвесить все за и против.

  1. Конкретизировать ожидания.

Обозначьте для себя, какого результата хотите добиться переходом на аутсорсинг бухгалтерии. Важно, чтобы аутсорсер понял и смог обеспечить реализацию выбранной стратегии. Учитывая большое количество факторов, в начале работы могут возникнуть определенные сложности, которые должны решать обе стороны, опираясь на первоначально определенные приоритеты.

Вот лишь некоторые возможности, которые вы можете получить при передаче бухгалтерии на аутсорсинг:

  • защита от ошибок штатного персонала;
  • контроль применения денежных, человеческих и материальных ресурсов фирмы;
  • внедрение электронного документооборота;
  • расчет налоговой базы всех форм;
  • обеспечение безопасности расчетов;
  • подготовка первичных документов: счетов, накладных и т.д.;
  • взаимодействие с банками;
  • юридическое сопровождение;
  • внедрение ПО для управления торговлей и складом;
  • подготовка и передача отчетности в ИФНС;
  • подготовка и передача отчета по зарплате в налоговые органы, пенсионный фонд и фонд социального страхования.

В зависимости от сферы деятельности, могут понадобиться специфические услуги — уточняйте, оказывает ли их выбранный аутсорсер. Например, специалисты Фингуру могут подготовить внутренние отчеты для инвесторов, документацию для участия в тендерах или получения кредитов.

Чего не стоит ждать при передаче бухгалтерии на аутсорсинг, так это подсказок по ведению бизнеса и помощи в решении управленческих вопросов. Бухгалтер, вне зависимости от того, штатный он или удаленный, — ваш сотрудник, а не партнер или бизнес-консультант.

Мы помогаем клиентам перейти на электронный документооборот с контролирующими органами и контрагентами, синхронизировать складской и бухгалтерский учет, исключить ошибки, из-за которых приходится больше платить в бюджет, и минимизировать риск получения штрафов или блокировки счетов.

Наведем порядок и в вашей бухгалтерии!

При выборе компании для передачи бухгалтерии на аутсорсинг важны:

  • Отзывы и активность в интернете.

Изучите сайт компании, блог и страницы в социальных сетях. Насколько активно компания ведет себя в сети? Отвечает ли на комментарии, как негативные, так и позитивные? Вовлекает ли аудиторию, чтобы заинтересовать своей работой?

Если вы работаете в какой-то специфичной отрасли, например, занимаетесь оптовой торговлей или оказываете медицинские услуги, наличие у компании опыта обслуживания подобных клиентов — хорошее преимущество, на которое стоит обратить внимание. В Фингуру есть специалисты по бухучету на предприятиях оптовой и розничной торговли, в сфере услуг, строительных и производственных компаниях, фирмах, работающих по франшизе, и т.п.

  • Мнения реальных клиентов.

Не постесняйтесь связаться с кем-то из клиентов и узнать, довольны ли они сотрудничеством с подрядчиком.

  1. Понять, кто за что отвечает.

Ваши требования и условия будут прописаны и зафиксированы на бумаге, поэтому велик соблазн переложить всю вину и ответственность на подрядчика.Но ответственность должна быть обоюдной: если вы и ваши сотрудники не имеете привычки хранить необходимые первичные документы, ведение бухгалтерии на аутсорсинге не спасет вас от последствий собственной халатности.

В то же время, аутсорсер должен нести ответственность за действия своих бухгалтеров. В Фингуру, например, каждый клиент застрахован на миллион рублей.

Решив передать бухгалтерию на аутсорсинг в Фингуру, вы получите троих бухгалтеров (по зарплате, налогам и первичке), персонального менеджера, ЭЦП, систему для ЭДО, мобильное приложение с чат-ботом, круглосуточно выполняющим типовые задачи, и максимальную свободу.

Узнайте, сколько будет стоить обслуживание вашей компании!

Впервые опубликовано на ipinform.ru

Пошаговая инструкция для руководителя при переходе компании на аутсорсинг

Схема передачи процессов на аутсорсинг. Пошаговая инструкция

Пошаговая инструкция для руководителя при переходе компании на аутсорсингИсходя из нашей практики реализации подобных проектов, попытаемся представить схему внедрения аутсорсинга в организации, разбив процесс на несколько этапов.

I этап – Анализ фактического состояния

Приступать к реализации любого проекта нужно обладая аргументами, доказывающими его целесообразность, желательно выраженными не в эмоциональной форме, а в форме сухих и беспристрастных цифр.

  Другими словами нужно трезво оценивать необходимо состояние организации.

Для этого необходимо провести анализ целей организации и конкурентной среды; выбрать стратегические приоритеты развития организации; выявить проблемы развития организации; выявить работы, которые можно передать на аутсорсинг и определить их прогнозный объем.

  • Далее нужно произвести подсчет стоимости функции или бизнес-процесса, при их реализации своими силами (расходы, которые можно предварительно подсчитать: стоимость аренды офисной или иной площади, стоимость и размеры оборудования, используемого для выполнения данной функции; фонд оплаты труда необходимого для данного объема работ персонала).
  • На этом этапе создается рабочая группа, которая собирает необходимые сведения, обсуждает полученную информацию, ведь в любом случае «мозговой штурм» — это гораздо продуктивнее, чем единоличное решение.
  • II этап – Принятие решения
  • Принятие решения о переходе на аутсорсинг возможно после анализа плюсов и минусов, возможностей и рисков аутсорсинга; сопоставления стоимости функций или бизнес-процессов при их реализации собственными силами и поставщиками аутсорсинговых услуг и определения показателей эффективности работы аутсорсера.
  • Также на этом этапе определяются цели и задачи проекта, назначается руководитель проекта,  формируется  рабочая группа, согласуется с топ-менеджментом организации объем функций, передающихся на аутсорсинг, и требования к аутсорсинговой компании.
  • Конечно же, финальную точку в решении вопроса о том, быть или не быть аутсорсингу в той или иной организации, должен поставить Генеральный директор или собственник бизнеса.
  • IIIэтап – Выбор партнера
  • Выбор партнера – очень ответственный этап процесса перехода на аутсорсинг, ведь неудача приведет к необходимости смены партнера, а, следовательно, к повторению довольно длительного процесса перестройки организации для работы в новых условиях.
  • Для того, чтобы уменьшить риски, связанные с необоснованным выбором, а также исключить субъективные факторы, необходимо провести анализ рынка услуг аутсорсинга и проверку репутации игроков рынка (в нашем блоге Вы можете ознакомиться с «6 ключевыми критериями выбора внешнего поставщика расчета зарплаты»).
  • После этого само собой намечается круг фирм, к которым имеет смысл обратиться, проведя  перед окончательным выбором сопоставление по таким параметрам, как:
  • скорость реакции на запросы при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультации;
  • какие услуги включены в договор, а что оплачивается отдельно/ не  выполняется;
  • как влияет изменение численности компании на стоимость договора;
  • как осуществляется контроль компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
  • как осуществляется взаимодействие с аутсорсером в случае непредвиденных ситуаций;
  • каков уровень квалификации сотрудников потенциального партнера;
  • как происходит процедура расторжения контракта на оказание аутсорсинговых услуг;
  • как функционирует система безопасности в компании-аутсорсере.

Чтобы было удобно пользоваться полученной информацией по предложенным выше критериям оценки можно составить таблицу, в которую внести сведения о каждом из потенциальных партнеров. Вообще «табличный» метод позволяет делать адекватный выбор в любой ситуации.

IVэтап – Разработка условий контракта

Затем с новыми партнерами нужно разработать условия контракта. До них необходимо предельно точно донести задачи и цели, которые перед ними ставятся и, конечно же, определить сроки переходного периода.

Не нужно боятся бесконечно задавать уточняющие вопросы, чтобы убедится в том, что у заказчика и поставщика услуг сложилось единое понимание имеющейся ситуации и ее развития в будущем, ведь именно ошибки коммуникации могут привести к ошибкам в ходе реализации проекта.

Нужно помнить, что формулировка запроса – наиболее сложный этап перехода на аутсорсинг.

Нужно быть готовым к тому, что партнеры могут предложить свое решение проблемы. К их советам имеет смысл прислушаться, хотя бы потому, что у компании-аутсорсера больше опыта в практической реализации проектов.

Читайте также:  Сколько ответчиков можно привлечь при защите интеллектуальных прав

Во время разработки договора в рабочую группу обязательно включается юрист. Если у организации нет собственного юриста, проконсультируйтесь у стороннего. Договор обязательно должен содержать фундаментальные элементы, определяющие структуру сотрудничества с аутсорсером (в нашем посте «Что такое SLA, и как его правильно использовать?» мы достаточно подробно рассказываем об этом).

При заключении договора нужно помнить, что функции на аутсорсинг могут передаваться как полностью, так и частично.

V этап – Переход на новый формат работы

При переходе на аутсорсинг учитываются психологические моменты и настроение коллектива. Рекомендуется проведение разъяснительной работы в коллективе, которая включает в себя предоставление работникам всех необходимых сведений о переходе на новый формат работы, ознакомление с содержанием документов всех сотрудников под роспись.

Необходимо уделить особое внимание тем сотрудникам, в которых компания заинтересована и деликатно сообщить об увольнении тем сотрудникам, в чьих услугах компания больше не нуждается.

Так же на этом этапе разрабатываются необходимые документы и положения: план работ по внедрению проекта и  новое штатное расписание. При необходимости проводится разработка новых или корректировка имеющихся должностных инструкций.

  1. VI этап – Функционирование проекта на отчетном этапе   
  2. Теперь рабочая группа не нужна и главным становится сотрудник, который предоставляет руководству организации отчеты с установленной заранее периодичностью.
  3. Подведение итогов за отчетный период включает в себя: анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи сотрудников, руководителей и партнеров; сопоставление итогов деятельности аутсорсера с запланированными показателями эффективности; коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов реализации проекта.

Если обнаружились проблемы в развитии бизнес-системы, то причин у них может быть две: либо ненадлежащее исполнение контракта, либо неправильное планирование. Необходимо выявить причины ошибок и начать работу по их исправлению.

Выполнение функций, отданных на аутсорсинг, необходимо постоянно контролировать, также как и любых других. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих ему рисков и компетентности персонала поставщика.

Вот приблизительно так и выглядит схема перехода на аутсорсинг для любой организации. Конечно же, возможны и некоторые корректировки с учетом особенностей конкретного бизнеса, но в целом последовательность действий такова.

Как контролировать персонал на аутсорсинге

Самый ценный ресурс в любой компании – кадровый. Набор и управление собственным штатом для бизнеса является нетривиальной задачей, на которую уходит много денег, времени и сил. Есть альтернатива в виде аутсорсинга, когда ряд бизнес-процессов компании отдается на исполнение сторонним специалистам. Это просто, недорого, но требует постоянного и пристального контроля. 

Когда нужен аутсорсинг

В первую очередь, стоит понять, есть ли у бизнеса необходимость в аутсорсинге.

Нередко компания делегирует часть бизнес-процессов не из-за того, что в этом есть большая потребность, а по той причине, что у персонала недостаточно ответственности или понимания того, как вообще должна выполняться делегируемая задача.

В результате возникает ситуация, в которой не приходится говорить об эффективном управлении персоналом на аутсорсинге – недостаточно компетентности. 

Всерьез задумываться об аутсорсинге бизнес-процессов следует в перечисленных трех случаях: 

  1. У компании есть четкая система прозрачных бизнес-процессов, но недостаточно сотрудников или компетентности для увеличения эффективности выполнения этих задач. 
  2. В структуру организации внедряется новый процесс, который не относится к основным и вполне может делегироваться внешнему исполнителю при условии надлежащего контроля.
  3. Компания недавно начала свое развитие, и есть возможность передать на аутсорсинг практически все процессы, которые не принимают прямого участия в развитии бизнеса.

Правильный выбор и грамотное управление деятельностью аутсорсера открывает возможности:

  • экономия времени и денег на поиск и трудоустройство своего штата;
  • снижение административной и финансовой нагрузки на организацию;
  • минимизация трудовых и налоговых рисков, лежащих на компании;
  • гарантия того, что бизнес-процессами займутся компетентные кадры;
  • нет необходимости заключать трудовые договоры с сотрудниками. 

При правильном подходе к управлению аутсорсинг является отличной точкой роста для дальнейшего развития вашего бизнеса. 

Подготовительные работы

Решение вопроса об управлении персоналом на аутсорсинге начинается еще задолго до того, как бизнес-процессы будут переданы внешнему исполнителю. Прежде чем это осуществить, компания должна установить ее нынешнее состояние и оценить актуальное положение дел.

Это важно хотя бы по той причине, что многие предприятия не уделяют должного внимания регулярному ведению учета своих активов. Бизнес-процессы у них протекают не прозрачно, из-за чего плохо подлежат управлению и контролю.

Если передать их на аутсорс в таком виде, взаимодействие с внешними исполнителями будет неэффективным, а попытки управления не приведут к нужному результату. 

Если на данный момент с бизнес-процессами и отчетностью в компании полный порядок, можно переходить к следующему ключевому фактору. Это определение принципов, используемых при управлении аутсорсинговым контрактом.

Так, во избежание риска утраты контроля над отданным бизнес-процессом, важно заранее установить аутсорсинговой компании определенные рамки, за которые он не имеет права выходить при выполнении задачи.

Если этого не сделать, у аутсорсера возникнет неограниченная свобода действий в отношении ваших процессов, результат работы персонала станет менее предсказуемым, что, в свою очередь, затруднит мониторинг и управление. 

Как выбрать исполнителя

Чтобы в дальнейшем облегчить контроль за персоналом на аутсорсинге, нужно изначально выбрать компанию, с которой не возникнет серьезных проблем. Важно учитывать следующие факторы: 

  1. Надежность аутсорсера. Важное качество, обратно пропорционально риску сотрудничества с аутсорсинговой компанией, а также оказывающее влияние на легкость дальнейшего управления и контроля за ее деятельностью. 
  2. Стоимость оказания услуг. Не самый ключевой параметр, но все же заслуживает внимания при рассмотрении нескольких схожих исполнителей. В таком случае имеет смысл отдать предпочтение компании, услуги которой наиболее доступны. 
  3. Финансовое состояние. Если аутсорсинговая компания имеет финансовые проблемы, то есть большой риск того, что выполнение делегированных ей бизнес-процессов сильно затянется либо вообще остановится, и ни о каком управлении речи быть не может. 
  4. Репутация и отзывы. Не стоит смотреть, что компания пишет о себе сама. Читайте отзывы на независимых площадках в интернете, узнавайте, какие бизнесы пользовались услугами, заодно проще будет понять, какие технологии управления они использовали в работе. 
  5. Компетентность персонала. Само собой персонал аутсорсинговой компании должен быть достаточно компетентен в той отрасли, в которой находятся делегируемые вами бизнес-процессы. 

Настоятельно рекомендуется провести подсчеты и сравнить, что для компании обойдется дешевле – найм и содержание собственного персонала с регулярным обучением либо услуги аутсорсера. Если вы нашли ответственного исполнителя, и пользование его услугами будет экономически целесообразно для компании, можно переходить к следующему шагу – заключение договора. 

Заключение договора

Обязательным условием взаимодействия с аутсорсером является заключение официального договора. Как правило, в этом случае используется договор подряда либо возмездного оказания услуг между двумя организациями.

Важно, чтобы предметом контракта было именно оказание услуг, а не аренда персонала, так как в противном случае речь будет идти о другом явлении – аутстаффинге.

Договор заключается в письменной форме на любой срок, который нужен заказчику.

Чтобы при дальнейшем управлении деятельностью аутсорсера не возникло никаких затруднений, нужно подробно описать в договоре перечень работ, выполняемых сотрудниками аутсорсинговой организации.

Кроме перечня услуг, подробно перечисляется стоимость и сроки их оказания. Также важно детально описать ответственность обеих сторон и условия, на которых договор может быть расторгнут до достижения срока его окончания.

Здесь используются нормы из глав 37 и 39 ГК РФ. 

Есть один важный момент – если в процессе получения услуг аутсорсера у заказчика возникнет потребность в выполнении дополнительных задач, не прописанных в договоре, за них придется заплатить отдельно.

Именно поэтому при составлении контракта нужно быть предельно точным и максимально подробно описывать результат, который вы хотите получить.

Это же поможет в дальнейшем и в мониторинге за деятельностью аутсорсера. 

Читайте также:  Поверка газового счетчика бытового в 2021 году: правила, методика и порядок, и что такое, где и как происходит, как провести, как делают в квартире и частном доме?

Во избежание возможных проблем при управлении персоналом аутсорсинговой компании стоит провести инструктаж для сотрудников-аутсорсеров касательно выполнения делегированных бизнес-процессов.

При этом учтите, что специалисты могут игнорировать должностные инструкции и правила внутреннего распорядка вашей компании при выполнении своей работы, так как не обязаны им подчиняться. Их основная задача – качественно оказать услуги, описанные в договоре.

Это ограничение можно обойти, если сделать документы, описывающие внутренние правила компании, частью договора. В данном случае персонал аутсорсера будет обязан им следовать. 

Управление аутсорсингом

На этом этапе предполагается, что компания подписала контракт с аутсорсинговой фирмой, после чего исполнитель перешел к работе. Возникает вопрос – как контролировать эффективность услуг, оказываемых аутсорсером? В первую очередь, определите человека, который возьмет на себя роль управляющего.

Как правило, в современных компаниях эту функцию выполняет IT-руководитель в соответствии с возложенными на него обязанностями и предоставленными полномочиями. От его действий зависит успешность переданного на аутсорсинг проекта, именно он управляет процессом.

В связи с этим эту позицию должен занимать ответственный и квалифицированный человек.

Второй момент – формирование рабочей группы на стороне заказчика.

Задачей людей, входящих в состав этой группы, является постоянный контроль деятельности аутсорсинговой компании, учет ее действий, проверка соблюдения обязательств, прописанных в договоре, оценка уровня сервиса, контроль внесения корректировок по результатам проведенных проверок и выявленных ошибок.

В зависимости от объема работ, возложенных на аутсорсинговую компанию, рабочая группа может состоять из одного или нескольких сотрудников. Аналогичную группу или специалиста в лице сервис-менеджера должна предоставлять и аутсорсинговая компания, если это серьезный бизнес.

Третий момент – это создание условий, в которых руководство бизнеса будет принимать активное участие в управлении аутсорсинговым персоналом. Нередко возникает ситуация, когда высокое руководство не считает нужным участвовать в таких вопросах, и привлечь его бывает очень сложно.

Несмотря на это, важно, чтобы руководство было не только в курсе текущей ситуации по бизнес-процессам, переданным на аутсорсинг, но и информировало компанию-исполнителя о возможных изменениях в структуре обслуживаемого бизнеса. Это может быть расширение географии работы, открытие новых рынков и видов деятельности.

Такая открытость сильно помогает в управлении. 

Обязательно составьте чек-лист по каждому делегированному бизнес-процессу и регулярно проверяйте, в насколько полном объеме персонал на аутсорсинге выполняет поставленные задачи.

Заключение

Многие руководители испытывают страх перед аутсорсингом, полагая, что потеряют контроль над переданным на аутсорс бизнес-процессом. Но если подумать, в том же такси решения принимает не водитель, а клиент.

Так и у вас всегда будет возможность управлять взаимоотношениями с аутсорсером, и если взглянуть на этот рынок шире, станет понятно, что инструментов управления персоналом на аутсорсинге заметно больше, чем способов контролировать своих же сотрудников.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: на что обратить внимание

Больше половины российских компаний уже воспользовались аутсорсингом бухгалтерских услуг. Можно ли его применять, если у компании есть штатные бухгалтеры, какие существуют виды бухгалтерского аутсорсинга и сколько это стоит, рассмотрим в статье.

Предприниматели и руководители компаний вынуждены решать задачи, не связанные напрямую с развитием бизнеса. В частности, сдают отчётность и ведут учёт. Крупные компании для этих целей нанимают в штат специалистов. У малого и среднего бизнеса не всегда есть такая возможность, так как это экономически нецелесообразно.

В этом случае оптимальным решением будет использование аутсорсинга бухгалтерских услуг, позволяющее сэкономить более 30 % расходов, по сравнению с использованием услуг штатного бухгалтера. Эта услуга удобна и тем, что в случае больничного или увольнения бухгалтера руководителю не придётся нанимать нового специалиста.

Благодаря демократичной стоимости бухгалтерский аутсорсинг в Москве доступен любой компании или ИП.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг?

Перевод бухгалтерского учёта на аутсорсинг предполагает передачу бухгалтерских задач организации сторонней компании. Это помогает оптимизировать бизнес-процессы и сконцентрироваться на основной деятельности, снизить финансовые риски и затраты компании и не тратить время на подготовку отчётности и расчёт зарплаты.

По статистике 92 % представителей малого и среднего бизнеса в США передают бухгалтерию на аутсорсинг. Подобным образом поступают и в Европе: бухгалтерию на аутсорсинг передают 86 % коммерческих организаций, за исключением крупных учреждений, доходы которых позволяют организовать собственную бухгалтерию. В России этот показатель приближается к 60 %.

С бухгалтерским учётом сталкиваются практически все компании, но у этого процесса, в зависимости от сферы деятельности, возникает целый ряд нюансов. В компаниях, которые специализируются на оказании бухгалтерских услуг, работают специалисты разного профиля. Они отслеживают все изменения в законодательстве и корректируют свою деятельность.

Перевод бухгалтерии на аутсорсинг экономит средства на содержание персонала. Так, для работы хотя бы одного бухгалтера необходимо оборудовать ему рабочее место с ПК, телефоном и оргтехникой, а также обеспечить его бухгалтерскими программами, которые необходимо периодически обновлять.

На аутсорсинге у специалиста уже есть всё необходимое. Кроме того, аутсорсинг избавит компанию от необходимости платить налоги и взносы за сотрудника.

При использовании аутсорсинга бухгалтерских услуг компания не должна платить что-то сверх того, о чём говорится в договоре, а затраты на бухгалтерские услуги в учёте можно списать в расходы.

Особенности бухгалтерского аутсорсинга

Предоставление услуги бухгалтерского аутсорсинга предполагает соблюдение конфиденциальности между заказчиком и исполнителем. Для этого заключается отдельное соглашение о хранении сведений компании заказчика, в котором стороны оговаривают все нюансы взаимодействия.

Каким бывает бухгалтерский аутсорсинг?

Условно выделим три вида.

  1. Консультирование по бухгалтерским вопросам

Это самая простая разновидность аутсорсинга. Она используется, если руководитель планирует контролировать деятельность бухгалтерии или если учёт и аудит обладают определённой спецификой.

К примеру, это сделки с иностранными организациями. Кроме того, периодические консультации с экспертами полезны для любой компании.

Они позволяют отследить последние изменения и разобраться в их применении на практике.

В этом случае внешним специалистам-аутсорсерам передают часть функций бухгалтерии. К примеру, сторонняя компания может вести расчёт зарплаты, составление отчётности и представление деклараций в ИФНС.

Штатные специалисты компании при этом продолжают выполнять остальные бухгалтерские функции. Этот вид аутсорсинга позволяет руководству освободить сотрудников бухгалтерии от рутинной работы.

Также к нему обращаются, когда планируется сокращение персонала.

При выборе этого вида штатные бухгалтеры не нанимаются, а все бухгалтерские задачи передаются сторонней организации. В нашей компании полный аутсорсинг оказывается по тарифу 1С:Бухобслуживания «Комплексный сервис».

Выбор вида аутсорсинга зависит от специфики работы компании. Чаще всего используется третий способ, однако при выборе следует ориентироваться на потребности и финансовые возможности компании.

Когда необходим аутсорсинг?

Бухгалтерское сопровождение (услуги аутсорсинга) необходимо при становлении бизнеса. В самом начале деятельности нанимать бухгалтера в штат нецелесообразно. Для развития необходима сильная бухгалтерская база, которую со временем нужно будет укреплять и совершенствовать.

Также аутсорсингом могут воспользоваться компании, которые не нуждаются в постоянном присутствии бухгалтера. Иногда аутсорсингом пользуются и те, кому нужны ежедневные услуги — даже в этом случае аутсорсинг обойдётся дешевле полноценного штата бухгалтеров.

К аутсорсингу прибегают также:

  • когда основной специалист уходит в отпуск или на больничный;
  • если возникают сложности с подготовкой отчётности;
  • при необходимости разобраться в произошедших изменениях законодательства и их применении на практике;
  • если руководителю компании необходимо проконтролировать деятельность бухгалтерии.
  • Аутсорсинг бухгалтерии поможет сэкономить время и позволит наилучшим образом взаимодействовать с налоговыми органами и вести учёт удалённо.
  • Как перейти на аутсорсинг?
  • Переход на бухгалтерское сопровождение подразумевает несколько шагов:
  • 1) анализ положения дел в организации, оценка целесообразности аутсорсинга;
  • 2) принятие окончательного решения на основе анализа разницы оплаты труда штатного бухгалтера и услуг аутсорсинга;
  • 3) выбор компании, которая сможет качественно оказать услуги бухгалтерского аутсорсинга. Компания «Что делать Консалт» предоставляет услуги аутсорсинга бухгалтерии и является партнёром сети 1С:Бухобслуживание в Москве, что подтверждают высокое качество и низкие цены;

4) подписание контракта. В нём необходимо отразить список всех услуг и особенности представления отчётности, распределение ответственности и условия расторжения. Законодательством не регламентируется срок, в течение которого предоставляется организация бухгалтерского учёта. То есть договор можно заключить на любой желаемый срок и при необходимости его продлить.

5) переход на новый формат работы. Расходы на услуги компании входят в список управленческих затрат. Если в определённый период бухгалтерию не вели, аутсорсинговая компания может восстановить учёт. При этом важно заранее отразить в договоре сведения о выполнении процедуры.

Читайте также:  Отсутствие у должника иного имущества

6) передача аутсорсеру всей бухгалтерской документации: договоров купли-продажи, поставок, документов на покупку основных средств, приказов и других бумаг.

7) начало работ и получение отчётов о выполненных работах.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг необходимо сочетать доверие и контроль: финансовая отчётность компании передаётся третьим лицам, и доверие должно чётко оговариваться в договоре. В частности, фиксируются особенности представления отчётности заказчику. Он вправе быть в курсе всех операций, которые выполняются с его документацией.

  1. Ответственность при ведении бухгалтерского учёта также разграничивается: заказчик обязуется своевременно и в надлежащем виде предъявлять необходимые документы, а исполнитель гарантирует выполнение работ в срок.
  2. Стоимость аутсорсинга бухгалтерских услуг
  3. Цены на ведение бухгалтерского учёта могут различаться, поэтому рассчитываются индивидуально. На формирование стоимости влияют:
  • количество хозяйственных операций*;
  • численность сотрудников;
  • организационно-правовая форма компании;
  • режим налогообложения;
  • наличие у компании представительств и филиалов;
  • дополнительные услуги.

*Хозяйственная операция — это факт хоздеятельности клиента: сделка, событие или операция.

К хозяйственным операциям относят:

  • операции по кассе: поступление или выдача наличных;
  • операции по расчётному счёту: поступление денег на расчётный счёт или списание с него;
  • реализация товаров, работ, услуг, готовой продукции, имущественных прав;
  • поступление товаров, материалов, работ, услуг или имущественных прав;
  • авансовые отчёты;
  • начисление процентов по кредитам и займам;
  • списание или передача материалов;
  • отчёт о выпуске готовой продукции.

Минимальная цена на аутсорсинг бухгалтерских услуг компании «Что делать Консалт» — 2 126 рублей. Точная цена устанавливается в начале сотрудничества и отражается в договоре.

Примерная стоимость услуг рассчитывается на предварительной консультации. Чтобы упростить работу своей компании, закажите ведение бухгалтерского учёта в «Что делать Консалт».

Если у вас остались вопросы по статье, задайте их нашим специалистам по телефону 8 (499) 956-21-70 или напишите в онлайн-чат.

Подводные камни аутсорсинга

Некоторые руководители по каким-либо причинам не могут или не хотят полностью вести собственную бухгалтерию. Таким фирмам удобнее, чтобы их обязанности по ведению бухгалтерии взял на себя кто-то другой. Например, компания, специализирующаяся на бухгалтерском аутсорсинге. Но прежде, чем доверить ведение учета такой фирме, следует продумать условия договора с ней.

Сразу заметим, что аутсорсинг — отнюдь не панацея для всех предприятий, и то, что хорошо для одних, необязательно хорошо для других. В чем же заключается выгода для компании-заказчика, и какими отрицательными сторонами может обернуться сотрудничество с аутсорсинговой фирмой?

Стоит ли «покупать» услуги?

Дело в том, что при переходе в ранг потребителя аутсорсинговых услуг, организация может сосредоточить все имеющиеся ресурсы на основном бизнесе. Это связано с тем, что договор аутсорсинга заключается именно по непрофильным направлениям деятельности заказчика.

Есть и еще один плюс в финансовой части вопроса — передача определенных внутрифирменных функций на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как в большинстве случаев услуги фирмы-аутсорсера стоят дешевле, чем содержание собственного персонала соответствующей квалификации.

Однако все ли так безоблачно, как кажется на первый взгляд? Не обернется ли кажущаяся экономия еще большими потерями? И как от этого застраховаться?

Так, передать свои бухгалтерские функции целесообразнее небольшим фирмам: тем, которые только начинают свой деловой путь, либо тем, чья деятельность традиционно не является сложной для бухучета или налогообложения. К числу последних относятся, например, фирмы-арендодатели, «упрощенцы» и все те, чей деловой цикл состоит из ограниченного числа повторяющихся, однообразных хозяйственных операций.

И совсем другое дело, если фирма занимается строительством, производством или другой деятельностью, учет в которой считается специфическим и довольно непростым. Здесь лучше привлечь узкоспециализированные кадры.

внимание

В договоре на оказание аутсорсинговых услуг следует максимально подробно расписать пункт о неразглашении конфиденциальной информации.

Заключаем договор

Заметим, что договор аутсорсинга нормами законодательства не предусмотрен. В связи с этим, на практике возникают сложности при его применении.

Договор по предоставлению персонала (договор аутсорсинга) является непоименованным и может быть заключен в соответствии с пунктами 2, 3 статьи 421 Гражданского кодекса.

Однако фирма вправе при расчете налоговой базы по налогу на прибыль относить к прочим расходам расходы по оплате услуг по предоставлению персонала или расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями (подп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). Абзац 5 подпункта 4 пункта 1 статьи 148 Налогового кодекса предусматривает правило определения места оказания услуг.

Недостатки аутсорсинга

Основные недостатки передачи бухгалтерии на аутсорсинг следующие:

Возможная утечка данных. Имеется определенный риск, связанный с передачей информации о финансово-хозяйственной деятельности фирмы сторонним заинтересованным лицам.

И хотя на самом деле, вопросы, касающиеся утечки информации из фирмы- заказчика либо к конкурентам, либо в налоговые органы сегодня скорее редкость, тем не менее, нельзя утверждать, что такого не произойдет.

Предугадать то, каков будет моральный облик человека, имеющего доступ к бухгалтерским данным, практически невозможно.

Отсутствие оперативности. При передаче «на сторону» всего цикла бухгалтерского документооборота есть риск потерять оперативность финансовой информации. В этом случае фирме лучше иметь в штате сотрудника, который будет отвечать именно за оперативный финансовый учет, например, отслеживать остатки по расчетным счетам, взаиморасчеты с контрагентами.

Хотя некоторые фирмы включают в аутсорсинговый договор пункт о том, что акты сверки с клиентами и поставщиками фирма-исполнитель периодически предоставляет. Неплохо также включить и аналогичный пункт о периодической сверке расчетов с налоговой инспекцией.

Формальное исполнение обязанностей.

Отчетность, подготовленная аутсорсером, – лишь формальное исполнение обязательств перед налоговой инспекцией, в то время как изначально перед бухгалтерским учетом ставятся другие задачи.

Так, в текущем режиме бухгалтер должен проверять законность хозяйственных операций, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Аутсорсинговые компании не всегда это делают.

Кроме того, поверхностные знания специфики деятельности предприятия, тонкостей той или иной хозяйственной операции приводит к неверной классификации доходов и расходов, что отражается на достоверности отчета о прибылях и убытках.

Низкое качество подготовки «первички». Здесь опять-таки необходима высокая степень понимания совершаемых предприятием хозяйственных операций: один и тот же документ можно по-разному квалифицировать и отразить в бухгалтерском учете.

При заключении договора с аутсорсинговой фирмой, особое внимание следует уделить тому разделу, который регламентирует ответственность сторон.

Для фирмы-заказчика наилучшим вариантом станет такая формулировка, которая предусматривает ответственность аутсорсинговой фирмы в форме компенсации всех штрафов, пеней и иных налоговых последствий, возникших по вине исполнителя.

В таком случае особое внимание следует уделить вопросу документооборота между заказчиком и исполнителем, то есть с подписанием всех актов на приемку и передачу первичной документации, отчетности и других сопутствующих документов. Иначе доказать, что вина лежит именно на исполнителе, будет весьма проблематично.

Распределяем обязанности

Рассмотрим еще один немаловажный момент, связанный с учетом расходов на аутсорсинг. Дело в том, что налоговые органы не позволяют уменьшать прибыль на затраты, связанные с передачей каких-либо функций на сторону, если в штате компании есть сотрудник, отвечающий за них. К примеру, аналогичный вывод сделан в письме Минфина России от 5 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/222.

Избежать подобных проблем можно, если подробно расписать должностные обязанности штатных бухгалтеров и функции аутсорсинговой компании: пересекаться они не должны.

Услуги по душе

В любом случае выбрать подходящую аутсорсинговую фирму не так уж просто. Большую роль при этом играют рекомендации знакомых или коллег по бизнесу. Но если порекомендовать такую фирму некому, следует учесть такие моменты.

Лицензированию этот вид бизнеса не подлежит, и, следовательно, заниматься им могут любые фирмы с соответствующим штатом. Поэтому нелишним будет поинтересоваться тем, какой квалификацией обладают сотрудники, которые будут заниматься ведением учета.

Так, обычно фирмы, занимающиеся аутсорсингом, делятся на два типа. В одних бухгалтерский учет каждого клиента ведет один квалифицированный специалист. В других — над учетом организации работает целая команда: бухгалтер-эксперт сводит отчетность, его помощники занимаются обработкой первичной документации.

Фирму-заказчика же должна интересовать квалификация человека, который будет сводить отчет в единое целое. Желательно узнать, есть ли текучка кадров в аутсорсинговой фирме. Ведь при ее выборе, главное — получить стабильные и квалифицированные кадры.

В. Миргазизов, генеральный директор ООО «ВВ-Аудит»

электронное издание100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!

Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *