Вопросы, которые возникают в процессе работы. как их учет может повысить эффективность юротдела

 

Круг задач, которые должны решать hr-специалисты, постепенно расширяется. Сегодня сотрудник кадровой службы не просто человек, который ведёт кадровый учёт.

Hr-менеджер должен уметь находить перспективных сотрудников, помогать им адаптироваться, проводить обучение (в том числе и руководителей направлений, если требуется); следить за тем, чтобы кадровая политика компании всегда соответствовала требованиям законодательства.

Как при таком объёме работ сделать управление персоналом наиболее эффективным? На что обратить внимание?

 

Hr-менеджер решает задачи двух типов.

 

Hardthings — это операционные задачи, такие как поиск, отбор, найм специалистов, работа с вакансиями, составление должностных инструкций. Для решения этих задач в настоящее время важны автоматизация и оптимизация процессов.

 

Soft things — это нематериальные задачи, связанные с укреплением корпоративной культуры, созданием мотивирующей обстановки в коллективе, улаживанием конфликтов между сотрудниками.

Этот тип задач становится всё более значимым, и именно акцент на soft things помогает повысить эффективность управления персоналом в целом. Потому что для бизнеса сегодня быть успешным — значит быть человекоориентированным.

Эффективность бизнеса растёт не тогда, когда в компанию привлекли лучших специалистов, а когда все они работают на общий результат в атмосфере доверия и уважения друг к другу.

 Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротделаВопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела 

Если человек работает медленно, то нет смысла поручать ему горящие задачи; он не будет справляться и потеряет мотивацию. Если у человека маленькие дети, то не сто́ит отправлять его в длительные командировки. Когда человек силён в генерации идей, есть смысл ставить ему задачи именно в этой области, поручая реализацию идей другим членам команды.

 

Так, обучение и адаптация сотрудников пройдут быстрее, если использовать элементы геймификации процессов. Важно также использовать цифровые сервисы для получения быстрой обратной связи от сотрудников и для оценки их вовлечённости — например, сервис Happy Job.

 Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротделаВопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела 

Если сотрудник прошёл обучение и его компетенции возросли, важно дать ему возможность профессионального роста внутри компании или, как минимум, расширить его зону ответственности и повысить заработную плату. Возможности внутреннего роста мотивируют сотрудников, снижают уровень текучки кадров и повышают их лояльность по отношению к компании.

 Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротделаВопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб.

К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка.

Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов.

Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.

 

У каждого сотрудника должна быть возможность донести свои идеи и предложения до руководства. Если такой возможности нет, велика вероятность, что вы теряете ценные идеи, которые могли бы способствовать росту компании, а вместе с ними и желание сотрудников работать эффективно, на результат.

 

Разрешите сотрудникам обустраивать рабочие места с максимальным удобством. Например, если человеку комфортнее работать, когда на столе стоит фото семьи, — у него должна быть возможность поставить такое фото. Не помешает оборудовать в офисе комнату отдыха для разгрузки и общения персонала.

 

Люди — это ценный актив любого бизнеса. Постарайтесь сделать так, чтобы людям было комфортно работать в компании, чтобы они чувствовали уважение и поддержку, видели перспективу. Так результаты будут намного лучше, чем при акценте только на поиск и подбор кадров, без заботы о том, чтобы удержать, адаптировать и мотивировать их.

Как повысить эффективность работы сотрудников

Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

«Я владею небольшой компанией, в которой работают чуть больше 20 человек. Мы занимаемся производством сложной продукции: высокоточных часов,- рассказывает Константин Чайкин, часовой мастер, изобретатель, основатель мануфактуры, специализирующейся на изготовлении часов класса люкс, — чтобы собрать часы, сотрудники должны обладать определёнными качествами, важнейшие из них — точность и ответственность. Без этих двух параметров создать часовой механизм невозможно. Во многом эти параметры завязываются на тайм менеджменте и определённом отношении ко времени, которое есть на мануфактуре.

Один из ключевых моментов, который помогает повысить эффективность работы сотрудников — это дисциплина. Она выражается в пунктуальности — приходить на работу, уходить на обед и с обеда нужно вовремя.

Также на рабочих местах у нас запрещены мобильные телефоны, не только с точки зрения информационной безопасности, — на рабочих местах люди занимаются ответственным делом, они производят часовые детали и собирают часы.

Как показала практика, мобильный телефон отвлекает от выполнения основных задач, не важно, смотрит сотрудник новости или переписывается в чате. У нас есть правило: если сотруднику нужно что-то посмотреть в телефоне, он выходит в столовую или на улицу, и там общается.

Распределение задач среди сотрудников. У нас, как и на любом производстве, общие задачи ставятся на месяц. Ежедневно мы собираем короткие совещания среди руководителей подразделений, на которых определяются задачи на текущий день. Потом они проверяются в конце рабочего дня.

Каждый сотрудник также получает задачи с определённым сроком выполнения, таким образом мы понимаем, сколько времени реально требуется на задачу. В компании практикуется материальная мотивация — если работа выполнена к сроку, сотрудник получает дополнительное вознаграждение.

По собственному опыту могу сказать, что сотрудников нужно загружать работой, в том плане, чтобы они не оставались без определённых задач — следить чтобы не было простоя. Каждое утро я и мои сотрудники расписываем список дел, вычеркивая их по мере выполнения.

Иногда случаются ситуации, когда сотрудник приходит к руководителю и говорит: я не успел, поэтому не сделал работу (меня подвели, и другие причины).

У нас в компании есть правило, если сотрудник понимает, что не может выполнит задачу, или выполнил не более 50% в отведенное время, он должен подойти к руководителю и предупредить.

Руководитель в этом случае поможет, подскажет решение, чтобы не провалить дедлайн».

Тренд на осознанность

Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

«Скорость коммуникаций, принятия решений и обработки данных значительно возросла и продолжает набирать обороты. В этих условия быть конкурентоспособным значит уметь адаптироваться к новым условиям и видеть возможность в любых препятствиях, — делится Ольга Любарцева, руководитель архитектурно-строительного сектора компании «Метрополис», — сегодня существует масса методик, практик и способов по повышению личной или командной эффективности, в центре любой из них стоит гибкость.

Что значит гибкость в контексте организации? Для начала следует принять правила игры современного мира и запроектировать сам производственный процесс гибким, а не надеяться на то, что можно четко расписать все по бизнес-процессам и дальше жить по ним. В условиях полной неопределенности работать также невозможно, поэтому следует установить какие-то рамки, но допустить свободу принятия решения в них.

На участке самостоятельного процесса принуждение и постоянный контроль не даст нужного эффекта, делать ставку имеет смысл исключительно на самоорганизацию.

Для самоорганизации сотрудника или коллектива может помочь актуальный в последнюю пару лет тренд на осознанность.

В рамках предприятия осознанность может означать прозрачность процесса, когда каждый сотрудник в каждый момент времени имеет ответы на вопросы: что я сейчас делаю, кому эта задача нужна, кто или что зависит от результатов, когда я должен закончить и как это повлияет на качество моей жизни.

Одна из причин неэффективного использования рабочего времени — когда сотрудники делают то, что можно не делать или даже не нужно делать. Причем в данном случае, речь идет не только о потере времени, но еще и о снижении мотивации, так как любому, человеку, особенно занятому в производстве интеллектуального продукта, хочется делать что-то важное, вносящее вклад в общий результат.

Привести эту самую осознанность к высокому уровню помогают всевозможные средства визуализации — будь то офисный флип чарт и фломастеры или корпоративный портал. Разумеется, сегодня, имеет смысл обратиться к цифровым технологиям. Собирать, хранить и анализировать данные, делать выводы и воздействовать становится нормой жизни.

Подводя итог под сказанным, сегодня повысить эффективность труда сотрудников — значит дать возможность самим планировать, принимать самостоятельные решения, видеть результат и его оценку»

Автоматизация и инновации

Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

«Мы считаем, что важен осознанный подход к работе со стороны каждого сотрудника, а также непрерывная автоматизация процессов и развитие инноваций со стороны компании, — рассказывает Артем Дуров, Генеральный директор «Открытие Факторинг».

«Такая синергия позволяет постоянно улучшать и оптимизировать бизнес-процессы, а также автоматизировать рутинные операции, высвобождая тем самым время на действительно важные проекты, раскрывающие творческий потенциал сотрудников. Мы открыты к предложениям сотрудников об изменении тех или иных процессов, если предлагаемые изменения позволят улучшить, ускорить или упростить процесс, и в итоге получить дополнительный доход для компании.

Читайте также:  Какие доказательства налоговой примет суд

Могу предположить, что переживания о бесполезности выполняемых задач, могут быть у тех сотрудников, у кого рутинные операции занимают больший процент рабочего времени. В Открытие Факторинг мы постоянно оптимизируем процессы, а выявляя рутинные операции — автоматизируем их. В целом мы разделяем подход «Работа для человека, а не человек для работы».

Результаты этого подхода отражаются на бизнес показателях компании, уровне вовлеченности команды в бизнес и корпоративную жизнь.

Также хорошим инструментом считаю систему мотивации сотрудников — когда работа каждого завязана на совокупный финансовый результат компании — успех становится не личной, а общей задачей, что мотивирует сотрудников быть еще более активными и инициировать изменения.

Квартальные индивидуальные цели — дополнительный элемент мотивации — помогает сотрудникам грамотно приоритизировать задачи и цели, фокусироваться на наиболее значимых проектах для бизнеса, а также постоянно искать возможности к оптимизации и автоматизации в рамках своего профиля должности или компании в целом», — говорит Артём.

Слушайте других

Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

«Нерациональная трата рабочего времени это крайне распространенная проблема почти в любой компании, — делится Екатерина Крайванова, сооснователь сервиса аренды вещей «Next2U», — чтобы минимизировать ущерб от неё, мы стараемся не игнорировать мнение сотрудников. Напротив, просим регулярно сверяться с общей целью на квартал/полугодие и с персональными целями, когда они делают ту или иную задачу. Регулярно напоминаем коллегам: делая, или даже получая задачу от руководителя, — пропускайте ее через внутренний фильтр, задаваясь вопросом «это приблизит компанию к поставленной цели на Q?». Если есть сомнения, совершенно нормально сказать об этом руководителю. Такой сотрудник либо получит разъяснения как именно задача влияет на общую цель, либо в результате такого вопроса приоритетность задачи будет изменена, а то и вовсе задача будет снята.

Для нас очень важно, чтобы каждый член команды «включал голову». Умение слушать других сотрудников помогает им не быть просто исполнителями, а становиться ценными для коллектива и развиваться.

Благодаря такой политике мы получаем не только экономию времени на не самых нужных задачках, но и свежие идеи по оптимизации или открытию совершенно новых направлений. Например, таким образом один наш сотрудник открыл свой прокат, предложив так удовлетворить спрос, превышающий предложение.

Тогда он резонно заметил, что в данной категории товаров это рациональней, чем тратить время на привлечение арендодателей.

Так же родилась идея тест-драйва товаров у другого коллеги. Это спец проект, который мы реализуем совместно с рядом крупных брендов, предоставляя им возможность на базе нашего сервиса предлагать бесплатную аренду своих товаров перед покупкой. Освобождая своё время от не самых важных задач, коллега предложил идею направления, ставшего одним из ключевых.

Эти и многие другие примеры говорят о том, как важно слышать сотрудников и напоминать им о вопросах, которые они должны задавать не только руководителю, а в первую очередь себе. Это главный ключ к эффективной трате времени».

Прежде, чем повышать эффективность — расширьте кругозор

Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

«Я не считаю, что каждый сотрудник обладает достаточным кругозором и опытом управления компаниями, чтобы выносить суждения о том, какая работа эффективна, а какая — нет», — рассуждает Илья Савинов, основатель компании по обжарке кофе «Torrefacto», — он предупреждает, что в некоторых случаях желание повысить эффективность происходит от незнания и может быть губительно для компании.

«Вот простой пример из нашего опыта. Пять лет назад нам было всего 4 года, мы только начинали работать и были противниками бюрократии. В итоге мы докатились до того, что наша дебиторка, то есть сумма денег, которую нам были должны наши клиенты, перевалила за несколько миллионов рублей.

Часть из них мы безвозвратно утратили. Причина в том, что мы вовремя не осуществляли разные контрольные процедуры.

Не занимаясь сбором оригиналов товаросопроводительных документов, считая это «бессмысленной тратой времени», мы оказались лишены свидетельств, с которыми мы могли бы обратиться в суд, чтобы взыскать деньги с уклоняющихся должников.

В результате этого опыта мы ужесточили работу с дебиторами, теперь им тоже время от времени приходится делать различные «бесполезные вещи»: отправлять платежные поручения с отметкой банка, ожидать поступления средств на наш расчетный счет до отгрузки товара, высылать нам оригиналы УПД и т.д.

Чем больше компания сталкивается с мошенничеством, тем больше она обороняется от внешнего мира за счёт бюрократических процедур. Когда в компанию приходит новый человек, которому кажется, что все просто и нужно все упростить, желательно здесь и сейчас, это лишь говорит о том, что он не имеет опыта.

Не думаю, что работодатель должен что-то делать, чтобы убеждать каждого второго россиянина в том, что его обязанности полезны. Напротив, сотрудник должен сам расширять свой кругозор и понимание общей картины, для того чтобы находить объяснение и смысл своих обязанностей. Ведь так он повысит собственную ценность в глазах любого работодателя.

Работодатель может, безусловно, помогать сотруднику обретать корректную общую картину, но только тогда, когда сотрудник сам открыт к восприятию.»

В избр. Сохранено

Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера

Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.

Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д.

Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности.

Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе.

Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат. Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться.

Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли. Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг.

Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе.

Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.

Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд.

В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен. Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.

Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

Пример

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе.

Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца.

Читайте также:  Как учесть переплату по земельному налогу

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса.

Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса.

Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании.

Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось».

Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений.

Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары.

Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции.

Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств.

Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы.

На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.

И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов.

В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг.

Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом.

А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

 

оставить заявку

узнать подробнее узнать подробнее

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Что поменять в юротделе, чтобы повысить эффективность. Пять шагов :: РБК Pro

Изучив опыт крупных компаний, переживших трансформацию юридической функции, эксперт сервиса «Актион Право» рассказывает, какие пять шагов помогут повысить качество юридического сопровождения в современных условиях ведения бизнеса

Функциональная специализация и принцип «все заменяют всех» уступают место узкой специализации, но в новых форматах. Кросс-проекты, бизнес-партнеры, плоская структура, ротации внутри функции — малая часть актуальных изменений. Руководители юрдепа сейчас — это управленцы высокого уровня со стратегическим мышлением, часто работают как терапевты: знают, кому с какой проблемой «выдать талончик».

Технические функции.

Оформление и учет доверенностей, корпоративных документов, отправка почты, типовые договоры, механическая работа по заполнению форм и бланков — раньше все это делали юристы.

Теперь эти функции передают в другие подразделения под чутким руководством коллег. Задача юристов — разработать стандарты и инструкции. Обычно эти функции передают в административный отдел.

Некоторые юрдепы вводят должность администратора, который оформляет нотариальные доверенности, помогает юристам в копировании и сканировании документов, в согласовании стандартных внутренних процедур и т.п. Обновленный функционал нужно закрепить в бизнес-процессах и стандартах работы.

Коллеги размещают на корпоративных ресурсах регламенты, формы стандартных договоров и доверенностей, реестры и досье юридических лиц, проектов. К этому контенту добавляют инструкции работы с юридическими сервисами, новости законодательства. Такие онлайн-сервисы доступны любому сотруднику с компьютера, ноутбука и мобильного телефона в любое время.

Эти изменения позволяют сократить численность юристов, но при этом качество и объем юридических сервисов повышаются. Ресурсы с необходимой информацией для сотрудников компании снимают с юристов часть загрузки: освобождается время, которое коллеги тратили на работу с запросами подразделений на представление документов.

Бизнес-партнеры. Такой формат взаимодействия с компанией может называться по-разному: бизнес-партнеры, работа по направлениям бизнеса, legal-партнеры. Он позволяет максимально плотно взаимодействовать с бизнесом, погружаться в его повестку и влиять на решения.

Простыми словами — каждому бизнес-подразделению выделяют юриста-куратора. Он обеспечивает тесную связь между курируемым подразделением и юридической службой. Legal-партнер детально изучает процессы «своего» подразделения.

В этом случае бизнес прицельно видит работу юридической функции.

Как повысить эффективность сотрудников без больших затрат?

Эффективность сотрудника — важный фактор в успехе компании. Чем эффективнее работает персонал, тем быстрее и качественнее развивается бизнес. Когда сотрудники трудятся вполсилы, это вредит компании. Повысить эффективность их работы – приоритетная задача хорошего управленца. Тем более, что сделать это можно без больших материальных затрат.  

Эффективность – это способность выполнять поставленную задачу максимально качественно, без перерасхода ресурсов и за минимальное время. 

Понятие эффективности складывается из нескольких факторов:

  1. Результативность: деятельность сотрудника имеет конкретный результат, который соответствует установленной цели. Бывает, что менеджер талантлив в переговорах, хорошо проводит презентации и находит общий язык с клиентами, но продажи не закрывает. Несмотря на все его таланты, он не эффективен.

  2. Продуктивность: сотрудник решает производственные задачи за минимально возможное время. Он не растягивает сроки, но и не форсирует события, чтобы не потерять в качестве. Способность к продуктивности наиболее ярко проявляется, когда нужно решить нестандартную задачу.  

  3. Экономичность: сотрудник достигает цели с минимальными ресурсами – временными, материальными, организационными. Из двух event-менеджеров эффективнее будет тот, кто организует достойный корпоративный праздник с меньшим бюджетом. Важно понимать, что экономичность – не самоцель, а всего лишь один из факторов эффективности.

Наряду с основными факторами, определяющими эффективность, выделяют вспомогательные:

  1. Организованность: у сотрудника настроены и отлажены процессы достижения целей. Они интегрированы в систему деятельности организации.

  2. Рациональность: при решении производственной задачи сотрудник использует хорошо продуманные и отточенные на практике способы, и приёмы.

  3. Функциональность: действия сотрудника соответствуют стратегическим целям компании.

Чтобы соответствовать всем факторам эффективности, сотрудник должен быть продуктивным, ориентироваться на результат и находить оптимальные пути решения задач.  Прежде, чем перейти к методам повышения эффективности сотрудников, разберёмся в барьерах, которые мешают персоналу работать результативно и продуктивно. Эти проблемы характерны для компаний, различных по специализации и масштабу.

Читайте также:  Должностная инструкция начальника отдела кадров: обязанности и права по профстандарту, разработка и оформление ди в 2021 году

Анализ деятельности более сотни организаций показал, что негативно на эффективность сотрудников влияют следующие факторы: 

  • Отсутствие чётких целей и общего понимания, что нужно компании от работника. Когда человек не видит главной цели, к которой нужно придти, он не стремится идти быстро. Иногда он вовсе не хочет идти, действуя по принципу закона сохранения энергии. Должностные инструкции и обязанности не спасают. Эти документы во многих случаях выполняются формально, чтобы создать видимость работы.
  • Отсутствие работающей системы планирования и контроля. На бумаге она существует в 90% организаций, но реализуется далеко не везде. Даже высокоорганизованные люди, способные самостоятельно планировать деятельность, признаются, что отсутствие общего плана в компании снижает их личную эффективность. Когда его нет, всегда есть риск сделать работу впустую, не угадать со сроками, ошибиться в ресурсах.   
  • Низкий уровень мотивации. Речь не только о заработной плате, а о целостной системе мотивирования сотрудников. Когда людей не поощряют за хорошую работу, у них пропадает желание быть продуктивными и результативными. Эффективность требует от человека максимальной концентрации энергии, интеллекта, личностного потенциала. Это трудно. Делать что-то трудное просто так никто не хочет.    
  • Отсутствие чёткого распределения задач, приводит к рассогласованность действий между коллегами. Когда в компании нет разграниченного функционала, зоны ответственности размыты или не распределены вовсе, то у сотрудников нет возможности быть эффективными. Много времени в такой ситуации уходит не на достижение целей, а на сортировку задач и «междоусобные войны».       
  • Цейтнот и стресс. Это главные враги эффективности. Когда рабочие вопросы решаются в авральном режиме, они становятся большой проблемой для сотрудников. На «тушение пожаров» уходит вдвое больше энергии, чем на достижение целей в плановом режиме. К тому же, стрессовые ситуации провоцируют эмоциональное выгорание.
  • Отсутствие критериев для оценки труда сотрудников. Если в компании нет понятной, прозрачной, и справедливой системы по оценке работы персонала, значит, у неё большие проблемы с эффективностью. Неоцененный труд, с одной стороны, влечёт разочарование, которое разрушает мотивацию, с другой, развивает безответственность.       
  • Нет взаимодействия с коллегами. Неблагоприятный психологический климат плохо отражается на эффективности сотрудников, равно как и отсутствие командного духа.       

Заставить человека быть эффективным в работе невозможно. Но можно создать условия, которые пробудят в нём такое желание. Самые очевидные методы материальной стимуляции оказываются далеко не всегда самыми действенными. Многочисленные эксперименты показывают, что размер заработной платы практически никак не влияет на эффективность работы сотрудника. А вот грамотная организация рабочего процесса запустит продуктивность даже у тех, кто привык лениться.       

Методы повышения эффективности персонала доступны и незатратны. Для внедрения большинства из них необходим здравый подход и перестройка системы управления предприятием. Значительного повышения фонда заработной платы не потребуется.

Вот самые простые методики, которые сделают персонал более эффективным:         

  • Постановка целей для сотрудников и подразделений компании. Цель – это ориентир, путеводная звезда, которая задаёт направление для движения. Одновременно цель – это результат, достижение которого принесёт весомые преимущества всем, кто принимал участие в его достижении. Осознание этого факта уже пробуждает желание стать эффективнее. Ясные, конкретные цели дисциплинируют, организуют, усиливают мотивацию. Сравните результативность менеджера по продажам, который выполняет стандартные плановые показатели из месяца в месяц, и эффективность его коллеги, который участвует в реализации амбициозной цели по выводу своей компании в лидеры рынка.

Когда вы начнёте ставить сотрудникам цели, они начнут их достигать.

  • Внедрение KPI – системы ключевых показателей (индикаторов) эффективности. Её смысл в том, чтобы ввести в компании индивидуальные показатели, которые оценят, насколько эффективно сотрудник реализует поставленные перед ним цели. KPI снимают сразу три барьера эффективности: во-первых, вместе с ними на предприятии появляется прозрачная система мотивации; во-вторых, они позволяют объективно оценивать труд работников; в-третьих, показатели эффективности делают осязаемыми цели компании. Работник, который контролирует личные KPI, всегда помнит о цели.
  • Распределение обязанностей между сотрудниками. Когда у каждого работника свой функционал, в делах компании наступает порядок. При строгом распределении обязанностей вы знаете, кому поручить работу и с кого за неё спросить, а у работника возникает ответственность – одно из базовых чувств для развития эффективности. Приятный «побочный» эффект – гармонизация отношений между коллегами.
  • Автоматизация производственных процессов и внедрение информационных систем. Это здорово повышает эффективность, освобождая от рутины и облегчая контроль над методом сотрудников. Почти все компании уже внедрили бухгалтерские программы, многие используют  CRM-системы для ведения клиентской базы и общения с заказчиками. На очереди – планировщики, тайм-трекеры, которые следят за использованием рабочего времени персонала, и умные сервисы, помогающие ставить цели, планировать и контролировать результаты. Наличие таких систем – конкурентное преимущество компании.
  • Разработка мотивационной системы. Сотрудники должны знать, что за выполнение должностных обязанностей они получат заработную плату, а за эффективную работу – бонусы и значимое для них поощрение. Система мотивации должна охватывать весь спектр человеческих потребностей, включая потребность в уважении, признании, самореализации. Работающие формы поощрения – вручение грамот, наград, занесение на доску почёта, присвоение званий, возможность выступить перед коллегами с лекцией, сертификаты на обучение. Основной принцип награждения: оно должно быть заслуженным, а не формальным.            
  • Создание команды. Команда – лучшая среда для развития эффективности сотрудников. В команде люди работают над скорейшим достижением значимого для всех результата, что заставляет их быть продуктивными и результативными.

Внедрение перечисленных методов – это универсальный рецепт повышения эффективности сотрудников для маленькой компании и крупного предприятия.    

Понять, насколько ваш работник эффективен, интуитивно нельзя. Задержки на работе и видимое усердие не являются показателями эффективности. Для того, чтобы объективно оценить результативность и продуктивность персонала, существуют системы оценки труда.

Удобный и современный вариант – система KPI, ключевых индикаторов эффективности. В отличие от стандартных плановых показателей, KPI индивидуальны и привязаны к целям сотрудника.

Показатели эффективности устанавливаются лично для каждого работника. KPI выражаются в числовой форме, поэтому всегда можно понять – выполнены они или нет.

Если установленные KPI реализованы, значит, сотрудник эффективен, если они перевыполнены, значит, он суперэффективен и заслуживает поощрения.

Индикаторы эффективности помогут оценить любую работу – в производстве, в продажах, в перевозках, в сфере общественного питания, в клиентском сервисе.

Алгоритм внедрения KPI выглядит так:

  1. В компании создаётся система целей. Цели – стратегические, тактические и оперативные, устанавливаются для организации в целом, для отдела и для каждого сотрудника (исключение – некоторые категории персонала, деятельность которых не связана с прибылью компании).

  2. Для каждой цели устанавливается показатель, измеряющий степень её реализаций.

    К примеру, если стратегическая цель компании – стать лидером в производстве керамической посуды, ключевыми индикаторами для неё станут – объём производства и объём продаж.

    Если у начальника отдела качества цель – сократить уровень брака в продукции, то его KPI – общее количество бракованных изделий и процент бракованных изделий на 100 единиц продукции.

  3. После определения ключевых индикаторов эффективности осуществляются замеры базовых величин. Руководители вместе с сотрудниками устанавливают оптимальные показатели KPI, которые определят эффективность сотрудника в достижении целей и задач.

  4. Показатели KPI фиксируются, контролируются и корректируются в случае необходимости.

Система ключевых показателей эффективности внедряется в течение нескольких месяцев, в крупных компаниях – до года.Повысить эффективность работников можно без больших материальных затрат, но с помощью комплексного подхода, внедрив в деятельность компании ряд методов. Среди них:

  • Установление ясных и конкретных целей;
  • Внедрение призрачной системы оценки сотрудников KPI;
  • Разработка системы мотивации персонала;
  • Распределение обязанностей между сотрудниками;
  • Автоматизация производственных процессов, использование сервисов по постановке целей;
  • Создание команды.

P. S. Работа над повышением эффективности персонала всегда актуальна. Её конечный результат – увеличение прибыли, повышение позиций компании, новые возможности для роста.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *